W pierwszej kolejności należy wskazać na przepis art. 10 kodeksu postępowania administracyjnego (kpa), na podstawie którego, organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Stronami w postępowaniu w sprawie pozwolenia na budowę są: inwestor oraz właściciele, użytkownicy wieczyści lub zarządcy nieruchomości znajdujących się w obszarze oddziaływania obiektu.

Organy administracji publicznej mogą odstąpić od zasady określonej powyżej tylko w przypadkach, gdy załatwienie sprawy nie cierpi zwłoki ze względu na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną. Organ administracji publicznej obowiązany jest utrwalić w aktach sprawy, w drodze adnotacji, przyczyny odstąpienia od zasady określonej powyżej.

Zgodnie z art. 34 § 1 kpa, organ administracji publicznej wystąpi do sądu z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej lub niezdolnej do czynności prawnych, o ile przedstawiciel nie został już wyznaczony. Przepis ten jednak dotyczy osoby nieobecnej w miejscu zamieszkania, nie zaś osoby nieznanej z miejsca zamieszkania.

Istotny dla przedmiotowej sprawy jest przepis art. 7 kpa, zgodnie z którym w toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności i podejmują wszelkie kroki niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli.

W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, że organ administracji publicznej powinien sam zwrócić się do Wydziału Udostępniania Informacji, Departamentu Centralnych Ewidencji Państwowych MSWiA (ul Domaniewska 36/38, 02-672 Warszawa) ze zbioru PESEL i ogólnokrajowej ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Centralne Biuro Adresowe już nie istnieje). Prawdopodobnie organ administracji publicznej zwrócił się właśnie do w/w instytucji. Wydział Udostępniania Informacji, Departamentu Centralnych Ewidencji Państwowych MSWiA ma obowiązek udzielenia informacji na wniosek organu lub osoby mającej interes prawny. Jeżeli więc nie ustalono osób, o które skierował zapytanie organ administracji publicznej (jeżeli osób tych nie ma w bazie), Wydział Udostępniania Informacji obowiązany jest o tym zawiadomić wnioskodawcę pisemnie.

Zgodnie z art. 44 g ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, organy prowadzące zbiory meldunkowe, zbiór PESEL oraz ewidencję wydanych i utraconych dowodów osobistych, na pisemny wniosek zainteresowanej osoby, są zobowiązane wydać, w formie zaświadczenia, pełny odpis przetworzonych danych dotyczących tej osoby.

Dane ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych udostępnia się, o ile są one niezbędne do realizacji ich ustawowych zadań, następującym podmiotom:

1. organom administracji publicznej, sądom, prokuraturze; 

2. organom Policji, Straży Granicznej, Służbie Więziennej, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Żandarmerii Wojskowej, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu i strażom gminnym (miejskim); 

3. organom kontroli skarbowej i wywiadu skarbowego; 

4. państwowym i komunalnym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom - w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach; 

5. Polskiemu Czerwonemu Krzyżowi - w zakresie danych osób poszukiwanych. 

Dane, o których mowa powyżej, mogą być udostępnione:

1. osobom i jednostkom organizacyjnym - jeżeli wykażą w tym interes prawny; 

2. jednostkom organizacyjnym - jeżeli po ich wykorzystaniu w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej lub rynku, dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osób, których dane dotyczą; 

3. innym osobom i podmiotom - jeżeli uwiarygodnią one interes faktyczny w otrzymaniu danych i za zgodą osób, których dane dotyczą. 

Dane ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych udostępnia organ gminy. Dane, o których mowa powyżej, w odniesieniu do województwa udostępnia wojewoda. Dane ze zbioru PESEL oraz ogólnokrajowej ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych udostępnia minister właściwy do spraw wewnętrznych (Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji).

Organ rozpatrujący wniosek odmawia, w drodze decyzji administracyjnej, udostępnienia danych osobowych, jeżeli udostępnienie danych spowodowałoby naruszenie dóbr osobistych osoby, której dane dotyczą, lub innych osób. Od decyzji odmawiającej udostępnienia danych osobowych przysługuje odwołanie.

Jak więc wynika z powyższego organ administracji publicznej powinien w sposób wskazany powyżej uzyskać informacje o miejscu zamieszkania stron postępowania, a jeżeli tego nie uczyni, powinien wezwać Państwa do podania adresów zamieszkania stron postępowania. Dopiero na podstawie takiego wezwania organu administracji publicznej, będą Państwo mogli skierować wniosek o udostępnienie danych adresowych do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Może Pan również wskazać, iż krewna poszukiwanych osób (sąsiadka) posiada informacje co do miejsca ich zamieszania, wówczas organ administracji publicznej będzie mógł zwrócić się do niej o udzielenie wspomnianych informacji. Zgodnie z art. 50 § 1 kpa, organ administracji publicznej może wzywać osoby do udziału w podejmowanych czynnościach i do złożenia wyjaśnień lub zeznań osobiście, przez pełnomocnika lub na piśmie, jeżeli jest to niezbędne dla rozstrzygnięcia sprawy lub dla wykonywania czynności urzędowych.

W niniejszej sprawie konieczne może być ustalenie spadkobierców zmarłych współwłaścicieli. Należy więc ustalić czy było prowadzone postępowanie w sprawie stwierdzenia nabycia spadku po tych osobach i ich spadkobierców. W tej sytuacji organ prawdopodobnie wezwie Państwa do ustalenia takiej informacji. Jeżeli nie będą Państwo mogli tego ustalić, wówczas organ administracji publicznej powinien w pierwszej kolejności zwrócić się do urzędu stanu cywilnego (ostatniego miejsca zamieszkania współwłaściciela) o doręczenie pełnego odpisu aktu zgonu i na jego podstawie ustalić osobę, która zgłosiła zgon do urzędu. Po ustaleniu tej osoby, organ powinien zwrócić się do niej o wskazanie spadkobierców. Jeżeli osoba ta nie będzie w stanie udzielić takich informacji, wówczas organ administracji publicznej będzie zmuszony skierować do odpowiedniego sądu (właściwego ze względu na ostatnie miejsce zamieszkania zmarłego) zapytanie czy było prowadzone postępowania w sprawie stwierdzenia nabycia spadku. Na tej podstawie organ administracji publicznej powinien ustalić spadkobierców współwłaściciela.

Niestety przepisy kodeksu postępowania administracyjnego nie przewidują takiej instytucji, jak ustanowienie pełnomocnika/kuratora dla osoby nieznanej z miejsca zamieszkania.