Prywatny samochód wspólnika w spółce z o.o.

Odpowiedź prawnika: Prywatny samochód wspólnika w spółce z o.o.

Zgodnie z art. 16a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania m.in. środki transportu - o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 17a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

Zatem, aby móc amortyzować składnik majątku, musi on być środkiem trwałym, a więc stanowić własność lub współwłasność podatnika (spółki). Jeśli samochód nie może być wniesiony aportem (co wymagałoby zmiany umowy spółki), to może być sprzedany spółce na podstawie umowy spółki (co nie wymaga zmiany umowy spółki); wówczas – gdy samochód byłby już własnością spółki i jednocześnie spełniał inne określone wyżej przesłanki uznania za środek trwały – spółka mogłaby zaliczać zarówno odpisy amortyzacyjne, jak i koszty eksploatacyjne do kosztów uzyskania przychodów.

Jeśli ani wniesienie aportem, ani sprzedaż nie są możliwe, spółka mogłaby zaliczać wydatki związane z samochodem do kosztów podatkowych (z wyłączeniem jednak odpisów amortyzacyjnych), o ile zawarłaby np. umowę najmu samochodu.

W takiej sytuacji wydatki na eksploatację samochodu (niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych), w tym również wynajętego przez spółkę od prezesa zarządu, o ile spełniają ogólną definicję kosztów uzyskania przychodów określoną w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów), mogą być kosztem uzyskania przychodów, ale jedynie do wysokości limitu określonego w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z tym przepisem, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30 (dotyczy wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika), z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Na podstawie art. 16 ust. 5 ustawy przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.