Pytanie klienta:
""Czy koszt szkolenia musi być udowodniony za pomocą faktur, rachunków? Czy mogą być to kopie takich faktur? Ponieważ zgubiłem wszystkie rachunki i faktury, a wystawca nie chce mi ich ponownie wystawić. Co zrobić w takiej sytuacji?""
Odpowiedź prawnika:
Dokumentowanie wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów przebiega podobnie w podmiotach prowadzących księgę przychodów i rozchodów, jak i w podmiotach prowadzących księgi handlowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. Księgi i rejestry powinny być prowadzone wjęzyku polskim i w walucie polskiej. Tak też powinny być sporządzane rachunki i faktury, jeżeli dokumentują transakcje między polskimi podmiotami. Podstawą zapisów są faktury, rachunki oraz faktury, noty korygujące, noty księgowe, dowody przesunięć, dowody opłat bankowych i pocztowych oraz inne dowody opłat, zawierające określenie wystawcy lub wskazanie stron obejmujące nazwy i adresy, w tym książeczki opłat, bilety, listy płac, opłaty za parkowanie samochodów. Nie wystarczą przy tym kserokopie np. Faktur, konieczne jest uzyskanie duplikatu.
Wydaje się, że zaginięcie oryginału rachunku i odmowa ponownego wystawienia go przez sprzedawcę jest jedyną sytuacją, w której organ podatkowy powinien przeprowadzić postępowanie dowodowe na zasadach ogólnych na podstawie o innych dowodów poniesienia wydatku, na
przykład w oparciu o kserokopię rachunku i dowód zapłaty (M. Kośmider, Prawidłowe dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów, Monitor Prawa Podatkowego, nr. 5/2000). Z powyższego wynika, że koszt uzyskania przychodów w przedmiotowym wypadku powinien być udokumentowany za pomocą oryginałów bądź duplikatów faktur i rachunków.