Pełnomocnictwo pracownika do podpisywania dokumentów kadrowych

Pytanie klienta:

""Pracodawca zagraniczny, przebywający stale poza miejscem wykonywania pracy pracowników, chciałby upoważnić jednego z pracowników do podpisywania dokumentów w jego imieniu. Czy pracodawca może upoważnić pracownika, np. osobę zarządzającą zakładem pracy, do podpisywania dokumentów kadrowych w imieniu pracodawcy? Czy mogą to być wszystkie dokumenty: umowy o pracę, informacje dla pracownika, wnioski urlopowe, wypowiedzenia i świadectwa pracy czy może jest zamknięty katalog dokumentów? Jak powinno wyglądać takie upoważnienie?""

Odpowiedź prawnika:

Podstawa prawna upoważnienia pracownika

Zgodnie z art. 31 § 1 Kodeksu pracy, za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. To oznacza, że pracodawca ma pełne prawo do wyznaczenia pracownika do wykonywania czynności kadrowych w jego imieniu.

Najważniejsze ustalenia

Pracodawca może upoważnić jednego ze swoich pracowników do zawierania umów o pracę oraz do wykonywania wszelkich czynności związanych ze stosunkiem pracy osób zatrudnionych w danym zakładzie pracy. Katalog tych czynności nie jest zamknięty.

Zakres uprawnień - co można delegować?

Pełnomocnictwo może obejmować szeroki zakres czynności związanych z prawem pracy, w tym:

Dokumenty zatrudnienia

Zawieranie umów o pracę, aneksów do umów, ustalanie warunków zatrudnienia i wynagrodzenia

Zarządzanie urlopami

Ustalanie z pracownikami planów urlopów, zatwierdzanie wniosków urlopowych, udzielanie urlopów

Rozwiązywanie umów

Wypowiadanie umów o pracę, rozwiązywanie umów za porozumieniem stron, wystawianie świadectw pracy

Administracja kadrowa

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej, wydawanie zaświadczeń, komunikacja z ZUS i urzędami

Rodzaje upoważnień w praktyce

Upoważnienie ogólne (generalne)

Pełnomocnictwo rodzajowe skupia na sobie konkretny rodzaj czynności, które pełnomocnik ma prawo wykonywać w imieniu mocodawcy (np. pełnomocnictwo do podpisywania umów czy zatrudniania pracowników). 

Upoważnienie szczegółowe

Możliwe jest również udzielenie upoważnienia do konkretnych, określonych czynności - na przykład tylko do prowadzenia spraw urlopowych lub tylko do zawierania umów z określoną grupą pracowników.

Uwaga prawna

Upoważnienie oznacza, że pracodawca uprawnia pracownika do zrobienia czegoś w jego imieniu. Udzielenie go oznacza dużą dozę zaufania ze strony mocodawcy i wiąże się z bezpośrednią korzyścią dla niego. Wszystkie konsekwencje działań upoważnionego pracownika spadają na pracodawcę.

Wymogi formalne pełnomocnictwa

1
Forma pisemna

Pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie pisemnej. W przypadku niektórych czynności wymagana może być forma szczególna.

2
Określenie stron

Dokument musi zawierać pełne dane pracodawcy-mocodawcy oraz pracownika-pełnomocnika (imię, nazwisko, dane do identyfikacji).

3
Precyzyjny zakres uprawnień

Należy jasno określić, do jakich czynności pracownik jest upoważniony. Może to być katalog otwarty z przykładowymi czynnościami.

4
Podpis i data

Pełnomocnictwo musi być podpisane przez pracodawcę i opatrzone datą wystawienia. W przypadku firm konieczna jest również pieczątka.

Wzór pełnomocnictwa kadrowego

Przykład pełnomocnictwa generalnego

PEŁNOMOCNICTWO

Na podstawie art. 31 § 1 Kodeksu pracy, ja [Imię i nazwisko pracodawcy/Nazwa firmy], z siedzibą w [adres], NIP: [numer], wyznaczam Panią/Pana [Imię i nazwisko pracownika], pełniącą/pełniącego funkcję [stanowisko], do dokonywania w moim imieniu następujących czynności w sprawach z zakresu prawa pracy:

  • zawierania umów o pracę i aneksów do umów
  • rozwiązywania umów o pracę, w tym wypowiadania umów
  • ustalania warunków pracy i wynagrodzenia
  • zarządzania urlopami wypoczynkowymi
  • wystawiania świadectw pracy i zaświadczeń
  • prowadzenia korespondencji z ZUS, urzędami skarbowymi i innymi instytucjami
  • oraz innych czynności związanych ze stosunkiem pracy pracowników

Pełnomocnictwo obowiązuje od dnia [data] do odwołania.

Data: [data]
Podpis: [podpis pracodawcy]
[Pieczątka firmy]

Kluczowe zagadnienia prawne

Czy pracownik może udzielić dalszego pełnomocnictwa?

Osoba upoważniona ma prawo udzielać pełnomocnictwa innym osobom do poszczególnych czynności wynikających z jej umocowania, chyba że pełnomocnictwo wyraźnie tego zabrania.

Odpowiedzialność za działania pełnomocnika

Pracodawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszystkie czynności prawne dokonane przez upoważnionego pracownika w ramach udzielonego mu pełnomocnictwa. Dlatego tak ważne jest precyzyjne określenie zakresu uprawnień.

Ważne ograniczenia

Nie ma możliwości udzielenia generalnego pełnomocnictwa, które obejmowałoby wykonywanie wszystkich czynności w imieniu mocodawcy (zarówno zwykłego zarządu, jak i te przekraczające ich zakres). Niektóre decyzje muszą pozostać w gestii pracodawcy.

Praktyczne wskazówki

Dla pracodawców zagranicznych

W przypadku pracodawców zagranicznych, którzy stale przebywają poza miejscem wykonywania pracy przez pracowników, udzielenie pełnomocnictwa kadrowego jest nie tylko możliwe, ale często konieczne dla sprawnego funkcjonowania zakładu pracy.

Wybór odpowiedniej osoby

Powinno to być osoba, która dysponuje prawem do wykonywania danej czynności i tym samym do udzielania pełnomocnictwa. Najczęściej jest to kierownik działu kadr, dyrektor zakładu lub inna osoba na kierowniczym stanowisku.

Okresowa weryfikacja uprawnień

Zaleca się regularne (co najmniej raz w roku) przeglądy udzielonych pełnomocnictw i ich ewentualną aktualizację w związku ze zmianami organizacyjnymi lub prawnymi.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Zbyt ogólne sformułowania

Unikaj zapisów typu "do wszystkich czynności" - precyzyjnie określ zakres uprawnień

Brak formy pisemnej

Ustne upoważnienia mogą prowadzić do sporów, a w niektórych przypadkach są nieważne

Niewłaściwa osoba

Upewnij się, że upoważniana osoba ma odpowiednie kwalifikacje i zaufanie

Brak daty ważności

Określ okres obowiązywania lub zastrzeż możliwość odwołania

Podsumowanie

Pracodawca ma pełne prawo upoważnić pracownika do podpisywania dokumentów kadrowych w swoim imieniu. Katalog czynności, które mogą być delegowane, nie jest zamknięty i może obejmować praktycznie wszystkie aspekty zarządzania kadrami - od zawierania umów o pracę, przez zarządzanie urlopami, aż po wypowiadania umów i wystawianie świadectw pracy.

Kluczowe jest zachowanie formy pisemnej pełnomocnictwa oraz precyzyjne określenie zakresu uprawnień. Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne dla pracodawców zagranicznych lub prowadzących działalność w wielu lokalizacjach.

Kluczowe korzyści

Właściwie sporządzone pełnomocnictwo kadrowe pozwala na sprawne funkcjonowanie zakładu pracy nawet przy nieobecności pracodawcy, zapewniając ciągłość procesów HR i zgodność z przepisami prawa pracy.

Michał Włodarczyk - Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.