Jak szybko ustalić kto jest spadkobiercą?

22.10.2012

Potrzeba zmian

Rozwiązania przyjęte w nowelizacji ustawy prawo o notariacie, kodeksu cywilnego oraz kodeksu postępowania cywilnego mają osiągnąć dwa zasadnicze cele. Z jednej strony zamierzeniem ustawodawcy było odciążenie, i tak już nadmiernie obciążonych sądów, od spraw, które nie są zbyt skomplikowane i mogą być także dokonywane na drodze pozasądowej. Z drugiej strony wprowadzone zmiany dają obywatelowi możliwość wyboru instytucji właściwej do stwierdzenia nabycia spadku czy też otwarcia i ogłoszenia testamentu.

Po wejściu w życie nowych przepisów cztery kategorie spraw spadkowych mogą być załatwiane przed sądem bądź notariuszem:

złożenie oświadczenia o przyjęciu czy też odrzuceniu spadku (art. 640 k.p.c.),
otwarcie i ogłoszenie testamentu (art. 649 § 1 k.p.c. po zmianach),
uzyskanie zaświadczenia o powołaniu wykonawcy testamentu (art. 665 k.p.c. po zmianach),
stwierdzenie nabycia spadku przez sąd albo notarialny akt poświadczenia dziedziczenia (art. 669 i dodany art. 669¹ k.p.c.).

Dzięki temu postępowanie spadkowe ma być znacznie szybsze i mniej sformalizowane. Dla prostoty i szybkości postępowania ma znaczenie przede wszystkim to, że, przykładowo, notarialne poświadczenie dziedziczenia będzie można uzyskać u każdego notariusza i w dowolnej miejscowości, w przeciwieństwie do postępowania sądowego, dla którego wyłącznie właściwym jest sąd spadku, czyli zasadniczo sąd ostatniego miejsca zamieszkania spadkodawcy.

Na czym polega notarialne poświadczenie dziedziczenia?

Instytucja pozasądowego poświadczenia prawa do spadku znana jest innym europejskim porządkom prawnym, m.in. prawu francuskiemu, belgijskiemu, holenderskiemu, hiszpańskiemu czy też portugalskiemu. Stanowi ona ułatwienie dochodzenia roszczeń spadkowych oraz przyśpieszenie postępowania w tym zakresie.

Zmiany wprowadzające niniejszą instytucję dotyczą wyłącznie spraw niespornych oraz przypadków dziedziczenia z ustawy i z mocy testamentów zwykłych, pozostawiając uczestnikom postępowania możliwość wyboru pomiędzy drogą postępowania sądowego a poświadczeniem dziedziczenia przed notariuszem.

Jeśli jednak uczestnicy nie będą zgodni co do okoliczności stwierdzenia nabycia spadku, niemożliwe będzie wydanie aktu poświadczenia dziedziczenia przez notariusza i jedyną drogą stwierdzenia nabycia spadku pozostanie uzyskanie takiego aktu na drodze postępowania sądowego. Niedopuszczalne jest także notarialne poświadczenie dziedziczenia dokonane na podstawie testamentów szczególnych (ustnego, wojskowego czy sporządzonego na statku powietrznym lub morskim). Wyłączenie powyższe będzie miało znaczenie głównie dla najbardziej popularnego testamentu szczególnego, jakim jest testament ustny, ze względu na konieczność przesłuchania świadków takiego testamentu i oceny złożonych przez nich zeznań przez sąd.

Tak stwierdzenie nabycia spadku jak i poświadczenie dziedziczenia nie może nastąpić przed upływem sześciu miesięcy od otwarcia spadku, chyba że wszyscy znani spadkobiercy złożyli już oświadczenia o przyjęciu lub o odrzuceniu spadku.

Postępowanie przed notariuszem dotyczące uzyskania aktu poświadczenia dziedziczenia będzie się składać z trzech etapów:

sporządzeniu protokołu dziedziczenia przy udziale wszystkich osób, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi,
sporządzeniu przez notariusza aktu poświadczenia dziedziczenia,
zarejestrowaniu przygotowanego przez notariusza i podpisanego przez uczestników aktu poświadczenia dziedziczenia w rejestrze prowadzonym przez Krajową Radę Notarialną w systemie informatycznym.

Ustawa nowelizująca wprowadza domniemanie, iż osoba, która uzyskała stwierdzenie nabycia spadku albo poświadczenie dziedziczenia, jest spadkobiercą. Przeciwko domniemaniu wynikającemu ze stwierdzenia nabycia spadku nie można powoływać się na domniemanie wynikające z zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia.

Względem osoby trzeciej, która nie rości sobie praw do spadku z tytułu dziedziczenia, spadkobierca może udowodnić swoje prawa wynikające z dziedziczenia tylko stwierdzeniem nabycia spadku albo zarejestrowanym aktem poświadczenia dziedziczenia.

Jeżeli ten, kto uzyskał stwierdzenie nabycia spadku albo poświadczenie dziedziczenia, lecz spadkobiercą nie jest, rozporządza prawem należącym do spadku na rzecz osoby trzeciej, osoba, na której rzecz rozporządzenie następuje, nabywa prawo lub zostaje zwolniona od obowiązku, chyba że działa w złej wierze.

Jak wynika z powyższego, notarialne poświadczenie dziedziczenia zostaje więc zrównane w swych skutkach z sądowym postanowieniem o stwierdzeniu nabycia spadku. Notariusz uzyskał tym samym możliwość dokonywania czynności zbliżonych (jednak nie tożsamych) z wydawaniem orzeczeń sądowych - jednakże tylko w tym, ograniczonym zakresie, jakim jest wydanie aktu wskazującego krąg spadkobierców.

Jaka jest procedura sporządzania pozasądowego poświadczenia praw do spadku?

Etap pierwszy

Przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz sporządza protokół dziedziczenia - przy udziale wszystkich osób, mogących być spadkobiercami ustawowymi bądź też testamentowymi, a także osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne.

. Jednocześnie notariusz poucza osoby biorące udział w spisywaniu protokołu o obowiązku ujawnienia wszelkich okoliczności objętych treścią protokołu oraz o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych oświadczeń. Adnotacja o dokonanym w tym zakresie pouczeniu powinna być zamieszczona w sporządzonym protokole.

Protokół dziedziczenia obejmuje w szczególności:

zgodne żądanie poświadczenia dziedziczenia złożone przez osoby biorące udział w spisywaniu protokołu,
oświadczenia o istnieniu lub nieistnieniu osób, które wyłączałyby znanych spadkobierców od dziedziczenia lub dziedziczyłyby wraz z nimi,
oświadczenia o znanych testamentach spadkodawcy lub braku takich testamentów,
oświadczenia, że w odniesieniu do spadku nie zostało uprzednio wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku i nie toczy się postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku ani nie został sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia,
oświadczenia, czy w skład spadku wchodzi gospodarstwo rolne oraz który spośród spadkobierców powołanych do spadku z ustawy odpowiada warunkom przewidzianym do dziedziczenia gospodarstwa rolnego (nie obowiązuje dla spadków otwartych o dniu 13 lutego 2001 roku),
oświadczenia, czy spadkodawca w chwili śmierci był cudzoziemcem lub, nie posiadając żadnego obywatelstwa, nie zamieszkiwał w Rzeczypospolitej Polskiej albo w skład spadku wchodzą prawa rzeczowe lub posiadanie nieruchomości położonej za granicą,
oświadczenia, czy były składane oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, czy zostało wydane orzeczenie dotyczące niegodności dziedziczenia oraz czy były zawierane umowy z przyszłym spadkodawcą w przedmiocie zrzeczenia się dziedziczenia po nim,
wzmiankę o pouczeniu przez notariusza o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

Dodatkowym elementem protokołu sporządzonego przez notariusza, jest oświadczenie o przyjęciu spadku (wprost bądź z dobrodziejstwem inwentarza) albo też o odrzuceniu spadku. Oświadczenia powyższe składane są w sytuacji, gdy od otwarcia spadku nie upłynęło 6 miesięcy oraz jeśli spadkobiercy nie złożyli wcześniej takich oświadczeń - w innym przypadku w akcie należy zamieścić wzmiankę o dacie, miejscu i treści złożonych przez poszczególnych spadkobierców oświadczeń o przyjęciu czy też odrzuceniu spadku.

Załącznikami do protokołu dziedziczenia są:

odpis aktu zgonu spadkodawcy,
odpisy aktów stanu cywilnego osób powołanych do spadku z ustawy,
inne dokumenty mogące mieć wpływ na ustalenie praw do spadku.

Jeśli dziedziczenie następuje na podstawie testamentu, spadkobiercy przedkładają notariuszowi testament, ten go otwiera i ogłasza. (chyba że otwarcie i ogłoszenie testamentu już nastąpiło). Z wskazanych czynności sporządza się protokół.

Notariusz odmawia sporządzenia aktu, jeżeli:

w stosunku do spadku został już uprzednio sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku,
w toku sporządzania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że przy jego sporządzeniu nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi albo istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte i ogłoszone,
wskutek braku małżonka spadkodawcy i krewnych powołanych do dziedziczenia z ustawy spadek przypada, jako spadkobiercy ustawowemu, gminie albo Skarbowi Państwa,
spadkodawca w chwili śmierci był cudzoziemcem lub, nie posiadając żadnego obywatelstwa, nie zamieszkiwał w Rzeczypospolitej Polskiej albo w skład spadku wchodzą prawa rzeczowe lub posiadanie nieruchomości położonej za granicą.

Etap drugi

Jeżeli notariusz nie ma wątpliwości co do osób spadkobierców oraz udziałów spadkowych, sporządza akt poświadczenia dziedziczenia.

Przepisy zmieniające ustawę o notariacie wskazują jakie elementy powinien zawierać taki akt. I tak elementami obligatoryjnymi notarialnego poświadczenia dziedziczenia są:

dzień, miesiąc i rok oraz miejsce sporządzenia aktu,
imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządziła osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych - nadto imię i nazwisko tej osoby,
imię i nazwisko spadkodawcy, imiona jego rodziców oraz jego numer PESEL,
datę i miejsce zgonu spadkodawcy oraz jego ostatnie miejsce zamieszkania,
wskazanie spadkobierców, którym spadek przypadł - imiona, nazwiska i imiona rodziców oraz datę i miejsce urodzenia osób fizycznych, a w przypadku osób prawnych - nazwę i siedzibę,
tytuł powołania do spadku i wysokość udziałów w spadku wraz ze wskazaniem w razie dziedziczenia ustawowego, czy spadkobierca był małżonkiem spadkodawcy, czy jego krewnym i w jakim stopniu, a w razie dziedziczenia testamentowego wraz z określeniem formy testamentu,
wskazanie spadkobierców dziedziczących gospodarstwo rolne podlegające dziedziczeniu z ustawy oraz ich udziały w nim (nie obowiązuje dla spadków otwartych o dniu 13 lutego 2001 roku),
wskazanie osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, oraz przedmiotów tych zapisów, chyba że osoby te nie chcą lub nie mogą być zapisobiercami,
powołanie protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu,
podpisy wszystkich biorących udział w spisywaniu protokołu dziedziczenia,
podpis notariusza,
adnotacja o dokonaniu rejestracji w systemie informatycznym Krajowej Rady Notarialnej.

Akt poświadczenia dziedziczenia powinien być podpisany przez wszystkich uczestników postępowania. Podpisy uczestników postępowania poświadczają wyrażenie przez nich zgody na sporządzoną przez notariusza treść aktu. Brak któregokolwiek z podpisów uniemożliwia ostateczne sporządzenie aktu - w takim przypadku jedyną drogą pozostanie sądowe stwierdzenie nabycia spadku.

Etap trzeci

Ostatnim etapem sporządzania notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia jest jego rejestracja w rejestrze prowadzonym przez Krajową Radę Notarialną w systemie informatycznym. Z chwilą rejestracji akt poświadczenia dziedziczenia staje się dokumentem zrównanym w swej mocy z sądowym postanowieniem o stwierdzeniu nabycia spadku. Okoliczność dokonania rejestracji winna być również uwidoczniona w akcie (numer i data wpisu).

Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia ma skutki prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku.

W związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa obrotu, w szczególności uniknięcia funkcjonowania w obrocie kilku poświadczeń dziedziczenia czy też pominięcia niektórych spadkobierców, nowelizacja przewiduje kilka mechanizmów zapobiegających wskazanym problemom.

Pierwszym jest obecność podczas sporządzania aktu poświadczenia dziedziczenia wszystkich spadkobierców, mogących być spadkobiercami ustawowymi i testamentowymi. Nieobecność któregokolwiek ze spadkobierców uniemożliwia sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia.

Drugim jest konieczność zgody na wydanie takiego aktu wszystkich stawających przed notariuszem. Brak zgody któregokolwiek ze spadkodawców skutkuje tym, iż jedynym sposobem stwierdzenia nabycia spadku jest droga sądowa.

Trzecim mechanizmem jest rejestracja notarialnego aktu poświadczenia dziedziczenia. Jeśli bowiem do rejestru wpłynie wniosek o rejestrację aktu dziedziczenia dotyczącego spadku, co do którego taki akt poświadczenia został już zarejestrowany, organ odmówi rejestracji.

Dokonując wpisu do rejestru, notariusz będzie posługiwał się bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu.

Sam rejestr będzie jawny, jednakże zakres danych ujawnionych nie będzie obejmował samego aktu poświadczenia dziedziczenia. Na żądanie sądów, prokuratur, izb i urzędów skarbowych oraz osób, które wykażą istnienie swego interesu prawnego, Krajowa Rada Notarialna będzie zobowiązana ujawnić pełny zakres danych zawartych w rejestrze.

Ustawa przewiduje ponadto możliwość uzupełnienia aktu poświadczenia dziedziczenia (w przypadku niewskazania spadkobierców dziedziczących gospodarstwo rolne - dla spadków otwartych do dnia 13 lutego 2001 roku lub osób, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne) oraz możliwość uchylenia tegoż aktu i wykreślenia go z rejestru.

Nowelizacja uprawnia sąd spadku do uchylenia notarialnego poświadczenia dziedziczenia w przypadku, gdy:

w odniesieniu do tego samego spadku zostało wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku
zarejestrowania dwa lub więcej aktów poświadczenia dziedziczenia w odniesieniu do tego samego spadku - w takim przypadku sąd na wniosek zainteresowanego uchyla wszystkie akty poświadczenia dziedziczenia i wydaje postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku,
przewiduje to ustawa - taka okoliczność zachodzi w sytuacji, gdy wskutek prawomocnego zatwierdzenia przez sąd uchylenia się od skutków prawnych oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, ulega zmianie krąg osób, co do których nabycie spadku zostało już stwierdzone albo zarejestrowany został akt poświadczenia dziedziczenia. Sąd po przeprowadzeniu rozprawy zmienia z urzędu postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku albo uchyla zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia i orzeka w tym przedmiocie.

W razie uchylenia zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia, sąd zawiadamia o tym notariusza, który uchylony akt sporządził, oraz Krajową Radę Notarialną, przesyłając odpisy wydanego orzeczenia.

Akt poświadczenia dziedziczenia winien zostać wymieniony we wniosku o podział majątku spadkowego.

Od dnia wejścia w życie ustawy przez postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku należy rozumieć także zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia. Jeżeli ustawa wyznacza początek lub koniec biegu terminu na dzień uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, należy rozumieć przez ten dzień również datę zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia.

Otwieranie i ogłaszanie testamentów, zaświadczenie o powołaniu wykonawcy testamentu - dalsze uprawnienia notariuszy

Nowelizacja wprowadziła także możliwość otwierania i ogłaszania testamentu przez notariusza. Notariusz może więc w świetle powyższego, otwierać i ogłaszać testamenty, jednakże o dokonanym otwarciu i ogłoszeniu testamentu zobowiązany jest zawiadomić nie tylko osoby, których rozrządzenia testamentowe dotyczą, oraz wykonawcę testamentu i kuratora spadku, ale także sąd spadku, przesyłając odpis sporządzonego protokołu z otwarcia i ogłoszenia testamentu.

Notariusz został także upoważniony do wydania osobie powołanej na wykonawcę testamentu na jej wniosek zaświadczenia, w którym wymieni imię, nazwisko, miejsce ostatniego zamieszkania oraz datę i miejsce śmierci spadkodawcy, imię, nazwisko i miejsce zamieszkania wykonawcy testamentu, jak również zamieści stwierdzenie, że dana osoba została powołana na wykonawcę testamentu. O wydanym zaświadczeniu notariusz zobowiązany jest powiadomić sąd.

Poszerzenie kompetencji referendarza sądowego

Na podstawie ustawy nowelizującej referendarze sądowi uzyskają uprawnienia do dokonywania wszelkich czynności w postępowaniu spadkowym, z wyłączeniem prowadzenia rozprawy, zabezpieczenia spadku oraz przesłuchania świadków testamentu ustnego. Referendarz nie będzie więc uprawniony do wydawania rozstrzygnięć, które mogą nastąpić lub następują po przeprowadzeniu rozprawy - tj. postanowienia o stwierdzeniu nabyciu spadku, postanowienia w przedmiocie działu spadku, postanowienia o wyjawieniu przedmiotów spadkowych, postanowienia zatwierdzające uchylenie się od skutków prawnych oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku.

Inne czynności, takie jak wydanie postanowienia o sporządzeniu spisu inwentarza, otwarcie i ogłoszenie testamentu, wydanie zaświadczenia wykonawcy testamentu, ustanowienie kuratora spadku czy zwolnienie z obowiązków wykonawcy testamentu, mogą w sądzie być wykonywane przez referendarzy sądowych.

Uchylenie obowiązku wyróżniania spadkobierców dziedziczących gospodarstwo rolne

Ustawa zmieniająca uchyliła także przepis art. 1066 Kodeksu cywilnego, nakazujący osobno wymienić spadkodawców dziedziczących gospodarstwo rolne oraz ich udziały w tym gospodarstwie. W stwierdzeniu nabycia spadku nie będą więc oni wyróżniani.

Zmiany w innych aktach prawnych

Ustawa wprowadza także niewielkie zmiany w innych aktach prawnych. I tak w ustawie z dnia dnia 13 lutego 1984 r. o funkcjach konsulów Rzeczypospolitej Polskiej w art. 19 po ust. 4 dodaje ust. 4a stanowiący, iż konsul nie może sporządzić aktu poświadczenia dziedziczenia, natomiast w ustawie z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego - jako konieczny element aktu zgonu wymienia numer PESEL zmarłego.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 24 sierpnia 2007 r. o zmianie ustawy - Prawo o notariacie oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2007, Nr 181, poz. 1287)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl