Koszty działalności w domu

Odpowiedź prawnika: Koszty działalności w domu

Prowadząc działalność gospodarczą w domu należy zwrócić uwagę między innymi na następujące problemy podatkowe i prawne:

1) Proporcjonalne zaliczanie wydatków do kosztów uzyskania przychodów

Wysokość kosztów powinna odpowiadać charakterowi i zakresowi działalności. Koszty firmowe powinny być naliczane z umiarem i racjonalnie, aby nie zostały zakwestionowane przez ograny podatkowe.

Akceptowanym przez organy podatkowe sposobem podziału kosztów na „domowe” i „firmowe” jest zaliczanie do kosztów opłat w wysokości odpowiadającej udziałowi powierzchni firmy w powierzchni całego mieszkania (domu). Potwierdził to przykładowo Urząd Skarbowy w Pruszkowie, w wyjaśnieniach z 14 czerwca 2004 r. (nr us. 21/ad/415/14/04r): "Jeżeli działalność gospodarcza prowadzona jest w budynku, w którym podatnik zamieszkuje, koszty związane ze zużyciem energii elektrycznej, ogrzewania itp. rozlicza proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni użytkowej".

W przypadku mieszkania w bloku ustalenie powierzchni jest stosunkowo proste. Gorzej jest w przypadku domu, gdyż niektórych ich części np. werandy, poddaszy nie zawsze możemy zaliczyć do powierzchni użytkowej dla celów obliczenia wskazanej wyżej proporcji. Rozsądne wydaje się przyjęcie obiektywnej powierzchni, która jest podstawą obliczenia podatku od nieruchomości od danego budynku.

Po ustaleniu powierzchni firmy (i proporcji tej powierzchni do powierzchni całego budynku) do kosztów firmy wlicza się tylko część opłat przypadającą odpowiednio na tę część lokalu, w której jest wykonywana działalność. W taki sposób rozlicza się np. koszty mediów (energii, ogrzewania, wody). Przy wyliczaniu tych kosztów musimy sporządzać tzw. dowody wewnętrzne.

Jeżeli na potrzeby firmy zużywa się więcej np. energii czy wody, niż to wynika z proporcji powierzchni, możemy zaliczyć je do kosztów, ale będzie trzeba udowodnić ich zwiększone zużycie. Można przykładowo zainstalować w siedzibie firmy odrębne liczniki.

Siedziba firmy musi być odpowiednio wyposażona. Nie można jednak zaliczać do kosztów wszystkich sprzętów domowych, ale tylko takie, które są faktycznie w firmie wykorzystywane. Na tym tle dochodzi do sporów z organami podatkowymi, stąd trudno przesądzić, czy przykładowo monitoring czy system alarmowy może być w całości zaliczony do kosztów (oczywiście nie powinno być wątpliwości, jeśli chodzi o np. monitoring poczekalni dla pacjentów czy system alarmowy chroniący wyłącznie pomieszczenia firmy).

Oprócz wydatków bieżących związanych z częścią użytkową mieszkania możemy również naliczać koszty amortyzacji. Oczywiście nie od całego mieszkania, ale tylko od części przeznaczonej na działalność.

Oczywiście, powyższe uwagi odnoszą się do sytuacji, gdy w budynku prowadzona jest jednak działalność gospodarcza. Jeżeli organy podatkowe wykażą, że w takich pomieszczeniach nie była wykonywana jakakolwiek działalność, a jest to tylko „adres siedziby”, prawdopodobnie zakwestionują zaliczanie wskazanych powyżej kosztów związanych z lokalem do kosztów uzyskania przychodów. Aby tego uniknąć, prowadzący działalność powinien przyjmować interesantów również w takich pomieszczeniach (niezależnie np. od działalności prowadzonej w innym miejscu), co wiąże się jednak z koniecznością urządzenia na ten cel pomieszczenia etc.

2) Podatek od nieruchomości

Od sposobu użytkowania budynku lub jego części (np. czy budynek jest związany z prowadzeniem działalności gospodarczej) zależy stawka podatku od nieruchomości. Płatny jest on na rzecz gminy i to gminy określają dokładne stawki tego podatku (w granicach ustawowych podatek od budynków lub ich części: mieszkalnych – nie więcej niż 0,54 zł od 1 m² powierzchni użytkowej rocznie; związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz od budynków mieszkalnych lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej – nie więcej niż 17,98 zł od 1 m² powierzchni użytkowej rocznie). W tym celu najlepiej zasięgnąć informacji bezpośrednio we właściwym urzędzie gminy lub miasta.

3) Obowiązki administracyjne

Dowodem na prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu jest umieszczenie go jako siedziby firmy we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

Nie zawsze rozpoczęcie działalności gospodarczej w budynku mieszkalnym oznacza konieczność zgłoszenia w starostwie powiatowym (urzędzie miasta w przypadku miast na prawach powiatu) zmiany użytkowania obiektu. Jeżeli w budynku ma być wyłącznie „adres siedziby”, a nie ma być wykonywana jakakolwiek działalność – nie ma obowiązku zawiadamiania starosty o zmianie przeznaczenia.

Zgodnie jednak z art. 71 ust. 1 prawa budowlanego przez zmianę użytkowania obiektu budowlanego lub jego części rozumie się m.in. podjęcie bądź zaniechanie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zmieniającej warunki: bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotne, higieniczno-sanitarne, ochrony środowiska bądź wielkość lub układ obciążeń. Rozpoczęcie prowadzenia działalności w zakresie np. gabinetu lekarskiego będzie zatem zmianą użytkowania obiektu i podlega zgłoszeniu.