Rozliczenie faktur zaliczkowych a roboty budowlane

Odpowiedź prawnika: Rozliczenie faktur zaliczkowych a roboty budowlane

To, czy dana wpłata od kontrahenta powinna być traktowana jako zaliczka, czy też jako zapłata za daną usługę, a otrzymana faktura jako faktura zaliczkowa, czy też faktura końcowa zależy z jednej strony od postanowień umowy, a drugiej strony od faktycznych okoliczności wykonywania usługi. Jeżeli większe zlecenie można podzielić na kilka zamkniętych etapów robót i strony ustaliły, iż faktury za wykonane roboty będą sukcesywnie wystawiane w oparciu o zatwierdzony przez strony protokół zaawansowania robót należy przyjąć, iż sukcesywnie wystawiane faktury są fakturami końcowymi, a nie zaliczkowymi. Jeżeli natomiast w ramach jednej usługi strony ustaliły zaliczkowy sposób płatności, który może być oczywiście również powiązany z osiągnięciem przez wykonawcę określonego zakresu robót nie powinno być wątpliwości, iż wystawiane faktury są fakturami zaliczkowymi, zwłaszcza jeśli wynika to z opisu na fakturze wystawionej przez wykonawcę i zaakceptowanej przez zamawiającego.

Podatnik, który otrzymał zaliczkę na poczet świadczonych usług jest zobowiązany wystawić na tę zaliczkę fakturę VAT (obowiązek ten wynika z art. 106 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług). Zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy.

Elementy, jakie powinna zawierać taka faktura, wskazuje § 14 ust. 3 wskazanego wyżej rozporządzenia. Fakturę zaliczkową należy ująć w ewidencji VAT i rozliczyć wynikający z niej podatek należny.

Zgodnie z § 14 ust. 4 wskazanego wyżej rozporządzenie, jeżeli faktury „zaliczkowe” nie obejmują całej ceny brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę na zasadach ogólnych, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności; taka faktura powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Może się oczywiście zdarzyć, że w miesiącach poprzedzających wykonanie usługi podatnik zapłaci dostawcy w zaliczkach kwotę całej należności. W takiej sytuacji, zgodnie z § 14 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, sprzedawca nie wystawia faktury "końcowej".

W zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych faktura "zaliczkowa" nie powoduje żadnych konsekwencji ani dla sprzedawcy. Zgodnie bowiem z art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.