Odpowiedź prawnika: Przechowywanie dokumentacji szkoleń BHP pracownika
Zgodnie z treścią artykułu 237[3] kodeksu pracy nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Bowiem pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę. Z kolei artykuł 237[4] paragraf 3 stanowi, iż pracownik jest obowiązany potwierdzić na piśmie zapoznanie się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Z opisanego stanu faktycznego wynika, iż wszystkich tych obowiązków narzuconych przez ustawodawcę Pani jako pracodawca dopełniła. Jak dotąd postępowanie Pani jest prawidłowe. Co do przechowywania dokumentacji BHP przez pracodawcę, to to także określają przepisy, jednak już nie samego kodeksu, ale Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie szczegółowych zasad szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z jego postanowieniami pracodawcy prowadzący działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz jednostki organizacyjne uprawnione do prowadzenia takiej działalności na podstawie odrębnych przepisów, powinni zapewnić – między innymi - właściwy przebieg szkolenia i doskonalenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz prowadzenie dokumentacji w postaci programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów z przebiegu egzaminów i rejestrów wydanych zaświadczeń. Wynika więc z tego, iż z mocy samego rozporządzenia firma, która prowadzi u Pani w zakładzie szkolenie BHP, uprawniona i zobowiązana zarazem jest do prowadzenia – pośród szeregu innych dokumentów – także dzienników zajęć. Na tej podstawie twierdzimy, iż prawidłowe było postępowanie poprzedniej firmy szkoleniowej. Gdyż listy obecności mogły być przechowywane przez firmę szkoleniową. Powołane powyżej rozporządzenie stanowi także, iż szkolenie wstępne podstawowe oraz szkolenie okresowe powinno być zakończone egzaminem sprawdzającym przyswojenie przez uczestników szkolenia wiadomości objętych programem szkolenia oraz umiejętności wykonywania lub organizowania pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
Egzamin przeprowadza organizator szkolenia. Ukończenie przez pracowników rodzajów szkolenia powinno być potwierdzone zaświadczeniem wydanym przez organizatora szkolenia, według wzoru określonego w odrębnych przepisach. Odpis zaświadczenia powinien być przechowywany w aktach osobowych pracownika. Szkolenie wstępne przeprowadzane jest według programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk (zawodów) i obejmuje: 1) szkolenie wstępne ogólne (instruktaż ogólny), 2) szkolenie wstępne na stanowisku pracy (instruktaż stanowiskowy), 3) szkolenie wstępne podstawowe (szkoleniem podstawowe). Instruktaż stanowiskowy powinien być zakończony sprawdzianem wiadomości i umiejętności z zakresu wykonywania pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, stanowiącym podstawę dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Odbycie przez pracownika instruktażu ogólnego i instruktażu stanowiskowego powinno być potwierdzone przez pracownika na piśmie oraz odnotowane w aktach osobowych pracownika. Nie sposób pominąć jeszcze jednego aktu prawnego w opisanym przypadku. Chodzi o Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z jego treścią w części A (czyli zbiorze dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie) powinno znaleźć się pośród innych zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
