Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania

Działalność taką mogą wykonywać  archiwa państwowe i Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.  Natomiast przedsiębiorca może wykonywać taką działalność wyłącznie w formie spółki kapitałowej (Kapitał zakładowy spółki powinien wynosić co najmniej 500 000 złotych). Możliwe jest to także w formie spółdzielni pracy, jeżeli działalność w tym zakresie i formie wykonywał w dniu 31 marca 2003 r.

Przedsiębiorca jest obowiązany uzyskać wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w terminie do dnia 31 grudnia 2005 r., a w przypadku nieuzyskania wpisu w tym terminie - zaprzestać wykonywania działalności.

Warunkami wykonywania działalności przechowawczej są:

1. posiadanie przez przedsiębiorcę odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności bazy organizacyjno-technicznej, zapewniającej właściwe warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji,

2. posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem,

3. zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową. 

W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.

Przedsiębiorca wykonuje działalność na podstawie regulaminu świadczenia usług, określającego w szczególności:

1. zakres świadczonych usług,

2. zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania,

3. ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi,

4. miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania,

5. tryb przyjmowania interesantów,

6. sposób i terminy udostępniania dokumentacji,

7. wysokość opłat pobieranych za usługi,

8. procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji.

Ustawa postanawia także, iż dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą. W tej sprawie właśnie wypowiada się obowiązujące od 9 marca Rozporządzenie. Rozporządzenie określa warunki przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania przez podmioty prowadzące działalność w dziedzinie przechowywania tej dokumentacji.

Jakie warunki powinny spełniać budynki?

Budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny:
1) być sytuowane na gruncie suchym, niegrożącym osunięciem, położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych,
2) posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.
Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji:
1) nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku;
2) powinno być:
a) wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową,
b) zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywtamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia.

Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe.
W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja:
1) nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z jej przechowywaniem;
2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen.
W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać odpowiednie warunki wilgotności i temperatury, które powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane.

Dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. 2002 r., Nr 171, poz. 1396 ze zmianami),

• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. 2005 r., Nr 32, poz. 284).