Termin inwentaryzacji w spółce z o.o.

Odpowiedź prawnika: Termin inwentaryzacji w spółce z o.o.

Za rok obrotowy uznaje się rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany także do celów podatkowych. Jednostki mają obowiązek przeprowadzenia na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji:

1. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,  

2. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,  

3. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.

Spełnienie tego obowiązku umożliwia realizację zasady prawdziwego i wiernego obrazu, będącej nadrzędną zasadą rachunkowości. Inwentaryzacja pozwala bowiem ustalić rzeczywiste stany składników aktywów i pasywów na ostatni dzień roku obrotowego, który jest zarazem momentem bilansowym, czyli datą, na którą jest sporządzane sprawozdanie finansowe. 

Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

Ww. termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

1. składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym,  

2. zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - przeprowadzono raz w ciągu 2 lat,  

3. środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat,  

4. zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - przeprowadzono raz w roku, 

5. zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - przeprowadzono raz w roku. 

Zatem nie jest naruszeniem obowiązującego terminu inwentaryzacji na ostatni dzień roku, jeżeli zostanie ona przeprowadzona w okresie od 3 miesięcy przed datą ostatniego dnia roku obrotowego do 15 dnia następnego roku obrotowego - tylko w wypadku wszystkich składników aktywów poza (oprócz): 

• aktywami pieniężnymi, 

• papierami wartościowymi, 

• produktami w toku produkcji, 

• materiałami i towarów, których wartość na dzień zakupu jest odnoszona w koszty, 

• produktami gotowymi, których wartość w momencie wytworzenia jest zaliczana do kosztów wytworzenia sprzedanych produktów. 

Jeśli więc koniec roku obrotowego jest zgodny z końcem roku kalendarzowego, tj. 31 grudnia, to inwentaryzację tych składników należy rozpocząć nie wcześniej niż od 1 października danego roku obrotowego, a zakończyć nie później niż do 15 stycznia następnego roku. Wybranie z tego okresu innej daty inwentaryzacji niż koniec roku obrotowego stwarza jednak konieczność uwzględnienia przychodów i rozchodów danego składnika, które miały miejsce między datą inwentaryzacji (w drodze spisu z natury lub potwierdzenia salda) a dniem ustalenia stanu według ksiąg rachunkowych, a ustalenie stanu księgowego nie może nastąpić po dniu bilansowym.

Inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub upadłości. W przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, strony mogą w drodze umowy pisemnej odstąpić od inwentaryzacji.

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Sprawozdanie finansowe (składające się z trzech zasadniczych części, obowiązkowych dla wszystkich prowadzących księgi, tj. bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej) sporządza się natomiast na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na inny dzień bilansowy. Księgi rachunkowe zamyka się przy tym m.in. na dzień kończący rok obrotowy - nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia.