Zły numer faktury sprzedaży

Odpowiedź prawnika: Zły numer faktury sprzedaży

Zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT".

Faktury VAT wystawiane przez danego podatnika mają mieć zatem kolejne numery, co ma cel porządkujący. Czy numeracja będzie ciągła w skali roku czy miesiąca zależy od podatnika i ilości wystawianych przez niego faktur. Wydaje się, iż nie powinno być kwestionowanie zachowanie ciągłości ani w skali miesiąca, ani w skali roku. Zarówno bowiem jeśli faktura będzie miała numer 25/2008 (jako dwudziesta piąta faktura w 2009 roku), czy też jako 5/02/2008 (jako piata faktura w lutym 2008 r.) możliwe będzie ustalenie kolejności wystawianych faktur VAT.

Tej pewności co do możliwości ustalenia kolejności wystawiania poszczególnych faktur VAT nie daje sytuacja, gdy podatnik będzie odrębnie numerował faktury dla poszczególnych Klientów. Powyższy przepis rozporządzenia również nie daje takiego prawa, gdyż mówi o kolejnej numeracji wszystkich faktur VAT. Wydaje się zatem, iż przyjęcie numeracji faktur odrębnie dla każdego Klienta nie jest dopuszczalne. Raczej nie będzie również prawidłowe rozszerzanie numeru faktury o dodatkowy numer kontrahenta. Oczywiście faktura może zawierać dodatkową pozycję "kod kontrahenta", ale powinna to być odrębna pozycja, a nie numer w ramach numeru faktury.

Źle wystawionych faktury sprzedaży, tzn. zawierających zły numer faktury, sprzedawca nie może korygować poprzez notę korygującą, gdyż zgodnie z § 18 ust. 1 wskazanego wyżej rozporządzenia tylko nabywca towaru lub usługi (a nie sprzedawca), który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 9 ust. 1 pkt 5-12, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą. W przypadku stwierdzenia pomyłki w numerze faktury VAT sprzedawca może wystawić fakturę korygującą (zgodnie z § 17 ust. 1 wskazanego wyżej rozporządzenia).

Warto również zapoznać się z poradą: Faktury i noty korygujące oraz duplikaty faktur