Udostępnienie dokumentów z archiwum państwowego

Odpowiedź prawnika:

KwestiÄ™ udostÄ™pniania materiaÅ‚ów archiwalnych reguluje rozporzÄ…dzenie Rady Ministrów z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie sposobu i trybu udostÄ™pniania materiaÅ‚ów archiwalnych znajdujÄ…cych siÄ™ w archiwach wyodrÄ™bnionych.

MateriaÅ‚y archiwalne udostÄ™pnia siÄ™ na podstawie pisemnego zgÅ‚oszenia zainteresowanego podmiotu. ZgÅ‚oszenie skÅ‚ada siÄ™ do organu, któremu jest podporzÄ…dkowane archiwum wyodrÄ™bnione. ZgÅ‚oszenie powinno zawierać:

1. imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji - jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;

2. nazwÄ™ i siedzibÄ™ osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadajÄ…cej osobowoÅ›ci prawnej oraz imiÄ™ i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamoÅ›ci osoby upoważnionej, której majÄ… być udostÄ™pnione materiaÅ‚y archiwalne - jeżeli zgÅ‚oszenie skÅ‚ada osoba prawna lub jednostka organizacyjna;

3. wskazanie materiaÅ‚ów archiwalnych lub okreÅ›lenie tematu, którego one dotyczÄ…;

4. okreÅ›lenie celu udostÄ™pnienia materiaÅ‚ów archiwalnych;

5. proponowany sposób udostÄ™pnienia materiaÅ‚ów archiwalnych.

MateriaÅ‚y archiwalne dotyczÄ…ce osób fizycznych udostÄ™pnia siÄ™ w peÅ‚nym zakresie tym osobom do celów wÅ‚asnych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów paÅ„stwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiaÅ‚ach lub innych informacji podlegajÄ…cych ograniczonemu dostÄ™powi. MateriaÅ‚y archiwalne zawierajÄ…ce chronione dane osobowe osób trzecich, sÄ… udostÄ™pniane po anonimizacji tych danych. MateriaÅ‚y archiwalne udostÄ™pnia siÄ™ po okazaniu przez zgÅ‚aszajÄ…cego lub wnioskodawcÄ™ dokumentu potwierdzajÄ…cego tożsamość.

Jeżeli zgÅ‚aszajÄ…cy lub wnioskodawca podjÄ…Å‚ lub podejmuje czynnoÅ›ci zagrażajÄ…ce bezpieczeÅ„stwu i integralnoÅ›ci udostÄ™pnionych materiaÅ‚ów archiwalnych, organ, któremu jest podporzÄ…dkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona może pisemnie:

1. wyÅ‚Ä…czyć możliwość korzystania z materiaÅ‚ów archiwalnych przez zgÅ‚aszajÄ…cego;

2. cofnąć wnioskodawcy zgodÄ™ na korzystanie z materiaÅ‚ów archiwalnych.

UdostÄ™pnianie materiaÅ‚ów archiwalnych może zostać ograniczone ze wzglÄ™du na:

1. ich zły stan fizyczny;

2. brak Å›rodków ewidencyjno-informacyjnych;

3. potrzebÄ™ wykorzystania materiaÅ‚ów archiwalnych przez jednostkÄ™ organizacyjnÄ… przy wykonywaniu jej ustawowych zadaÅ„.

UdostÄ™pnienie materiaÅ‚ów archiwalnych zawierajÄ…cych informacje niejawne stanowiÄ…ce tajemnicÄ™ paÅ„stwowÄ… lub sÅ‚użbowÄ… wymaga pisemnej zgody organu, któremu jest podporzÄ…dkowane archiwum.