Kiedy powstaje przychód w ryczałcie ewidencjonowanym - zwłoka w płatności a opodatkowanie

Pytanie klienta:

""Co zrobić w takim przypadku: ryczałtowiec wystawia rachunek za czynsz z opóźnionym terminem zapłaty, powiedzmy 90 dni. Czy można ten rachunek uznać jako koszt w firmie, która otrzymała ten rachunek? Kiedy zapłacić podatek ryczałtowy - czy w momencie wystawienia rachunku, zapadalności terminu zapłaty, czy faktycznie otrzymanych środków?""

Odpowiedź prawnika:

Zasady ogólne

Rachunek wystawiony przez osobę rozliczającą się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych może zostać uznany w kosztach podatkowych przez firmę, która go otrzymała - pod warunkiem, że wydatek ten spełnia warunki kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ogólnymi przepisami podatkowymi.

Najważniejsze: W przypadku działalności gospodarczej, moment opodatkowania zależy od tego, kiedy zgodnie z przepisami powstaje przychód, a nie od momentu jego faktycznego otrzymania.

Moment powstania przychodu w ryczałcie ewidencjonowanym

W przypadku pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanej ryczałtem ewidencjonowanym, przychodem są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane. Oznacza to stosowanie zasady memoriałowej, a nie kasowej.

Działalność gospodarcza (art. 6 ust. 1)

Przychód należny - niezależnie od faktycznego otrzymania płatności

Najem prywatny (art. 6 ust. 1a)

Przychód otrzymany - w momencie faktycznej zapłaty lub postawienia do dyspozycji

Daty powstania przychodu z działalności gospodarczej

Zgodnie z aktualnymi przepisami, przychód z działalności gospodarczej za datę powstania przychodu uważa się co do zasady dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

1. Wystawienia faktury/rachunku

2. Uregulowania należności

Rozróżnienie: działalność gospodarcza vs. najem prywatny

Działalność gospodarcza (np. usługi najmu firmowego)

Przychód powstaje zgodnie z zasadami memoriałowymi - dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

1) wystawienia faktury albo
2) uregulowania należności.

Najem prywatny

Przychód powstaje z dniem otrzymania zapłaty lub postawienia jej do dyspozycji podatnika.

Przykład - wynajem firmowy

Rachunek wystawiony: 1 marca
Termin płatności: 31 maja
Przychód powstaje: 1 marca

Przykład - najem prywatny

Rachunek wystawiony: 1 marca
Zapłata: 31 maja
Przychód powstaje: 31 maja

Terminy płatności ryczałtu

Podatnicy ryczałtowi są obowiązani:

  • Miesięczne rozliczenia: do 20. dnia następnego miesiąca
  • Kwartalne rozliczenia: do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale (przy przychodach nieprzekraczających 856 920 zł w roku poprzednim)
  • Grudzień: w terminie złożenia zeznania rocznego

Nowości 2025 - Kasowy PIT

Ważna zmiana 2025! Od stycznia 2025 roku przedsiębiorcy mogą wybrać kasową metodę rozliczania przychodów, także przy ryczałcie ewidencjonowanym.

Przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem mogą wybrać metodę kasową, jeśli:

  • Przychody w roku poprzednim nie przekroczyły 1 000 000 zł
  • Złożą odpowiednie oświadczenie do urzędu skarbowego

W przypadku wyboru metody kasowej przychód powstaje dopiero w momencie otrzymania zapłaty.

Praktyczne wskazówki

Sprawdź rodzaj działalności

Określ, czy to działalność gospodarcza, czy najem prywatny

Zastanów się nad metodą kasową

Jeśli masz problemy z płatnościami, rozważ wybór metody kasowej na 2025 rok

Prowadź dokładną ewidencję

Zapisuj daty wystawienia faktur i otrzymania płatności

Przestrzegaj terminów

Wpłacaj zaliczki do 20. dnia następnego miesiąca

Podsumowanie

W przypadku działalności gospodarczej opodatkowanej ryczałtem, przychód powstaje co do zasady w momencie wystawienia faktury lub wykonania usługi - niezależnie od opóźnień w płatności. Jedynym wyjściem jest skorzystanie z nowej opcji kasowego PIT-u (przy spełnieniu warunków) lub prowadzenie najmu prywatnego zamiast działalności gospodarczej.

Pamiętaj: Przepisy podatkowe są skomplikowane i mogą się zmieniać. W przypadku wątpliwości zawsze skonsultuj się z doradcą podatkowym.

Michał Włodarczyk - Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.