Pełnomocnik przedsiębiorcy

Możesz ustanowić pełnomocnika do zarejestrowania Twojej działalności. Pełnomocnictwo może być uwidocznione w CEIDG, co pozwoli uniknąć uiszczania opłaty skarbowej przy działaniach pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być zarówno osoba fizyczna, jak i osoba prawna (spółka). Oznacza to, że Twoim pełnomocnikiem (uwidocznionym w CEIDG) może być np. biuro rachunkowe przygotowujące Twoje rozliczenia podatkowe. Dane pełnomocnika -osoby prawnej obejmują m.in. NIP, firmę, adres siedziby, numer w KRS.

Niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność wpisaną do CEIDG czy zarejestrowaną w KRS, warto znać praktyczne aspekty ustanawiania pełnomocnika i wykonywania przez niego uprawnień.

Jeżeli zdecydujesz się ustanowić profesjonalnego pełnomocnika (jak radca prawny, adwokat, rzecznik patentowy czy doradca podatkowy), to na potrzeby prowadzonych postępowań mogą oni wykonać kopię każdego dokumentu i przez organy administracji oraz sądy będzie ona traktowana jak oryginał.

Jeśli chcesz posłużyć się elektronicznym skanem dokumentu w postępowaniu administracyjnym, to możesz to zrobić, o ile elektroniczny odpis dokumentu zostanie wykonany przez odpowiedni podmiot.

Pełnomocnictwo przed organami administracji

Zgodnie z treścią art. 33 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu.

Pełnomocnik dołącza każdorazowo do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa (art. 33 § 3 K.p.a.).

Udzielenie pełnomocnictwa nie oznacza, że nie możesz samodzielnie dokonywać czynności, które Cię dotyczą. Pełnomocnik jedynie Cię zastępuje przy czynnościach urzędowych podczas Twojej nieobecności. 

Opłata za złożenie pełnomocnictwa

Co do zasady, złożenie pełnomocnictwa podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł (przy czym bez znaczenia jest, jaka jest nazwa przedkładanego dokumentu). Jedno pełnomocnictwo może być złożone przed jednym organem w wielu postępowaniach lub przed różnymi organami. W takim przypadku opłatę za złożenie pełnomocnictwa pobiera się wielokrotnie (opłacie podlega nie czynność udzielenia pełnomocnictwa, ale czynność złożenia go do organu w postępowaniu).

Złożenie pełnomocnictwa jest zwolnione z opłaty skarbowej jeżeli pełnomocnikiem jest małżonek, wstępny (rodzicie, dziadkowie), zstępny (dzieci, wnuki) lub rodzeństwo (zobacz przepisy ustawy o opłacie skarbowej i załącznik).

Jeżeli pełnomocnik został ustanowiony i ujawniony w CEIDG lub prokurent w KRS, powołanie się na takie pełnomocnictwo nie podlega opłacie skarbowej. Wynika to z faktu, że okoliczność ustanowienia pełnomocnika jest widoczna w rejestrach publicznych i nie musi być dodatkowo potwierdzana dokumentem pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwo udzielone w formie aktu notarialnego, w którym jest zawarta informacja o uiszczeniu opłaty skarbowej 17 zł od pełnomocnictwa, nie wymaga ponownej opłaty skarbowej (17 zł).

Osoba posiadająca ograniczoną zdolność do czynności prawnych (w tym małoletni) jako pełnomocnik

Zasady udzielania pełnomocnictwa osobom o ograniczonej zdolności do czynności prawnych są uregulowane w art. 100 Kc., zgodnie z którym okoliczność, że pełnomocnik jest ograniczony w zdolności do czynności prawnych, nie ma wpływu na ważność czynności dokonanej przez niego w imieniu mocodawcy. Ponieważ czynność jest dokonywana w imieniu mocodawcy, ten powinien mieć pełną zdolność do czynności prawnych.

Pełnomocnictwo udzielone osobie pozbawionej zdolności do czynności prawnych (np. małoletni do ukończenia 13 roku życia, osoba pełnoletnia ubezwłasnowolniona całkowicie) jest nieważne. Czynność wykonana na podstawie takiego pełnomocnictwa nie wywołuje skutków prawnych (jest uważana za niedokonaną i nie może być później potwierdzona przez mocodawcę).

Osobami o ograniczonej zdolności do czynności prawnych (czyli osobami, które mogą być bez ograniczeń pełnomocnikiem osoby posiadającej pełną zdolność do czynności prawnych) są:

• małoletni, który ukończył 13 lat,
• osoba pełnoletnia ubezwłasnowolniona częściowo (art. 15 i 16 K.c.),
• osoba pełnoletnia wobec której w postępowaniu o ubezwłasnowolnienie ustanowiono doradcę tymczasowego (art. 549 § 1 K.p.c.).

Zgodnie z art. 10 § 2 K.c., przez zawarcie małżeństwa małoletni uzyskuje pełnoletność. Nie traci jej w razie unieważnienia małżeństwa. Oznacza to, że nieletni, który wstąpił w związek małżeński przed ukończeniem 18 roku życia uzyskuje pełną zdolność do czynności prawnych. Unieważnienie takiego małżeństwa przed ukończeniem 18 roku życia nie ma wpływu na utratę zdolności do czynności prawnych.

Zasady naliczania opłaty skarbowej od złożonego dokumentu pełnomocnictwa

W interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 13 października 2014 r. w sprawie opłaty skarbowej od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury przedstawiono podstawowe informacje dotyczące naliczania opłaty skarbowej. Z interpretacji wynika m.in., że:

• opłacie skarbowej podlega złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii (w sprawie z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym),
• stawka opłaty skarbowej od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa wynosi 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa (prokury),
• w przypadku kilku pełnomocnictw wynikających np. z pionowej struktury przedsiębiorstwa albo udzielenia substytucji (łańcuch pełnomocnictw), opłacie skarbowej podlega złożenie wyłącznie ostatniego dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa, na podstawie którego pełnomocnik będzie dokonywał czynności w sprawie w imieniu i z bezpośrednim skutkiem prawnym na rzecz mocodawcy,
• gdy do działania w konkretnej sprawie umocowanych jest kilku pełnomocników i okoliczność ta wynika z jednego dokumentu, to wysokość opłaty skarbowej jest wyznaczana liczbą stosunków pełnomocnictwa (obowiązuje zasada – ilu pełnomocników taka wielokrotność opłaty i bez znaczenia jest tu okoliczność, że faktycznie będzie działał tylko jeden nich pełnomocników),
• gdy mocodawca ustanowił kilku pełnomocników, zobowiązując ich równocześnie do wspólnego działania (pełnomocnictwo łączne, prokura łączna), mimo wielu pełnomocników powstaje jeden stosunek pełnomocnictwa. Złożenie dokumentu (dokumentów) stwierdzającego udzielenie takiego pełnomocnictwa podlega jednej opłacie skarbowej w wysokości 17 zł,
• gdy przepisy proceduralne umożliwiają jedynie okazanie pełnomocnictwa (brak obowiązku załączania do akt) lub zostaje ono zgłoszone do protokołu (mocodawca udziela pełnomocnictwa ustnie w obecności urzędnika), to wobec braku złożenia dokumentu w postępowaniu prowadzonym przez organ administracji publicznej albo sądowym, nie powstaje obowiązek zapłaty opłaty skarbowej.

Pozostałe zasady naliczania i zapłaty opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa to m.in.:

• brak obowiązku zapłaty opłaty skarbowej w przypadku pełnomocnika działającego na podstawie pełnomocnictwa ujawnionego przez przedsiębiorcę w CEIDG – nie ma konieczności załączania pełnomocnictwa do akt sprawy (organ administracji publicznej z urzędu potwierdza w CEIDG upoważnienie pełnomocnika do prowadzenia sprawy w imieniu przedsiębiorcy,
• brak obowiązku zapłaty opłaty skarbowej za udzielenie substytucji (adwokat i radca prawny na rzecz aplikanta),
• opłatę skarbową uiszcza się na rachunek urzędu miasta/gminy/dzielnicy właściwego terytorialnie dla organu, do którego jest składane pełnomocnictwo.

Gdzie złożyć opłatę skarbową?

Opłatę skarbową uiszczasz na rachunek urzędu miasta/gminy/dzielnicy właściwego terytorialnie dla organu, do którego jest składane pełnomocnictwo. Jeżeli np. udzielisz pełnomocnictwa w Warszawie, Ty (mocodawca) pochodzisz z Gdańska, a pełnomocnik z Krakowa, to te okoliczności nie mają żadnego wpływu na miejsce, w którym powinna być uiszczona opłata skarbowa. Ta jest wpłacana zawsze na rachunek urzędu miasta/gminy/dzielnicy, na terenie której pełnomocnik składa pełnomocnictwo (niezależnie od urzędu, w którym załatwiasz sprawę wymagającą złożenia pełnomocnictwa).

Numery rachunków bankowych są udostępniane na stronach internetowych urzędów miast. Często na potrzeby poboru opłaty skarbowej jest zakładany odrębny, od innych podatków i opłat lokalnych, rachunek bankowy.

Kiedy pełnomocnik musi okazać dokument pełnomocnictwa?

Nie ma obowiązku dołączania pełnomocnictwa do akt sprawy w przypadku pełnomocnika ustanowionego w CEIDG. Wyjątkiem są postępowania podatkowe (art. 25a ust. 3 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Pamiętaj jednak, że od 1 lipca 2016 r, jeśli ustanowisz tzw. pełnomocnika ogólnego w rejestrze prowadzonym przez Ministerstwo Finansów (możesz to zrobić co do zasady wyłącznie drogą elektroczniczną za pośrednictwem portalu podatkowego) nie będziesz miał (jak do tej pory) obowiązku składania dokumentu pełnomocnictwa do akt każdej sprawy.

Kwestię udziału pełnomocnika (prokurenta) w postępowaniu administracyjnym (w tym podatkowym) lub sądowym oraz obowiązek dołączania do akt sprawy dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa regulują przepisy ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, ustawy - Ordynacja podatkowa, ustawy Kodeks postępowania cywilnego, ustawy Kodeks postępowania karnego, ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi oraz przepisów prawa materialnego, na podstawie którego prowadzone jest postępowanie w konkretnej sprawie z zakresu administracji publicznej.

Pełnomocnik może także załatwiać sprawy administracyjne w Twoim imieniu za pośrednictwem biznes.gov.pl. 

Pełnomocnik w ZUS

Pełnomocnictwo do wykonywania czynności prawnych w relacjach z ZUS należy złożyć na formularzu ZUS-PEL.

Druk zawiera dane mocodawcy, zakres pełnomocnictwa (wraz z datą ustanowienia i  ewentualnie datą wygaśnięcia) oraz dane pełnomocnika. Składającym może być osoba działająca w imieniu płatnika składek, ubezpieczony lub świadczeniobiorca.

Pełnomocnictwo można złożyć w dowolnym oddziale ZUS (nie obowiązuje rejonizacja) lub za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych.

Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane, do odwołania pełnomocnictwa służy druk ZUS-PEL.

Pamiętaj, że zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o opłacie skarbowej, pełnomocnictwo udzielone w sprawach dotyczących ubezpieczenia społecznego nie podlega opłacie skarbowej.

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych składanej elektronicznie

Do podpisywania deklaracji podatkowych składanych w formie elektronicznej niezbędne jest specjalne pełnomocnictwo UPL-1. Składa się je w formie papierowej w urzędzie skarbowym właściwym dla ewidencji płatników i podatników (najczęściej miejsca zamieszkania podatnika albo siedziby firmy).

Również członek zarządu albo współwłaściciel spółki osobowej, jeżeli chcą podpisywać deklaracje podpisem elektronicznym, musza być zgłoszeni do urzędu skarbowego na formularzu UPL-1.

Formularz UPL1 musi być podpisany zgodnie z reprezentacją spółki wynikającą z KRS.

Zaletą rozwiązania jest brak konieczności składania pełnomocnictwa do wszystkich urzędów skarbowych, do których składa się deklaracje podatkowe.

Pełnomocnictwo obowiązuje dla wszystkich rodzajów deklaracji podatkowych, zeznań i informacji do czasu jego odwołania. Jest to szczególnie użyteczne w przypadku oddziałów i sprzedaży poza miejscem stałego prowadzenia działalności.

Odwołanie pełnomocnictwa następuje przez złożenie we właściwym urzędzie skarbowym druku OPL-1.

Pełnomocnik podpisuje deklarację przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego. Nie jest możliwe posłużenie się profilem zaufanym ePUAP.

Dla firm istotny jest również fakt, że przy zmianie miejsca prowadzenia działalności dotychczasowe pełnomocnictwa nie tracą ważności – zmiana właściwości urzędu skarbowego nie powoduje konieczności ponownego złożenia UPL-1.

Złożenie dokumentu UPL-1 w urzędzie skarbowym nie oznacza automatycznej możliwości podpisywania deklaracji bezpiecznym podpisem elektronicznym. US musi wprowadzić dane pełnomocnika do systemu e-Deklaracje.

Brak możliwości elektronicznego podpisania deklaracji, mimo złożenia UPL-1, nie zwalnia podatnika z obowiązku złożenia deklaracji we właściwym terminie.

Pełnomocnictwo w sprawach podatkowych

1 stycznia 2016 weszły w życie przepisy zmieniające kwestię pełnomocnictw w sprawach podatkowych. Zgodnie z nowelizacją Ordynacji podatkowej (nowy rozdział 3a w dziale IV), ustanowione zostały trzy rodzaje pełnomocnictw: ogólne, szczególne i do doręczeń.

Pełnomocnictwo ogólne upoważniać będzie do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Co ważne, wraz z ustanowieniem tego pełnomocnictwa zniesiony zostanie obowiązek składania dokumentu pełnomocnictwa do akt każdej sprawy! Organ podatkowy w razie potrzeby dołączy do akt sprawy wydruk pełnomocnictwa ogólnego lub szczególnego udzielonego w formie dokumentu elektronicznego oraz zawiadomienia o zmianie zakresu, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa. Pełnomocnik ogólny nie jest jednak uprawniony do podpisywania deklaracji podatkowych.Trzeba udzielić w tym celu odrębnego pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji.

Pełnomocnictwo można złożyć wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego (PPO-1) do Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO) prowadzonego przez ministra finansów. Zgłoszenia dokonuje się przez Portal Podatkowy - dla podatników, którzy zdecydowalio ustanowieniu Pełnomocnika ogólnego  na Portalu dodano nową funkcjonalność w części zalogowanej, zakładka „Pełnomocnictwa". Dostęp do CRPO  będą miały na bieżąco wszystkie organy podatkowe i kontroli skarbowej. Zgłoszenie jest bezpłatne.

Zob.: Instrukcja dla zgłaszających pełnomocnictwo przez Portal Podatkowy.

Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej czy innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Może być udzielone  na  piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone ustnie do protokołu. Dołączane jest do akt konkretnej sprawy. Ustanowienie, zmiana zakresu, odwołanie bądź wypowiedzenie pełnomocnictwa  szczególnego wywiera skutek od dnia zawiadomienia organu podatkowego.

Organ podatkowy w sprawach niecierpiących zwłoki wyznacza dla osoby nieobecnej tymczasowego pełnomocnika szczególnego, upoważnionego do działania do czasu wyznaczenia przez sąd kuratora dla osoby nieobecnej. Tymczasowym pełnomocnikiem szczególnym może być w pierwszej kolejności wyznaczony przez organ podatkowy członek rodziny osoby nieobecnej, jeśli wyrazi na to zgodę, a w przypadku braku takiej zgody – adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy.

Nowością jest pełnomocnictwo do doręczeń, które pozwoli ułatwić prowadzenie postępowań wobec osób przebywających czasowo za granicą. Zgodnie z Ordynacją podatkową, strona ma obowiązek ustanowienia w kraju pełnomocnika do doręczeń, jeżeli nie ustanawiła pełnomocnika ogólnego lub szczególnego w sytuacji, gdy zmienia adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym państwem UE lub nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Polsce lub w innym państwie UE i albo składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania bądź też w kraju doręczono jej postanowienie o wszczęciu postępowania. Obowiązek ustanowienia pełnomocnika do doręczeń nie występuje, gdy doręczanie pism stronie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Ważne! Aby pełnomocnictwo do reprezentowania przed organem podatkowym było skuteczne musi być złożone do właściwego organu na formularzu określonym przez Ministerstwo Finansów. Do pełnomocnictwa należy dołączyć dowód wpłaty opłaty skarbowej w wysokości 17,00 zł, uiszczonej na rachunek organu podatkowego, do którego jest ono składane.

Formularze:

• Pełnomocnictwo szczególne – PPS-1
• Pełnomocnictwo do doręczeń – PPD-1
• Zawiadomienie o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa szczególnego – OPS-1
• Zawiadomienie o odwołaniu, wypowiedzeniu, zmianie pełnomocnictwa do doręczeń – OPD-1

Pełnomocnik w postępowaniu cywilnym

Zgodnie z art. 87 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, pełnomocnikiem może być adwokat lub radca prawny (także rzecznik patentowy w sprawach własności przemysłowej). Pełnomocnikiem można ustanowić również osobę sprawującą zarząd majątkiem (lub interesami strony) oraz osobę będącą w stałym stosunku zlecenia, jeżeli przedmiot sprawy wchodzi w zakres tego zlecenia, współuczestnika sporu, jak też rodziców, małżonka, rodzeństwo bądź zstępnych oraz osoby pozostające w stosunku przysposobienia.

Ponadto pełnomocnikiem osoby prawnej lub przedsiębiorcy, w tym nieposiadającego osobowości prawnej, może być również pracownik tej jednostki albo jej organu nadrzędnego (art. 87 § 2 K.p.c.).

Pełnomocnikami mogą zostać ustanowione także inne podmioty, zgodnie z brzmieniem art. 87 § 3 – 6 K.p.c. (najczęściej przedstawiciel organizacji, której przedsiębiorca/spółka jest członkiem).

Pełnomocnik w postępowaniu administracyjnym

Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych (art. 33 § 1 K.p.a.), zaś analogicznie jak w postępowaniu podatkowym, pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu.

W postępowaniu administracyjnym zakres podmiotowy osób, które mogą występować jako pełnomocnicy jest znacznie szerszy, niż w postępowaniu cywilnym. Co do zasady pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna. Nie musi to być profesjonalny pełnomocnik (np. radca prawy czy adwokat) ani członek rodziny. Warunkiem jest posiadanie zdolności do czynności prawnych.

Pamiętaj też, że zgodnie z k.p.a., w sprawach mniejszej wagi organ administracji publicznej może nie żądać pełnomocnictwa. Jest tak w przypadku, gdy pełnomocnikiem jest  członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony.

Po złożeniu do urzędu pełnomocnictwa zawsze możesz otrzymać poświadczenie zgodności duplikatu, odpisu, wyciągu, wypisu czy kopii, wystawione przez ten urząd. Opłata skarbowa za poświadczenie od złożonego dokumentu wynosi 5 zł od każdej rozpoczętej strony. 

Pełnomocnik do rejestracji czy prowadzenia działalności 

Przepisy Kodeksu cywilnego (art. 98 – 109 K.c.) określają kwestie związane z udzielaniem pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo może zostać udzielone wyłącznie osobie posiadającej pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych (czyli pełnomocnik powinien mieć co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych). Pełnomocnictwo wymaga zachowania formy pisemnej.

Ponadto art. 98 – 109 K.c. nie ogranicza kręgu pełnomocników do osób fizycznych. Oznacza to, że pełnomocnikiem może zostać ustanowiona osoba prawna (uchwała Sądu Najwyższego z 23 września 1963 r., sygn. akt III CO 42/63). Wyjątki od powyższej zasady określają ustawy szczególne (np. w sądzie i przed organem administracji pełnomocnikiem jest osoba fizyczna).

Rodzaje pełnomocnictw

Pełnomocnictwa dzieli się z uwagi na zakres umocowania na:

• ogólne (do czynności tzw. zwykłego zarządu),
• rodzajowe (upoważnia do określonego rodzaju czynności),
• szczególne (obejmuje dokonanie konkretnych, oznaczonych czynności prawnych).

Pamiętaj, że ustanowienie pełnomocnika, wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Ustanowienie pełnomocnika

Zakres umocowania pełnomocnika jest uzależniony od udzielonego pełnomocnictwa. Pełnomocnika można upoważnić do dokonania czynności prawnej w imieniu mocodawcy – np. sprzedaży/nabycia mieszkania, czy samochodu, rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej w CEIDG.

Zgodnie z treścią art. 99 § 1 Kc., jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być również udzielone w tej samej formie. Przykładowo do zbycia/nabycia nieruchomości pełnomocnictwo jest udzielane w formie aktu notarialnego. Zgodnie z art. 180 Kodeksu spółek handlowych zbycie udziału w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jego części lub ułamkowej części udziału oraz jego zastawienie jest dokonywane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy dochodzi do nieodpłatnego przeniesienia udziałów na pracowników skomercjalizowanej spółki. Wtedy wystarczająca jest zwykła forma pisemna (art. 36 ust. 4a ustawy o komercjalizacji i prywatyzacji).

Jeżeli czynność wymaga formy pisemnej kwalifikowanej, to pełnomocnictwo musi być udzielone co najmniej w takiej formie. Ze względu na szczególne wymogi formalne czynności prawnej dokonywanej przez pełnomocnika, dokument pełnomocnictwa może być sporządzony u notariusza, w jednej z trzech form:

• aktu notarialnego (np. do sprzedaży nieruchomości – gdzie umowa obowiązkowo musi być zawarta w formie aktu notarialnego – pełnomocnik również musi być ustanowiony w akcie notarialnym)
• dokumentu z podpisem notarialnie poświadczonym (np. sprzedaż udziałów w spółce z o.o.),
• dokumentu z datą pewną.

Forma pisemna z notarialnym poświadczeniem podpisu jest zachowana również, gdy podpis nie był złożony w obecności notariusza, ale osoba podpisująca dokument potwierdziła przed notariuszem swój podpis. Jeżeli takie oświadczenie złożono notariuszowi po dniu złożenia podpisu na umowie przenoszącej udziały, za datę zawarcia umowy uznaje się datę potwierdzenia podpisu przed notariuszem

W przypadku rejestracji w CEIDG przez pełnomocnika wystarczające jest udzielenie pełnomocnictwa na piśmie (w zwykłej formie), które upoważnia do dokonywania czynności zwykłego zarządu (pełnomocnictwo ogólne). Nie wyklucza to możliwości posłużenia się przez pełnomocnika pełnomocnictwem rodzajowym (do dokonania czynności określonego rodzaju) bądź pełnomocnictwem szczególnym (uprawniającym do dokonania oznaczonej czynności).

Rejestr pełnomocnictw prowadzony w ramach CEIDG

Rejestr pełnomocnictw jest prowadzony w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej od 1 stycznia 2012 roku. Przedsiębiorca we wniosku o wpis do CEIDG ma możliwość wskazania pełnomocnika upoważnionego do prowadzenia jego spraw, również związanych ze zmianą treści wpisu w CEIDG (przykładowo uzyskanie wpisu, jego zmiana, zawieszenie oraz wznowienie prowadzonej działalności, a także wykreślenie wpisu z rejestru).

CEIDG służy przedsiębiorcy do ujawniania już udzielonych pełnomocnictw. Sam fakt wpisania danej osoby jako pełnomocnika nie jest wiążący – konieczne jest udzielenie pełnomocnictwa na piśmie. Jest to istotne zarówno dla mocodawcy jak i pełnomocnika, ponieważ czynność dokonana bez pełnomocnictwa może być uznana za nieważną. Osoba działająca w cudzym imieniu bez umocowania odpowiada w większym stopniu za szkody wywołane swoim działaniem.

W zakresie pełnomocnictw wskazanych we wpisie przedsiębiorcy, co do zasady, nie jest wymagane posługiwanie się odrębnym dokumentem pełnomocnictwa wobec organów administracji publicznej.

Rejestr pełnomocnictw w CEIDG oznacza, że w systemie – przy wpisie danego przedsiębiorcy – zawarte są dane ustanowionych pełnomocników, wraz z wyszczególnionym zakresem udzielonego pełnomocnictwa (np. pełnomocnictwo ogólne, szczególne, ograniczone w czasie).

Czy pełnomocnik może dokonać zmian on-line we wpisie w CEIDG?

Od 1 lipca 2013 r. przedsiębiorca może dokonywać zmian we wpisie przy pomocy pełnomocnika. Ważne! Pełnomocnik nie może dokonać wpisu do CEIDG online. Rejestracja w CEIDG przez pełnomocnika możliwa jest tylko w przypadku dokonywania wpisu drogą tradycyjną (np. w urzędzie gminy)

Funkcjonalność ta dostępna jest dla pełnomocników będących osobami fizycznymi. Po utworzeniu konta na stronie firma.gov.pl (tak samo jak dla przedsiębiorców) mogą oni dokonywać operacji na wpisach swoich mocodawców – przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, którzy wskazali we wpisie pełnomocnika.

Pełnomocnik będący zarejestrowanym użytkownikiem systemu CEIDG ma możliwość wyświetlenia listy przedsiębiorców – mocodawców i rodzajów wniosków, które może złożyć w ich imieniu. Jeżeli dana osoba jest pełnomocnikiem więcej niż jednego przedsiębiorcy, do konta zostaną przypisani wszyscy mocodawcy.

Chcesz wiedzieć, kto może być pełnomocnikiem, w jakich przypadkach zostanie pobrana opłata skarbowa za złożenie dokumentu pełnomocnictwa, w jakich sprawach i przed jakimi organami pełnomocnik może Cię reprezentować. 

Pełnomocnik przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG

Zgodnie z zasadami ogólnymi pełnomocnictwo musi być udzielone pisemnie, a pełnomocnik musi posiadać co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że pełnomocnikiem może być już osoba między 13 a 18 rokiem życia albo osoba ubezwłasnowolniona częściowo orzeczeniem sądu.

Możesz samodzielnie uwidocznić pełnomocnika i zakres pełnomocnictwa w swoim wpisie w CEIDG. Procedura jest taka sama, jak w przypadku zmiany innych danych – wystarczy wypełnić i złożyć wniosek do CEIDG.

Musisz też pamiętać, że każde pełnomocnictwo jest udzielane w formie pisemnej. Oznacza to, że jeżeli chcesz mieć pełnomocnika, musi istnieć dokument, w którym go wskażesz i określisz zakres jego kompetencji. Taki dokument powinien być wydany Twojemu pełnomocnikowi, ponieważ może się zdarzyć, że organ zażąda jego okazania.

Zaletą ustanowienia pełnomocnika (o odpowiednim zakresie umocowania) w przypadku jednoosobowej działalności jest możliwość chociażby zawieszenia działalności albo zmiany danych w przypadku, kiedy nie możesz tego zrobić samodzielnie. Pamiętaj, że jeżeli z jakichkolwiek innych przyczyn nie możesz samodzielnie zmienić treści wpisu w CEIDG, nikt oprócz pełnomocnika nie może Cię w tym wyręczyć (nawet członek najbliższej rodziny). Jest to problematyczne chociażby w przypadku konieczności zawieszenia działalności ze względu na nagłą i długotrwałą chorobę.

Jeśli chcesz załatwić sprawy urzędowe online za pośrednictwem biznes.gov.pl, także możesz skorzystać z pełnomocnika. 

Jak załatwić sprawę na biznes.gov.pl przez pełnomocnika? 

Jeśli chcesz załatwić sprawę urzędową za pośrednictwem biznes.gov.pl drogą elektroniczną, nie musisz robić tego osobiście. Tak jak przy załatwianiu spraw związanych z ZUS, czy składaniu deklaracji podatkowych, możesz to zrobić przy pomocy pełnomocnika.

Pierwszym krokiem jest oczywiście ustanowienie pełnomocnictwa. 

Pełnomocnik, jeśli ma załatwiać sprawy w Twoim imieniu powinien zarejestrować się na biznes.gov.pl.

Do składanego przez biznes.gov.pl e-wniosku pełnomocnik powinien dołączyć oryginał lub odpis pełnomocnictwa. Równoznaczne z oryginałem jest pełnomocnictwo (np. dokument w formacie DOC) podpisane elektronicznie przez Ciebie.

Odpisem pełnomocnictwa w przypadku spraw załatwianych tą drogą jest dokument podpisany elektronicznie przez notariusza. 

Nie zawsze trzeba dołączać dokumenty pełnomocnictwa. Jeśli ujawniłeś pełnomocnika w swoim wpisie w CEIDG, załatwiając Twoją sprawę może on powołać się na pełnomocnictwo ujawnione przez Ciebie w tzw. rejestrze pełnomocnictw CEIDG. Powołanie się na takie pełnomocnictwo nie podlega opłacie skarbowej.

Aby skutecznie załatwiać Twoje sprawy przez biznes.gov.pl pełnomocnik powinien posiadać podpis elektroniczny lub profil zaufany.

Pełnomocnik profesjonalny

Twoje wnioski, wysyłane do urzędu za pośrednictwem biznes.gov.pl może podpisywać zarówno zwykły pełnomocnik, jak i tzw. profesjonalny pełnomocnik – radca prawny, adwokat, doradca podatkowy, rzecznik patentowy.

Pamiętaj, ze pełnomocnik profesjonalny sam może podpisać odpis udzielonego mu pełnomocnictwa.

Opłata skarbowa

Złożenie pełnomocnictwa (lub jego odpisu) przy załatwianiu sprawy online przez biznes.gov.pl podlega każdorazowo opłacie skarbowej w wysokości 17 zł. Potwierdzenie wniesienia opłaty, podobnie jak pełnomocnictwo, należy załączyć do e-wniosku.

Pełnomocnik przedsiębiorcy zarejestrowanego w KRS

Przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS (spółki) mają dwie możliwości. Spółka może ustanowić pełnomocnika albo prokurenta, który jest szczególnym pełnomocnikiem o większym zakresie kompetencji. Prokurent może być ustanowiony jedynie przez spółkę wpisaną do KRS.

Prokura 

Spółka wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) może do prowadzenia spraw firmy ustanowić albo pełnomocnika albo prokurenta. Prokura to szczególny rodzaj pełnomocnictwa, który jest wpisany i widoczny w KRS. Podstawowa różnica pomiędzy prokurentem a pełnomocnikiem polega na tym, że prokurent ma większy zakres kompetencji. Może bowiem dokonywać wszystkich czynności sądowych i pozasądowych w imieniu przedsiębiorcy, związanych z prowadzeniem firmy. Może reprezentować przedsiębiorcę przed wszystkimi sądami, a także przed organami państwowymi i samorządowymi.

Prokurentem może być tylko osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Może być ustanowiona przez przedsiębiorcę już wpisanego do KRS, czyli przez spółkę jawną, partnerską, komandytową, komandytowo-akcyjną, z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjną. Prokury nie może udzielić przedsiębiorca wpisany do CEIDG, ani spółka cywilna.

Prokurentem w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością nie może być członek rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. W spółce akcyjnej nie może być nim członek rady nadzorczej.

Udzielenie prokury zawsze musi mieć formę pisemną, w przeciwnym razie będzie nieważna.  

Prokurenta powołuje:

• w spółkach osobowych wszyscy wspólnicy, mający prawo prowadzenia spraw spółki;
• w spółkach kapitałowych wszyscy członkowie zarządu.

W umowie spółki można określić inny sposób ustanowienia prokurenta.

Prokurent może powoływać pełnomocnika do konkretnej czynności albo określonego rodzaju czynności. Dotyczy to tych spraw, które są w granicami prokury. Nie może jednak powołać innego prokurenta.

Rodzaje prokury

Jeśli chcesz ustanowić prokurę, możesz wybrać jedną spośród kilku możliwości:

• prokura samodzielna – prokurent działa samodzielnie, może dokonywać wszelkich czynności jednoosobowo, niezależnie od innych ustanowionych prokurentów, jedna prokura dla jednej osoby; 
• prokura łączną – prokurent działa tylko razem z innym prokurentem lub prokurentami, jest to jedna prokura dla kilku osób, wymaga współdziałania co najmniej dwóch osób;
• prokura łączną – prokurent działa z członkiem organu zarządzającego (członkiem zarządu), jest to jedna prokura dla kilku osób, wymaga współdziałania co najmniej dwóch osób;
• prokura łączną – prokurent działa wraz ze wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej, jest to jedna prokura dla kilku osób, wymaga współdziałania co najmniej dwóch osób,
• prokura łączną – prokurent działa z innym prokurentem oraz członkiem organu zarządzającego (członkiem zarządu) lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej, jest to jedna prokura dla kilku osób, wymaga współdziałania co najmniej trzech osób,
• prokura oddziałowa – ustanawia się prokurenta dla oddziału przedsiębiorstwa, a zakres umocowania jest ograniczony wyłącznie do spraw związanych z prowadzeniem tego oddziału.

Po udzieleniu prokury masz obowiązek zgłosić ją w KRS, w ciągu 7 dni. W zgłoszeniu określasz rodzaj prokury, a w przypadku prokury łącznej sposób jej wykonywania. Prokurę ustanawiasz na formularzu KRS-Z3 (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna), KRS-Z2 (spółka komandytowo- akcyjna), KRS-Z1 (spółka jawna, spółka komandytowa, spółka partnerska) wraz z załącznikiem lub załącznikami KRS-ZL. Jeżeli nie zgłosisz jej do KRS, to prokura jest udzielona skutecznie, mimo braku uwidocznienia jej w KRS. Pobierz formularze ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości.

Za ustanowienie prokury opłata wynosi 350 zł od wniosku (250 za wpis do KRS i 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowy i Gospodarczym). Jeżeli spółka była założona z wykorzystaniem wzorca umowy, w ramach systemu S24 opłata wynosi 300 zł od wniosku (200 zł wpis do KRS i 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowy i Gospodarczym).

Jakie czynności może wykonywać prokurent w imieniu przedsiębiorcy?

Czynności, które może wykonywać prokurent, to:

• reprezentowanie przedsiębiorcy przed sądami (z wyłączeniem postępowania rejestrowego przed KRS i niektórymi szczególnymi rodzajami postępowań), urzędami, bankami,
• wytoczenie i cofnięcie powództwa, uczestniczenie w rozprawie sądowej,
• zawieranie ugody,
• zawieranie umów, w tym umów kredytu lub pożyczki, umów najmu, dzierżawy, sprzedaży,
• zawieranie umów z zakresu prawa pracy,
• podpisywanie weksli i czeków,
• reprezentowanie przedsiębiorcy w postępowaniu podatkowym, w tym podpisywanie deklaracji podatkowych.

Do czego prokurent nie jest upoważniony:

• nie może zbyć przedsiębiorstwa,
• nie może oddać przedsiębiorstwa do czasowego korzystania,
• nie może zbyć lub obciążyć nieruchomości (np. wydzierżawić jej).

Jeżeli wolą spółki jest, aby te czynności były dokonane przez prokurenta, to trzeba udzielić pełnomocnictwa szczególnego (do konkretnej czynności). Jeżeli przepisy prawa wymagają, aby do dokonania czynności prawnej była zachowana szczególna forma np. forma aktu notarialnego, to pełnomocnictwo dla prokurenta do dokonania takiej czynności musi być również udzielone w tej samej szczególnej formie np. w formie aktu notarialnego. Przykładowo upoważnienie do sprzedaży nieruchomości musi być w formie aktu notarialnego. 

Prokurent nie może dokonywać czynności, które są zastrzeżone wyłącznie dla członków zarządu np. nie może podpisywać w imieniu spółki sprawozdania finansowego, składać oświadczenia o wniesieniu wkładów na kapitał zakładowy i uiszczeniu wpłat na akcję, podpisywać listę wspólników.

Z utrwalonej linii orzeczniczej i doktryny wynika również, że prokurent nie może reprezentować spółki w czynnościach procesowo-prawnych (np. postępowaniu rejestrowym dot. wpisania spółki do KRS i zgłoszenia zmian w Rejestrze, zastępować spółkę jako pozwaną w procesach dotyczących zaskarżania uchwał organu właścicielskiego na podstawie art. 249 – 252 K.s.h., czy też w sporach odszkodowawczych na podstawie art. 291 – 294 Ksh. albo w sporach przeciwko wspólnikom, wynikających ze stosunku spółki z o.o.). 

Czas obowiązywania prokury

Prokura może być udzielona na czas określony lub bezterminowo i można ją odwołać w każdym czasie. Do odwołania wystarczy oświadczenie jednego wspólnika albo jednego członka zarządu. W ciągu 7 dni trzeba zgłosić odwołanie do KRS. Wykorzystujesz te same formularze co do zgłoszenia prokury. Opłata sądowa również jest taka sama (350 zł lub 250 zł w ramach S24).  

Prokura wygasa w przypadku:

• wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru,
• śmierci prokurenta,
• odwołania prokurenta,
• ogłoszenia upadłości,
• otwarcia likwidacji,
• przekształcenia przedsiębiorcy.

Śmierć przedsiębiorcy ani utrata przez niego zdolności do czynności prawnych, nie powoduje wygaśnięcia prokury.     

O czym jeszcze trzeba pamiętać?

Kierowane do przedsiębiorcy oświadczenia lub doręczenia pism mogą być dokonywane wobec jednej z osób, którym udzielono prokury, niezależnie od jej rodzaju.

Prokurent nie zastępuje ani nie ogranicza przedsiębiorcy czy zarządu, lecz działa równolegle i niezależnie od nich.

Prokurent może składać oświadczenia woli opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Takie oświadczenie woli jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej.

Prokurent może (ale nie ma obowiązku) złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości spółki. Nie ponosi odpowiedzialności za jego niezłożenie.  

Przy przekroczeniu granic umocowania prokurent ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą na takich samych zasadach jak osoba prowadząca cudze sprawy bez zlecenia (nie może żądać zwrotu poniesionych wydatków i odpowiedzialny jest za powstałą szkodę).

A.J.
Zespół e-prawnik.pl