Urlop szkoleniowy na przygotowanie i obronę pracy dyplomowej - kiedy się należy?

Pytanie klienta:

""Mam zatrudnionego studenta na umowę o pracę na pełny etat. Proszę mi napisać czy przysługuje pracownikowi dodatkowy urlop na obronę pracy magisterskiej?""

Odpowiedź prawnika:

Aktualne przepisy prawne dotyczące urlopu szkoleniowego

Kwestie związane z zadanym pytaniem regulują obecnie artykuły 103(1)-103(6) Kodeksu pracy, które od 2010 roku zastąpiły wcześniejsze rozporządzenie w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Kluczowa zasada: Urlop szkoleniowy przysługuje wyłącznie pracownikom, którzy podnoszą kwalifikacje zawodowe za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy.

Warunki uzyskania urlopu szkoleniowego

1. Zgoda pracodawcy

Pracownik musi otrzymać pisemną zgodę pracodawcy na podjęcie studiów lub pracodawca sam musi skierować pracownika do nauki. Zgoda może być udzielona również w trakcie już trwających studiów.

2. Związek z pracą

Podejmowane studia powinny być związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przydatnych w wykonywanej pracy.

3. Umowa o pracę

Uprawnienie przysługuje wyłącznie osobom zatrudnionym na umowie o pracę (nie dotyczy umów cywilnoprawnych).

Wymiar urlopu szkoleniowego w 2025 roku

Zgodnie z art. 103(2) § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy w następującym wymiarze:

6 dni roboczych

  • Egzaminy eksternistyczne
  • Egzamin maturalny
  • Egzamin potwierdzający kwalifikacje zawodowe lub egzamin zawodowy

21 dni roboczych

  • W ostatnim roku studiów
  • Na przygotowanie pracy dyplomowej
  • Przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Uwaga: Urlop szkoleniowy na pracę dyplomową nie przysługuje w przypadku studiów podyplomowych, które kończą się jedynie pracą końcową lub egzaminem końcowym.

Sytuacja pracownika studiującego bez zgody pracodawcy

Pracownikowi podejmującemu naukę bez skierowania lub zgody pracodawcy nie przysługuje płatny urlop szkoleniowy. W takiej sytuacji może on jedynie ubiegać się o:

  • Urlop bezpłatny - na zasadzie porozumienia z pracodawcą
  • Zwolnienie z części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia
  • Wykorzystanie urlopu wypoczynkowego na potrzeby związane ze studiami

Okres bezpłatnego urlopu wlicza się do okresu zatrudnienia w zakresie wszelkich uprawnień pracowniczych wynikających z Kodeksu pracy.

Procedura ubiegania się o urlop szkoleniowy

Złożenie wniosku

Pracownik musi złożyć pisemny wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego przed planowanym terminem egzaminu/obrony.

Dokumenty

Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające konieczność urlopu (harmonogram egzaminów, zaświadczenie z uczelni).

Termin wykorzystania

Urlop musi być wykorzystany w czasie związanym z egzaminem - jeśli pracownik go nie wykorzysta, przepada.

Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy

Za czas urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje pełne prawo do wynagrodzenia, obliczanego według zasad obowiązujących przy urlopie wypoczynkowym. Urlop szkoleniowy nie pomniejsza przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego.

Dodatkowe korzyści: Pracodawca może również pokryć koszty czesnego, podręczników, dojazdów czy zakwaterowania - takie świadczenia są zwolnione z podatku dochodowego.

Umowa szkoleniowa

Pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę szkoleniową określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowę zawiera się na piśmie. (art. 103(4) Kodeksu pracy). Umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych niż przepisy Kodeksu pracy.

Nie ma obowiązku zawarcia umowy, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Jak stanowi art. 103(5) k.p.pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

    1) który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,

    2) z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, o której mowa w art. 1034, nie dłuższym niż 3 lata,

    3) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 943,

    4) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 943, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach

- jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Podsumowanie

Czy pracownikowi (studentowi) przysługuje płatny urlop szkoleniowy na obronę pracy magisterskiej zależy od tego, czy otrzymał zgodę pracodawcy na podjęcie studiów. Z urlopem wiąże się również obowiązek wykorzystania go w odpowiednim czasie - w przeciwnym razie uprawnienie przepada.

Michał Włodarczyk - Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.