Dokumentacja, raportowanie i inne formalności w grupach VAT

23.10.2022

Od 2023 r. będzie można tworzyć grupy VAT. Poznaj najistotniejsze kwestie dotyczące dokumentacji i raportowania w grupach VAT.

Raportowanie

Przed wejściem do grupy VAT podatnicy VAT powiązani finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie zobowiązani są do dokumentowania fakturami VAT każdej czynnościdokonywanej między sobą. W związku z wprowadzeniem regulacji dotyczących grup VAT, z uwagi na to, że czynności dokonywane wewnątrz grupy są wyłączone z opodatkowania VAT,w ramach tych czynności nie ma możliwości wystawiania faktur, możliwe jest natomiast wystawienie, np. noty księgowej.

Fakturowanie

Grupa VAT jest podatnikiem, faktury są wystawiane przez podatnika zatem w tym przypadku przez grupę. Faktury te zawierają dane identyfikujące grupę VAT, w tym NIP grupy VAT.

Nie ma przy tym przeszkód, aby faktury wystawiane przez grupę, poza danymi grupy VAT, zawierały dane podmiotów ekonomicznie wykonujących czynności w ramach grupy – członków grupy.

Rekomendowanym jest przez Minista Finansów, aby takie dane w zależności od sytuacji poniżej opisanych były wykazywane jako dane dodatkowe.

Przykład 29

Grupa VAT składa się z trzech członków (podmiotów A, B i C). Członek grupy VAT (podmiot A) nabył towar np. cement, który będzie wykorzystywany do działalności gospodarczej.

Faktura VAT na nabycie cementu, oprócz danych obligatoryjnych wynikających z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, m.in. danych grupy VAT, tj. nazwa grupy VAT, adres grupy VAT oraz numer, za pomocą którego grupa VAT jest zidentyfikowana na potrzeby podatku – może zawierać dodatkowe dane, tj. nazwa oraz NIP podmiotu A.

Założeniem funkcjonowania grupy VAT jest to, że prawa i obowiązki poszczególnych członków grupy powstałe przed jej zawiązaniem przejmuje grupa VAT na okres jej funkcjonowania.

Jeśli podmioty nie ustalą inaczej, biorąc pod uwagę, że zawiązanie grupy VAT podatkowo na cele VAT, oznacza powstanie nowego podatnika VAT, zgody udzielane na wystawianie faktur elektronicznych przez członków grupy mogą być potwierdzone przez grupę jako podatnika po jej zawiązaniu.

W wyniku przyjętego założenia, co do sukcesji, grupa VAT przejmuje prawa i obowiązki pojedynczych członków tworzących grupę, również w kwestii wystawiania faktur korygujących do faktur dokumentujących sprzedaż poszczególnych członków przed powstaniem grupy VAT.

Korekty rozliczenia podatku z tytułu wystawienia faktury korygującej, która powinna być ujętaza okres rozliczeniowy, w którym grupa VAT była podatnikiem dokona przedstawiciel grupy VAT.

JPK_VAT

Od momentu uzyskania statusu podatnika grupa VAT będzie składać jeden zbiorczy plikJPK_VAT z deklaracją, który zawiera w sobie deklarację VAT i ewidencję. Tym samym już w przypadku grupy składającej się tylko z dwóch podmiotów ilość składanych plików JPK_VAT z deklaracją zmniejszy się z 24 rocznie do 12.

Pliki JPK_VAT z deklaracją, w okresie funkcjonowania grupy VAT, składa w imieniu grupy VAT, przedstawiciel grupy.

W przypadku osoby upoważnionej przez przedstawiciela grupy VAT do składania deklaracji w jego imieniu i na jego rzecz należy stosować przepisy Ordynacji podatkowej dotyczące pełnomocnictw zamieszczone w dziale III rozdział 9a – Podpisywanie deklaracji.

KSeF

Obecny fakultatywny Krajowy Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) umożliwia wystawianiei odbieranie faktur przez grupę VAT, a także umożliwia nadawanie uprawnień do dostępu do KSeF na zasadach analogicznych, jak w przypadku jednostek samorządu terytorialnego.

W przypadku konieczności wpisania na fakturze dodatkowego podmiotu, tj. członka GV, który faktycznie dokonuje czynności udokumentowanej fakturą, nie ma przeszkód, aby faktury zawierały dodatkowo jego dane (np. nazwę i jego adres). Tak wystawiona faktura będzie stanowiła podstawę do odpowiedniego przyporządkowania księgowego w dokumentacji prowadzonej przez GV. Powyższe jest możliwe do realizacji poprzez wskazanie w strukturze e-Faktury w węźle Podmiot3 danych członka GV, który faktycznie dokonuje czynności udokumentowanych fakturą lub którego nabycie dokumentowane daną fakturą dotyczy – wskazując jednocześnie NIP tego członka oraz stosowną rolę w której występuje.

Odrębna ewidencja

EWIDENCJA W STUKTURZE LOGICZNEJ

Członkowie grupy VAT mają obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji transakcjidokonywanych pomiędzy sobą w formie elektronicznej (obowiązek prowadzenie tej ewidencji wchodzi w życie 1 lipca 2023 r.).

Taką ewidencję należy przesyłać do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu (art. 109 ust. 11h ustawy o VAT).

Ewidencja ta jest przesyłana zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej, zgodnie z wzorem udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na elektronicznej platformie usług administracji publicznej (art. 109 ust. 11i i 11j ustawy o VAT).

Szczegółowy zakres danych zawartych w ewidencji, oraz sposób wykazywania danych zostanie określony w drodze rozporządzenia. W ramach prowadzonej przez każdego członka grupy VAT ewidencji wykazywane będą co najmniej dane dotyczące (art. 109 ust. 11g ustawy o VAT):

rodzaju i wartości dostaw towarów i świadczonych usług przez członka grupy VAT na rzecz innego członka tej samej grupy VAT,
członków grupy VAT, na rzecz których dokonano tych czynności,
dokumentów potwierdzających dokonanie tych czynności.

EWIDENCJA TYMCZASOWA

W okresie od dnia 1 stycznia 2023 r. do dnia 30 czerwca 2023 r. członkowie grupy VAT mają obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji transakcji dokonywanych pomiędzy sobą w formie elektronicznej (art. 77a ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw).

Taką ewidencję należy przekazywać na wezwanie organu podatkowego w terminie 7 dni od dnia doręczenia żądania.

W ramach prowadzonej przez każdego członka grupy VAT ewidencji wykazywane są dane takie jak:

nazwa i NIP nabywcy,
data dokonania i zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów luz zakres wykonywanych usług,
kwota należności ogółem.

Kasy rejestrujące

Grupę VAT jako podatnika VAT obowiązują zasady ogólne dotyczące stosowania kasrejestrujących. Jeżeli dokonywana jest sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych grupa VAT jest obowiązana prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Grupa VAT traktowana jest jak nowy podatnik i może korzystać ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z obowiązku ewidencjonowania z kas na zasadach ogólnych. Jeśli nastąpi zdarzenie powodujące brak możliwości korzystania ze zwolnienia (przekroczenie obrotu 20 tys. zł lub sprzedaż towarów wrażliwych) GV musi zakupić kasy rejestrujące we wszystkich miejscach (punktach), w których prowadzi sprzedaż na rzecz osób fizycznych.Grupa VAT zobowiązana jest dokonać fiskalizacji kas rejestrujących. Może skorzystać z ulgina zakup kas rejestrujących.

Wykaz podatników

W pierwszej kolejności należy wskazać, że utworzenie grupy VAT daje korzyść polegającą na braku opodatkowania transakcji wewnątrz grupy VAT co uwalnia również od konieczności weryfikacji kontrahentów na wykazie w zakresie tych transakcji.

Na wykazie podatników widoczna będzie grupa VAT (podatnik), która jednak z uwagi na swój wyjątkowy charakter w zakresie działań gospodarczych będzie funkcjonować poprzez podmioty wchodzące w jej skład, które nadal będą posiadaczami rachunków bankowych.

W przypadku wykreślenia z rejestru VAT w związku z powstaniem grupy VAT, dane podmiotu tworzącego grupę VAT, o których mowa w art. 96b ust. 3 pkt 13 ustawy o VAT, zostają uwidocznione w wykazie jako dane tej grupy (art. 96b ust. 3c ustawy o VAT).

Wskazane dane dotyczą rachunków bankowych i ich uwidocznienie w wykazie podatników jako dane grupy ma zapewnić dalszą możliwość weryfikacji prawidłowości rachunku przez podatników i nie wpływa na potrzebę zmiany posiadacza rachunku, gdyż tym nadal pozostanie podmiot, który wszedł w skład grupy VAT. Opiera się to na istocie funkcjonowania grup VAT, co sprowadza się do tworzenia z kilku podmiotów jednego podatnika. Zmiana podmiotowa następuje tylko w zakresie VAT – konstrukcja grup VAT nie oddziałuje na inne dziedziny prawa w tym prawo bankowe.

Poza VAT podmioty tworzące grupę VAT będą dalej funkcjonować odrębnie.

Wyjaśnić należy, że od momentu rejestracji i uzyskania statusu podatnika weryfikacja na wykazie podatników będzie dotyczyła grupy VAT.

Kontrahenci nie będą dokonywać weryfikacji poszczególnych członków, gdyż w tym wypadku podatnikiem, a co za tym idzie podmiotem widniejącym na wykazie będzie grupa VAT.

Dane dotyczące rachunków członków VAT będą przypisane do grupy, co umożliwi ich weryfikację, mając na względzie obowiązek realizacji zapłaty na rachunek widniejący na wykazie.

Podkreślić również, należy że ze względu na wykreślenie z rejestru podmioty wchodzące w skład grupy będą widoczne w wykazie jako podmioty wykreślone z uwagi na wejście w skład grupy VAT (art. 96b ust. 3 pkt 12 i art. 96 ust. 7ba ustawy o VAT).

MPP

W przypadku grup VAT w odniesieniu do mechanizmu podzielonej płatności zastosowaniemają ogólne zasady funkcjonowania tego mechanizmu.

Wyjaśnienia wymaga, że realizacja obowiązków związanych z mechanizmem podzielonej płatności odbywać się będzie co do zasady bez zmian, gdyż powstanie grupy VAT nie zmienia relacji prawnych wynikających z prawa bankowego. Oznacza to, że podatnicy, którzy otrzymali fakturę wystawioną przez grupę VAT, którą należy opłacić w MPP, przy dokonywaniu płatności kwoty należności wynikającej z tej faktury dokonują zapłaty, z użyciem komunikat uprzelewu na rachunek członka GV, czyli posiadacza rachunku w rozumieniu prawa bankowego. W ten sposób zrealizują ciążący na nich obowiązek uregulowania faktury w MPP.

Z punktu widzenia grupy VAT zapłata w MPP będzie dokonywana przy użyciu komunikatu przelewu z rachunków członków grupy VAT, na rachunki kontrahentów, w ten sposób zrealizowany zostanie obowiązek zapłaty w MPP przez grupę.

Każdy z członków GV będąc dysponentem środków na swoim rachunku VAT, tak jak przed wstąpieniem do grupy, będzie regulował tymi środkami swoje zobowiązania podatkowe i inne należności dopuszczone do realizacji z rachunku VAT.

Mając na uwadze, że dysponowanie środkami zgromadzonymi na rachunkach VAT poszczególnych członków grupy będzie odbywało się również na zasadach ogólnych, to uwolnienie środków zgromadzonych na rachunku VAT będzie możliwe po uzyskaniu zgody naczelnika urzędu skarbowego.

W celu uwolnienia środków z konkretnego rachunku VAT wniosek do naczelnika urzędu skarbowego składać będzie jednak nie członek grupy, lecz grupa VAT (jako podatnik), mimo że w myśl przepisów prawa bankowego posiadaczem tych rachunków w dalszym ciągu jest członek grupy.

We wniosku wskazać należy rachunek VAT oraz rachunek rozliczeniowy, z którym powiązany jest ten rachunek VAT, jak też wysokość środków, jaka ma zostać przekazana.

MDR

W związku z utworzeniem grupy VAT dokonano również stosownych zmian w Ordynacji podatkowej w zakresie schematów podatkowych. Przewidziano w tym zakresie, że w przypadku gdy korzystającym jest członek grupy VAT w rozumieniu ustawy o VAT, przepisy Rozdziału 11a stosuje się odpowiednio (art. 86a § 6 Ordynacji podatkowej).

W sytuacji, gdy korzystający, który dokonywał w danym okresie rozliczeniowym jakichkolwiek czynności będących elementemschematu podatkowego lub uzyskiwał wynikającą z niego korzyść podatkową, w terminie złożenia deklaracji podatkowej dotyczącej tego okresu rozliczeniowego przekazuje do SzefaKrajowej Administracji Skarbowej informację, według ustalonego wzoru, o zastosowaniu schematu podatkowego zawierającą:

NSP (numer schematu podatkowego) tego schematu podatkowego,
wysokość korzyści podatkowej wynikającej ze schematu podatkowego - jeżeli korzystający uzyskiwał w danym okresie rozliczeniowym taką korzyść (art. 86j § 1 Ordynacji podatkowej).

W przypadku korzystającego wchodzącego w skład grupy VAT powyższą informację, korzystający przekazuje w terminie złożenia deklaracji podatkowej dotyczącej danego okresu rozliczeniowego grupy VAT (art. 86j § 6 Ordynacji podatkowej).

Zarówno utworzenie grupy VAT, jak i czynności zmierzające do utworzenia grupy VAT:

nie prowadzą do uzyskania głównej lub jednej z głównych korzyści podatkowej, którą podmiot/podmioty spodziewają się osiągnąć w związku z utworzeniem grupy VAT i nie spełniają warunków ogólnej cechy rozpoznawczej,
nie spełniają warunków szczególnej cechy rozpoznawczej lub innej szczególnej cechy rozpoznawczej

- jeżeli czynności podejmowane przez podatnika obejmują wyłącznie utworzenie grupy VAT lub zmierzają do jej utworzenia, a w konsekwencji utworzenie grupy VAT, jak i czynności zmierzające do jej utworzenia, nie będą stanowiły schematu podatkowego podlegającego raportowaniu.

Podstawa prawna:

ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2022 r. poz. 931, z późn. zm.) - ustawa o VAT;
dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L 347, s. 1, ze zm.) - dyrektywa VAT;
ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540, z późn. zm.);
ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2105, z późn. zm.).

A.J.
Zespół e-prawnik.pl