Przechowywanie dokumentacji szkoleń BHP pracownika

Pytanie:

Firma zatrudniająca 18 pracowników, nie zatrudnia specjalisty od spraw BHP. Szkolenia pracowników wykonuje firma zewnętrzna. Szkoleniowiec z poprzedniej firmy po przeprowadzonym szkoleniu przekazywał pracownikowi do podpisu zaświadczenie o szkoleniu wstępnym, które następnie jako jeden z dokumentów był przechowywany w aktach pracownika w części "A", a po przeprowadzeniu szkolenia podstawowego - kserokopia świadectwa szkolenia z klauzulą "za zgodność z oryginałem" była przechowywana w części "B" akt pracownika (oryginał otrzymywał pracownik). Lista obecności na szkoleniu pozostawała zaś w firmie szkolącego. Obecna firma zajmująca się szkoleniami BHP twierdzi, że taki sposób postępowania jest nieprawidłowy. Zarówno zaświadczenia o szkoleniu jak i listy obecności muszą być w firmie pracowników, nie mogą być absolutnie przechowywane wraz z aktami pracowników, a jedynie w osobnej teczce. Który ze szkoleniowców ma rację? Nadmieniam, iż w czasie prowadzonej w zeszłym roku kontroli przez PIP nadinspektor absolutnie nie miał zastrzeżeń do przechowywania dokumentów ze szkoleń w aktach osobowych pracowników, nie interesowały też go listy obecności na w/w szkoleniach.

Masz inne pytanie do prawnika?

ODPOWIEDŹ PRAWNIKA

Zgodnie z treścią artykułu 237[3] kodeksu pracy nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Bowiem pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę. Z kolei artykuł 237[4] paragraf 3 stanowi, iż pracownik jest obowiązany potwierdzić na piśmie zapoznanie się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Z opisanego stanu faktycznego wynika, iż wszystkich tych obowiązków narzuconych przez ustawodawcę Pani jako pracodawca dopełniła. Jak dotąd postępowanie Pani jest prawidłowe. Co do przechowywania dokumentacji BHP przez pracodawcę, to to także określają przepisy, jednak już nie samego kodeksu, ale Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie szczegółowych zasad szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z jego postanowieniami pracodawcy prowadzący działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz jednostki organizacyjne uprawnione do prowadzenia takiej działalności na podstawie odrębnych przepisów, powinni zapewnić – między innymi - właściwy przebieg szkolenia i doskonalenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz prowadzenie dokumentacji w postaci programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów z przebiegu egzaminów i rejestrów wydanych zaświadczeń. Wynika więc z tego, iż z mocy samego rozporządzenia firma, która prowadzi u Pani w zakładzie szkolenie BHP, uprawniona i zobowiązana zarazem jest do prowadzenia – pośród szeregu innych dokumentów – także dzienników zajęć. Na tej podstawie twierdzimy, iż prawidłowe było postępowanie poprzedniej firmy szkoleniowej. Gdyż listy obecności mogły być przechowywane przez firmę szkoleniową. Powołane powyżej rozporządzenie stanowi także, iż szkolenie wstępne podstawowe oraz szkolenie okresowe powinno być zakończone egzaminem sprawdzającym przyswojenie przez uczestników szkolenia wiadomości objętych programem szkolenia oraz umiejętności wykonywania lub organizowania pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Egzamin przeprowadza organizator szkolenia. Ukończenie przez pracowników rodzajów szkolenia powinno być potwierdzone zaświadczeniem wydanym przez organizatora szkolenia, według wzoru określonego w odrębnych przepisach. Odpis zaświadczenia powinien być przechowywany w aktach osobowych pracownika. Szkolenie wstępne przeprowadzane jest według programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk (zawodów) i obejmuje: 1) szkolenie wstępne ogólne (instruktaż ogólny), 2) szkolenie wstępne na stanowisku pracy (instruktaż stanowiskowy), 3) szkolenie wstępne podstawowe (szkoleniem podstawowe). Instruktaż stanowiskowy powinien być zakończony sprawdzianem wiadomości i umiejętności z zakresu wykonywania pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, stanowiącym podstawę dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Odbycie przez pracownika instruktażu ogólnego i instruktażu stanowiskowego powinno być potwierdzone przez pracownika na piśmie oraz odnotowane w aktach osobowych pracownika. Nie sposób pominąć jeszcze jednego aktu prawnego w opisanym przypadku. Chodzi o Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z jego treścią w części A (czyli zbiorze dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie) powinno znaleźć się pośród innych zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Potrzebujesz porady prawnej?

KOMENTARZE (2)

PatryKulinski

27.1.2018 19:13:39

Re: Przechowywanie dokumentacji szkoleń BHP pracownika

trochę odgrzewany kotlet ale akurat wiem a może się komuś przyda : okres przechowywania akt osobowych, a więc także zaświadczenia potwierdzającego odbycie szkolenia wstępnego wynosi 50 lat od zakończenia pracy u danego pracodawcy. Art. 51u Dz.U. 1983 Nr 38 poz. 173 USTAWA z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Wookie

28.11.2010 17:40:30

Re: Przechowywanie dokumentacji szkoleń BHP pracownika

A jak długo taka dokumentacja ze szkoleń BHP powinna być przechowywana?

Pokaż wszystkie komentarze (2)

Dodaj komentarz

DODAJ KOMENTARZ

ZOBACZ TAKŻE: