Usługi hotelowe a koszty

Odpowiedź prawnika: Usługi hotelowe a koszty

Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych możliwość zaliczenia wydatków na noclegi w hotelach lub pensjonatach pracodawcy i pracowników wykonujących pracę poza siedzibą firmy nie jest limitowana kwotowo, a wydatek powinien być udokumentowany fakturą VAT lub rachunkiem. W przypadku pracowników warto jednak pamiętać o zasadach dotyczących zwolnień z podatku dochodowego u pracowników otrzymanych przez niego należności z tytułu podróży służbowej (zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas: podróży służbowej pracownika lub podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13).

Dla uznania za koszt uzyskania przychodów wydatków z tytułu podróży służbowej nie jest konieczne, aby podróż była udokumentowana delegacją służbową. Jak z definicji podróży służbowej wynika, ma ona być wykonana na polecenie pracodawcy. To na podatniku ciąży obowiązek wykazania, że zlecił podróż służbową i odbyta przez pracownika podróż ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W związku z tym podatnik ma obowiązek sporządzenia dokumentu, który potwierdzałby ww. fakty. Polecenie wyjazdu służbowego może być takim dokumentem. Stanowić zatem będzie podstawę uprawdopodobnienia, iż wydatki związane z wykonaniem zadania określonego przez pracodawcę mają związek z prowadzoną przez niego działalnością i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na osiągane przez niego przychody. Zatem brak polecenia wyjazdu służbowego bądź dowodu wewnętrznego, na którym podatnik dokonał rozliczenia kosztów podróży służbowej, może stanowić podstawę do nieuznania wydatków z nią związanych za koszt uzyskania przychodu. Wobec powyższego, polecenie wyjazdu służbowego winno dokumentować każdą podróż służbową (tak: informacja Urzędu Skarbowego w Rawiczu z dnia 15 lipca 2004 r., sygn. PD-4150/3/040).