Podwyższenie kapitału spółki z o.o. bez notariusza - kiedy wystarczy forma pisemna

Pytanie klienta:

""Czy art. 257 § 3 KSH należy interpretować tak, że jeżeli podwyższenie kapitału następuje na podstawie postanowień umowy spółki, to do objęcia udziałów w podwyższonym kapitale wystarczy pisemne oświadczenie wspólników, bez konieczności zachowania formy aktu notarialnego? Natomiast w jakich przypadkach ma zastosowanie art. 258 § 2 KSH? Następnie, jeżeli podwyższenie kapitału zakładowego spółki następuje z kapitałów spółki (rezerwowy, zapasowy), to czy to podwyższenie może nastąpić tylko poprzez zmianę umowy spółki aktem notarialnym (art. 260)?""

Odpowiedź prawnika:

Zagadnienie formy prawnej przy podwyższeniu kapitału zakładowego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest jednym z najczęściej pojawiających się problemów w praktyce. Kluczowe znaczenie ma rozróżnienie między poszczególnymi trybami podwyższenia kapitału i związanymi z nimi wymogami formalnymi.

Główne wniosek

Forma pisemna wystarcza tylko w ściśle określonych przypadkach przewidzianych w art. 257 § 3 KSH - gdy podwyższenie następuje na podstawie wcześniejszych postanowień umowy spółki i dotyczy objęcia nowych udziałów przez dotychczasowych wspólników.

Podwyższenie kapitału na podstawie postanowień umowy (art. 257 § 3 KSH)

Art. 257 § 3 KSH liberalizuje wymóg co do formy w stosunku do objęcia nowych udziałów przez dotychczasowego wspólnika, jeśli podwyższenie kapitału następuje na podstawie dotychczasowych postanowień umowy spółki określających maksymalną wysokość podwyższenia kapitału zakładowego i termin podwyższenia.

Warunki zastosowania formy pisemnej:

  • Umowa spółki musi zawierać postanowienie o możliwości podwyższenia kapitału
  • Musi być określona maksymalna wysokość podwyższenia
  • Musi być wskazany termin podwyższenia
  • Oświadczenia składają dotychczasowi wspólnicy (nie nowi)
  • Dotyczy wyłącznie objęcia nowych udziałów

W takiej sytuacji objęcie nowych udziałów nie wymaga zachowania formy aktu notarialnego, a wystarczy zwykła forma pisemna.

Ważne ograniczenie

Forma pisemna z art. 257 § 3 KSH dotyczy wyłącznie objęcia nowych udziałów, a nie podwyższenia wartości nominalnej istniejących udziałów.

Zastosowanie art. 258 § 2 KSH - wymóg aktu notarialnego

Art. 258 § 2 KSH, który dla objęcia nowego udziału bądź udziałów lub objęcia podwyższenia wartości istniejącego udziału bądź udziałów wymaga formy aktu notarialnego, znajduje zastosowanie w następujących przypadkach:

Kiedy WYMAGANA forma aktu notarialnego:

  • Podwyższenie kapitału nie następuje na podstawie dotychczasowych postanowień umowy spółki
  • Podwyższenie następuje poprzez zmianę umowy spółki
  • Udziały obejmują nowi wspólnicy (nie dotychczasowi)
  • Podwyższenie wartości nominalnej istniejących udziałów
  • Brak w umowie przepisu o maksymalnej wysokości i terminie podwyższenia

Kiedy WYSTARCZA forma pisemna:

  • Podwyższenie na podstawie postanowień umowy (art. 257 § 3 KSH)
  • Umowa przewiduje maksymalną wysokość i termin
  • Objęcie wyłącznie przez dotychczasowych wspólników
  • Dotyczy tylko nowych udziałów (nie podwyższenia wartości istniejących)

Kontrowersja dotycząca podwyższenia wartości nominalnej udziałów

W doktrynie i orzecznictwie istnieją wątpliwości co do formy wymaganej przy podwyższeniu wartości nominalnej istniejących udziałów w trybie uproszczonym. Sąd Najwyższy w uchwale z 17.01.2013 r. (sygn. III CZP 57/12) rozstrzygnął, że możliwe jest podwyższenie kapitału w trybie uproszczonym zarówno przez emisję nowych udziałów, jak i przez podwyższenie wartości nominalnej istniejących.

W praktyce zaleca się ostrożność - jeśli podwyższenie kapitału ma nastąpić przez zwiększenie wartości nominalnej istniejących udziałów, bezpieczniejsze jest zastosowanie formy aktu notarialnego, nawet w trybie uproszczonym.

Podwyższenie kapitału ze środków spółki (art. 260 KSH)

Podwyższenie kapitału zakładowego ze środków spółki może nastąpić uchwałą wspólników o zmianie umowy spółki, przeznaczając na ten cel środki z kapitału zapasowego lub kapitałów (funduszy) rezerwowych utworzonych z zysku spółki.

Kluczowa zasada

Podwyższenie kapitału ze środków własnych spółki ZAWSZE wymaga zmiany umowy spółki, co oznacza konieczność sporządzenia protokołu przez notariusza w formie aktu notarialnego.

W przypadku podwyższenia ze środków spółki:

Procedura obowiązkowa:

  • Uchwała wspólników o zmianie umowy spółki
  • Protokół sporządzony przez notariusza (forma aktu notarialnego)
  • Nowe udziały przysługują wspólnikom w stosunku do ich dotychczasowych udziałów i nie wymagają objęcia
  • Zgłoszenie zmiany do KRS

Nie ma możliwości podwyższenia kapitału ze środków własnych spółki na podstawie dotychczasowych postanowień umowy - zawsze konieczna jest jej zmiana z zachowaniem formy aktu notarialnego.

Praktyczne wskazówki

Uwaga w praktyce

Przed rozpoczęciem procedury podwyższenia kapitału należy dokładnie przeanalizować:

  • Czy umowa spółki zawiera odpowiednie postanowienia o podwyższeniu
  • Czy podwyższenie ma nastąpić przez nowe udziały czy podwyższenie wartości istniejących
  • Czy udziały mają objąć dotychczasowi czy nowi wspólnicy
  • Czy podwyższenie ma nastąpić ze środków zewnętrznych czy wewnętrznych

Właściwa analiza tych czynników pozwoli na określenie odpowiedniej procedury i uniknięcie kosztownych błędów formalnych, które mogą skutkować nieważnością całego procesu podwyższenia kapitału.

Michał Włodarczyk - Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.