E-faktury już od lipca?

Czy aby móc przesyłać faktury w formie elektronicznej konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków?

Owszem, gdyż faktury będą mogły być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniego wyrażenia zgody przez odbiorcę faktury. Zgoda ta będzie mogła być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Ponadto faktury będą mogły być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub

2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli umowa pomiędzy jej stronami dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

W przypadku przesyłania faktur poprzez wymianę danych elektronicznych - EDI - (co najmniej 2 w danym miesiącu) podatnik wystawiający fakturę obowiązany jest do przesłania odbiorcy faktury dokumentu w formie papierowej podsumowującego wszystkie przesłane w formie elektronicznej faktury w danym miesiącu w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Ów dokument w formie papierowej powinien zawierać co najmniej:

1. imiona i nazwiska lub nazwy albo nazwy skrócone wystawcy i odbiorcy oraz ich adresy,

2. numer identyfikacji podatkowej wystawcy i odbiorcy.

Poza tym w odniesieniu do każdej z przesłanych faktur powinien zawierać co najmniej:

1. numer kolejny,

2. datę wystawienia (przesłania lub udostępnienia),

3. kwotę należności ogółem,

4. kwotę podatku ogółem,

5. oznaczenie „korekta’’ albo „duplikat’’ - w przypadku, gdy przesłana faktura była fakturą korygującą albo duplikatem faktury.

Czy korekty także będzie można przesyłać w formie elektronicznej?

Tak, faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur przesłanych w formie elektronicznej przesyłać się będzie w tej samej formie. W przypadkach, gdy przeszkody formalne uniemożliwiają przesłanie dokumentu w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej.

Czy e-faktury będzie trzeba przechowywać?

Tak. Przepisy projektowanego rozporządzenia zobowiązują do tego podatnika. Zgodnie z jego postanowieniami podatnik jest zobowiązany do przechowywania na terytorium kraju faktur przesłanych w formie elektronicznej, które wystawił lub otrzymał, w sposób umożliwiający na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do przechowywanych faktur, w szczególności podatnik umożliwi udokumentowany pobór i wykorzystanie tych faktur przez te organy, jak również umożliwi czytelność tych faktur.

Podatnik, przesłane w formie elektronicznej faktury, które wystawił lub otrzymał, może przechowywać na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu, niż podatnik - również o nazwie tego podmiotu).

W razie jakiejkolwiek zmiany dotyczącej miejsca przechowywania faktur podatnik jest zobowiązany do poinformowania o tym w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku. Podatnik ma tego dokonać niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od zaistnienia zmiany.

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Natomiast dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej, powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Poza tym do faktur przesyłanych w formie elektronicznej stosuje się odpowiednio przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z tym, że:

1. nie przesyła się w formie elektronicznej faktur korygujących oraz duplikatów faktur do faktur wystawionych w formie papierowej,

2. oryginał faktury i faktury korygującej nie musi zawierać wyrazu ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyrazu KOPIA.

Podatnicy zamierzający przesyłać faktury w formie elektronicznej przed dniem 1 stycznia 2006 r. obowiązani są do uprzedniego zawiadomienia w formie pisemnej o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku. Dotyczy to również odpowiednio podatników będących odbiorcami przesłanych w formie elektronicznej faktur.

Rozporządzenie miałoby wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, obecnie zostało przesłane do rządowego centrum legislacyjnego.

Źródło:

• Projekt rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną.