Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego

Odpowiedź prawnika: Pełnomocnictwo dla biura rachunkowego

Księgi rachunkowe mogą być prowadzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poza siedzibą jednostki albo oddziału (zakładu), między innymi, w razie powierzenia ich prowadzenia podmiotowi prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

 Zgodnie z art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości, usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych mogą wykonywać:

1) przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeżeli są uprawnieni do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, 

2) pozostali przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. 

Uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych. Osoby, o których mowa powyżej  mogą przy wykonywaniu czynności, korzystać z pomocy osób nieuprawnionych. W takim przypadku zobowiązane są zapewnić stały i bezpośredni nadzór nad wykonywaniem tych czynności.

Zatem, do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych można upoważnić, albo osobę fizyczną prowadzącą działalność w tym zakresie, (a więc  Pana/Panią XY prowadząca biuro ABC) bądź innego przedsiębiorcę (np.

spółkę - biuro rachunkowe ABC). Naszym zdaniem powierzenie ksiąg osobie fizycznej posiadającej odpowiednie kwalifikacje, czy też innemu podmiotowi, który zapewnia wykonywanie tych usług przez osobę uprawnioną oznacza, że może ona korzystać z pomocy innych osób (np. pracowników biura, którzy nie zostali wymienieni w dokumencie stwierdzającym powierzenie ksiąg). W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych polega na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości, a więc do czynności obejmujących:

• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, 
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, 
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Powierzenie wykonywania czynności opisanych powyżej nastąpi przez powierzenie ich danej osobie fizycznej, bądź przedsiębiorcy nie będącego osobą fizyczną - prowadzącym działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych - a więc osobie, bądź podmiotowi XY prowadzącemu dane biuro rachunkowe.

Należy jednak zauważyć, że przedsiębiorcy, wykonujący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg  są również uprawnieni do wykonywania działalności, obejmującej:

• prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie,
• sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie 

- w zakresie określonym odrębnymi przepisami. 

W sytuacji wykonywania przez biuro tych czynności należy zwrócić uwagę na art. 80a w zw. z art. 137 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którymi, pełnomocnikiem podpisującym deklarację może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych (w taj sytuacji udzielenie pełnomocnictwa podmiotowi nie będącemu osobą fizyczną nie będzie wystarczające).

Jeżeli biuro miałoby wykonywać inne czynności niż wskazane powyżej, kwestia upoważnienia wymaga odrębnej analizy w zależności od rodzaju tych czynności.