Udostępnienie dokumentów z archiwum państwowego

18.2.2009

Pytanie:

"Złożyłem i opłaciłem wniosek o doszukanie w archiwum państwowym aktów notarialnych dokumentujących przekazanie mi gospodarstwa rolnego przez mojego ojca. Jeden z odszukanych aktów dokumentuje przekazanie darowizną części gruntów przez ojca mojej siostrze. Chciałbym go również uzyskać w odpisie, bo będzie niezbędny w postępowaniu spadkowym. Czy mam prawo żądać wydania odpisu aktu w którym nie figuruję? Czy archiwum państwowe może mi odmówić? Jakie przepisy to regulują?"

Odpowiedź prawnika: Udostępnienie dokumentów z archiwum państwowego

Kwestię udostępniania materiałów archiwalnych reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.

Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego podmiotu. Zgłoszenie składa się do organu, któremu jest podporządkowane archiwum wyodrębnione. Zgłoszenie powinno zawierać:

imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji - jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały archiwalne - jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna;
wskazanie materiałów archiwalnych lub określenie tematu, którego one dotyczą;
określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych;
proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych.

Materiały archiwalne dotyczące osób fizycznych udostępnia się w pełnym zakresie tym osobom do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi. Materiały archiwalne zawierające chronione dane osobowe osób trzecich, są udostępniane po anonimizacji tych danych. Materiały archiwalne udostępnia się po okazaniu przez zgłaszającego lub wnioskodawcę dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Jeżeli zgłaszający lub wnioskodawca podjął lub podejmuje czynności zagrażające bezpieczeństwu i integralności udostępnionych materiałów archiwalnych, organ, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona może pisemnie:

wyłączyć możliwość korzystania z materiałów archiwalnych przez zgłaszającego;
cofnąć wnioskodawcy zgodę na korzystanie z materiałów archiwalnych.

Udostępnianie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze względu na:

ich zły stan fizyczny;
brak środków ewidencyjno-informacyjnych;
potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych przez jednostkę organizacyjną przy wykonywaniu jej ustawowych zadań.

Udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową wymaga pisemnej zgody organu, któremu jest podporządkowane archiwum.

Zespół prawników
e-prawnik.pl

Odpowiedź prawnika: Udostępnienie dokumentów z archiwum państwowego

Komentarze