Pytanie klienta:
Odpowiedź prawnika:
Termin zgłoszenia zmiany nazwy firmy
Zmianę nazwy jednoosobowej działalności gospodarczej należy zgłosić do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Jest to obowiązek wynikający z przepisów ustawy o CEIDG i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.
Uwaga! Brak zgłoszenia zmiany w terminie może skutkować nałożeniem grzywny od 20 zł do nawet 5000 zł. Ponadto nieaktualne dane mogą powodować problemy w kontaktach z kontrahentami oraz instytucjami państwowymi.
Procedura zmiany nazwy firmy krok po kroku
Krok 1: Wypełnienie wniosku CEIDG-1
W rubryce "Rodzaj wniosku" zaznacz opcję "Wniosek o zmianę wpisu w CEIDG" oraz podaj datę powstania zmiany. Wypełnij rubrykę 06 "Firma przedsiębiorcy" wpisując nową nazwę firmy.
Krok 2: Złożenie wniosku
Wniosek możesz złożyć na trzy sposoby:
- Online - przez portal biznes.gov.pl (wymaga Profilu Zaufanego, e-podpisu lub logowania przez bankowość elektroniczną)
- Osobiście - w dowolnym urzędzie miasta lub gminy
- Pocztą - przesyłając list polecony do urzędu gminy
Krok 3: Weryfikacja i wpis
System CEIDG automatycznie weryfikuje dane. Zmiana wpisu następuje nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu wniosku, jeśli jest to jedyny wniosek przetwarzany w danym momencie.
Nowość 2025: Obowiązek podania adresu do e-Doręczeń (ADE)
Ważna zmiana od 1 lipca 2025!
Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, którzy po 30 czerwca 2025 roku chcą dokonać jakiejkolwiek zmiany wpisu (w tym zmiany nazwy firmy), muszą podać adres do e-Doręczeń (ADE). Jest to obowiązkowe dla wszystkich aktualizacji danych.
Możesz:
- Utworzyć adres do e-Doręczeń bezpośrednio w CEIDG (bezpłatnie)
- Wskazać istniejący adres u Kwalifikowanego Dostawcy Usług (KDU)
Zasada "jednego okienka" - automatyczne powiadomienie instytucji
Dzięki systemowi CEIDG nie musisz samodzielnie informować wszystkich instytucji o zmianie. CEIDG automatycznie przekazuje zaktualizowane dane do:
Urząd Skarbowy
Dane są przekazywane automatycznie najpóźniej w dniu roboczym następującym po dniu dokonania wpisu w CEIDG.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)
Informacja o zmianie przekazywana jest automatycznie przez system CEIDG.
Główny Urząd Statystyczny (GUS)
Aktualizacja danych w rejestrze REGON następuje automatycznie.
KRUS
Jeśli opłacasz składki do KRUS, dane również zostaną automatycznie przekazane.
Co z Sanepid i PIP?
Aktualne przepisy nie wymagają odrębnego powiadamiania Sanepidu czy PIP o zmianie nazwy firmy. Jeżeli prowadzisz działalność regulowaną wymagającą koncesji lub zezwolenia, CEIDG automatycznie przekazuje informacje o zmianach do właściwych rejestrów działalności regulowanej.
Powiadomienie banku i kontrahentów
O zmianie nazwy firmy wskazane jest poinformowanie:
- Banku - w którym posiadasz rachunek firmowy (zgodnie z procedurą danego banku)
- Stałych kontrahentów - m.in aby wystawiali faktury z aktualną nazwą firmy i uniknąć konieczności wystawiania not korygujących
- Pracowników - w sposób zwyczajowo przyjęty w firmie (zmiana nazwy nie wymaga aneksowania umów o pracę)
Faktury przed i po zmianie nazwy
Faktury wystawione przed zmianą
Nie wymagają korekty. Faktury zawierające starą nazwę firmy pozostają ważne, ponieważ zawierają imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz poprawny NIP.
Faktury wystawiane po zmianie
Muszą zawierać nową nazwę. Od momentu dokonania zmiany w CEIDG wszystkie nowe faktury i dokumenty powinny zawierać zaktualizowaną nazwę firmy zgodną ze stanem faktycznym.
Ważne dla faktur zakupowych! Jeśli kontrahent wystawi Ci fakturę ze starą nazwą firmy już po dokonaniu zmiany, konieczne będzie wystawienie noty korygującej lub wystosowanie prośby do kontrahenta o wystawienie faktury korygującej. Dlatego warto poinformować kontrahentów o zmianie z wyprzedzeniem.
Pieczątki i dokumenty firmowe
Z praktycznego punktu widzenia najlepiej zmienić pieczątkę wraz ze zmianą nazwy w CEIDG. Po dokonaniu aktualizacji wpisu wszystkie nowe dokumenty, faktury i korespondencja powinny zawierać aktualną nazwę firmy.
Nie ma przepisów pozwalających na używanie pieczątki imiennej jako alternatywy dla pełnej nazwy firmy. Na dokumentach musi widnieć pełna nazwa firmy obejmująca imię i nazwisko przedsiębiorcy.
Koszty zmiany nazwy firmy
Zmiana nazwy firmy jest całkowicie bezpłatna.
Nie pobiera się żadnych opłat za:
- Złożenie wniosku CEIDG-1 o zmianę wpisu
- Dokonanie wpisu zmiany w CEIDG
- Automatyczne przekazanie danych do US, ZUS, GUS i KRUS
- Utworzenie adresu do e-Doręczeń (ADE) w systemie CEIDG
Wyjątek: Jeśli składasz wniosek papierowy przez pełnomocnika, opłata skarbowa za pełnomocnictwo wynosi 17 zł.
Podsumowanie terminów
| Instytucja | Termin zgłoszenia | Sposób zgłoszenia |
|---|---|---|
| CEIDG | 7 dni od zmiany | Wniosek CEIDG-1 (online, osobiście lub pocztą) |
| Urząd Skarbowy | Automatycznie | CEIDG przekazuje dane automatycznie |
| ZUS | Automatycznie | CEIDG przekazuje dane automatycznie |
| GUS (REGON) | Automatycznie | CEIDG przekazuje dane automatycznie |
| Bank | Niezwłocznie | Bezpośrednie powiadomienie banku |
| Kontrahenci | Jak najszybciej | Pisemne powiadomienie lub e-mail |
Praktyczne wskazówki
- Sprawdź unikalność nazwy - przed zmianą upewnij się, że nowa nazwa nie jest zajęta przez inny podmiot w Twojej branży
- Zaplanuj zmianę z wyprzedzeniem - najlepiej dokonać zmiany w CEIDG na początku miesiąca lub w okresie mniejszej liczby transakcji
- Poinformuj klientów - oprócz kontrahentów warto poinformować o zmianie także swoich klientów (np. na stronie internetowej, w mediach społecznościowych)
- Zaktualizuj dokumenty - pamiętaj o zmianie nazwy na stronie internetowej, w podpisie e-mailowym, materiałach marketingowych
- Zachowaj potwierdzenie - zapisz potwierdzenie złożenia wniosku CEIDG-1 oraz wypis z CEIDG po dokonaniu zmiany
Pamiętaj! Nazwa firmy w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy. Możesz dodać do niej pseudonim, określenie przedmiotu działalności lub inne elementy wyróżniające, ale imię i nazwisko są obowiązkowe i nie można ich pominąć.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy
- Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
- Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych