15.4.2021
A.J.
Zespół e-prawnik.pl
Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jako jedna z pierwszych instytucji w Europie, wdrożył europejski system elektronicznej wymiany danych EESSI.
Dzięki temu, sprawy międzynarodowe realizowane przez ZUS we współpracy z zagranicznymi instytucjami ubezpieczeniowymi państw członkowskich Unii Europejskiej lub EFTA, są obsługiwane w drodze komunikacji elektronicznej, sprawniej i szybciej.
W ramach systemu EESSI wymieniane są informacje i dokumenty niezbędne do załatwienia indywidualnych spraw ubezpieczonych, osób ubiegających się o świadczenia np. o emeryturę lub rentę, jeśli osoby te pracowały również za granicą w państwie Unii Europejskiej lub EFTA. Nie obejmuje on natomiast spraw osób, które całe życie przepracowały i mieszkały w jednym państwie.
Co to jest system EESSI?
Obowiązek utworzenia w Unii Europejskiej systemu informatycznego EESSI wynika z rozporządzenia UE nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Budowa tego systemu jest więc obowiązkiem prawnym państw członkowskich UE.
EESSI (ang. Electronic Exchange of Social Security Information) to informatyczny system elektronicznej wymiany informacji i dokumentów w UE potrzebnych dla obsługi indywidualnych spraw z zakresu zabezpieczenia społecznego, czyli spraw ubezpieczonych, emerytów, rencistów, pracowników, którzy skorzystali z prawa do migracji i wykonywali lub wykonują pracę za granicą.
W ramach systemu EESSI wymieniane są informacje i dokumenty niezbędne do załatwienia indywidualnych spraw ubezpieczonych, osób ubiegających się o świadczenia, np. o emeryturę lub rentę, jeśli osoby te pracowały również za granicą w państwie Unii Europejskiej lub EFTA. Nie obejmuje on natomiast spraw ubezpieczonych, czy też osób wnioskujących o świadczenia, którzy całe życie przepracowali i mieszkali w jednym państwie.
Realizacja projektu EESSI obejmowała po stronie Komisji Europejskiej budowę i utrzymywanie części centralnej systemu informatycznego, w tym tzw. węzła centralnego, przez który przechodzi cała komunikacja elektronicznie między instytucjami różnych państw członkowskich. Komunikacja ta odbywa się poprzez wykorzystanie sieci sTESTA, co gwarantuje bezpieczeństwo wymiany informacji Po stronie państw członkowskich istniała natomiast konieczność przygotowania i utrzymywania odpowiedniego oprogramowania, czyli aplikacji służących do wymiany informacji i komunikacji z zagranicznymi instytucjami za pośrednictwem tzw. punktów dostępu.
Prace nad budową systemu EESSI trwały w Europie od lat. Zakończyły je pierwsze wdrożenia systemu w poszczególnych państwach członkowskich UE/EFTA w 2019 r. i 2020 r. Docelowo do systemu podłączonych ma być około 8 tysięcy instytucji ubezpieczeniowych. Polska wdrożyła EESSI od lipca 2019 r. Nadal jednak część państw UE/EFTA nie wdrożyła tego systemu pełnym zakresie.
Należy zaznaczyć, że system EESSI nie dotyczy bezpośredniej komunikacji między klientami (ubezpieczonymi, świadczeniobiorcami) a instytucjami. To w jaki sposób komunikacja ta się odbywa pozostaje do decyzji konkretnej instytucji. ZUS przygotował do elektronicznej komunikacji, dla swoich klientów, Platformę Usług Elektronicznych (tzw. PUE ZUS), która oferuje szereg usług i wniosków możliwych do zgłoszenia drogą elektroniczną, bez wychodzenia z domu.
Do czego służy system EESSI?
Sprawy unijne obsługiwane w ramach systemu EESSI przez jednostki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych obejmują m.in. komunikację ZUS z zagranicznymi instytucjami ubezpieczeń społecznych dla przyznania zasiłków, emerytur, rent, czy innych świadczeń w sytuacji, gdy osoba pracuje, pracowała, czy mieszka za granicą w państwie członkowskim UE/EFTA.
Przykładowo, Pan Kowalski pracował w Polsce, Irlandii i w Niemczech i obecnie po osiągnięciu wieku 70 lat zrezygnował z pracy i wnioskuje o emeryturę. Prawo unijne przewiduje, że emeryturę może uzyskać z każdego z tych państw, czyli razem może otrzymać nawet trzy emerytury, o ile spełni do nich warunki w każdym z tych krajów. Regulacje unijne ułatwiają spełnienie tych warunków. Prawo przewiduje, że w sytuacji takiej, jak Pana Kowalskiego, wniosek o emeryturę zgłasza się do instytucji ubezpieczeniowej państwa, w którym się na stałe mieszka. Jeśli więc Pan Kowalski mieszka obecnie w Polsce, wniosek o emeryturę powinien zgłosić do ZUS. Na podstawie zgłoszonego wniosku, zostanie uruchomione ustalenie emerytur, nie tylko przez ZUS, ale również przez instytucje zagraniczne Niemiec i Irlandii.
W sprawie pana Kowalskiego, po otrzymaniu od niego wniosku o emeryturę, ZUS skomunikuje się z instytucjami zagranicznymi - odpowiednikami ZUS z Niemiec i Irlandii - i wymieni się elektronicznie informacjami oraz dokumentami niezbędnymi do przyznania prawa i obliczenia wysokości emerytur z Polski, Irlandii i Niemiec. Komunikacja ta obywa się teraz elektronicznie poprzez system EESSI. Oznacza to, że ZUS nie wysyła dokumentów do Niemiec i Irlandii pocztą tradycyjną, lecz bezpiecznym kanałem informatycznymi.
Co więcej, informacje przekazywane do instytucji Niemiec i Irlandii nie są wpisywane ręcznie przez pracownika ZUS, lecz w większości automatycznie pobierane z bazy danych systemu informatycznego ZUS.
Komunikacja elektroniczna nie kończy się tylko na wysłaniu wniosku o emeryturę lub rentę, ale obejmuje również jego dalszą obsługę, tj. przekazywanie dalszych formularzy, informacji i dokumentów, kończąc na wymianie informacji o decyzjach w sprawie emerytury podjętych przez instytucje każdego z tych krajów.
Komunikacja elektroniczna pomiędzy instytucjami UE/EFTA dotyczy również potwierdzania podlegania polskiemu ustawodawstwu, czyli wystawiania dokumentów potwierdzających, że składki na ubezpieczenia społeczne pracownika pracującego poza granicami Polski powinny być opłacane do polskiego Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Klient otrzymuje tu dokument o symbolu A1, a instytucja zagraniczna, kraju który potrzebuje odpowiedniego poświadczenia – otrzymuje właściwy dokument elektroniczny, wysłany poprzez EESSI.
ZUS oprogramował i obsługuje w systemie EESSI łącznie aż 83 takie różne międzynarodowe procedury (workflowy), w ramach których wysyłanych jest między instytucjami z różnych państw członkowskich dwa lub więcej dokumentów elektronicznych. W pierwszym, dotychczasowym okresie korzystania z systemu, jednostki ZUS wysłały poprzez system EESSI elektronicznie ponad 112 tys. wniosków i innych dokumentów, a otrzymały z instytucji zagranicznych 65 tys. takich dokumentów. Liczby te stale się zwiększają, wraz z podłączaniem do tego systemu kolejnych państw członkowskich UE/EFTA.
Korzyści
Wdrożenie systemu EESSI ma niewątpliwie szereg korzyści.
Po pierwsze wyeliminowany został w komunikacji między państwami kanał poczty tradycyjnej, papierowej. Eliminacja tego kanału, na rzecz kanału informatycznego, przynosi korzyści w postaci szybszej wymiany korespondencji między instytucjami ubezpieczeniowymi państw UE/EFTA. To także oszczędności na papierze, wysyłce listów i paczek, czasie potrzebnym na obsługę obiegu korespondencji między krajami. To mniej biurokracji i dokumentów papierowych. To krok w kierunku nowoczesnej administracji cyfrowej.
Procedowanie spraw w formie elektronicznej umożliwia również automatyczne zasilanie formularzy elektronicznych danymi z bazy danych instytucji, która wysyła dokument elektroniczny, jak również automatyczne pobieranie danych z formularza elektronicznego do bazy danych instytucji odbierającej elektroniczną wiadomość. To pozwala uniknąć pomyłek oraz oszczędza czas potrzebny do „manualnego” przepisywania przez pracowników informacji otrzymywanych z zagranicznych papierowych dokumentów i do dokumentów wysyłanych za granicę.
Kolejną korzyścią jest to, że instytucje podłączone do systemu EESSI mają swoje numery identyfikacyjne w tym systemie, co ułatwia ich identyfikację oraz poprawne adresowanie elektronicznej korespondencji.
W obecnej sytuacji pandemii Covid-19 zakończenie procesu wdrażania przez ZUS systemu EESSI w czerwcu 2020 r., czyli uruchomienie elektronicznej komunikacji z zagraniczną administracją zabezpieczenia społecznego w Europie, okazało się strzałem w dziesiątkę. Wykorzystanie tego systemu, zamiast tradycyjnej poczty, pozwala na uniknięcie barier, jakimi są ograniczenia w przekazywaniu korespondencji pocztowej w Europie, wprowadzane okresowo przez państwa w odpowiedzi na zagrożenie epidemiczne. Jeśli zatem, zgodnie z przepisami unijnymi, dla przyznania emerytury, ZUS musi przeprowadzić korespondencję z zagranicznymi instytucjami państw, które są już podłączone do systemu EESSI, sprawy takie obecnie nie są obarczone ryzykiem restrykcji pocztowych, czy kwarantanny dokumentacji, lecz są wysyłane bezpośrednio do zagranicznych odpowiedników ZUS drogą elektroniczną.
Ma to szczególne znaczenie dla osób ubiegających się o emeryturę czy rentę, których świadczenia, zarówno przysługujące z Polski, jak i z innych państw, powinny być przyznawane najszybciej, jak to możliwe.
Polska w ścisłej czołówce Europy
Wdrożenie systemu EESSI jest ogromnym sukcesem całej Europy, zarówno Komisji Europejskiej, jak i państw członkowskich, w tym Polski. To ogromny krok naprzód w kierunku nowoczesnej cyfrowej Europy. Polskie instytucje, w tym Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego czy Narodowy Fundusz Zdrowia oraz inne właściwe instytucje, uczestniczą w tych działaniach.
EESSI to przede wszystkim krok w kierunku nowoczesnej obsługi komunikacji osób migrujących w obrębie Unii Europejskiej, czyli osób korzystających z prawa do przemieszczania się, osób, które pracują lub pracowały zarobkowo za granicą, osób ubiegających się o emerytury, renty i inne świadczenia, w końcu pracowników delegowanych do pracy w innych państwach członkowskich UE.
Należy podkreślić, że polskie instytucje, w tym Zakład Ubezpieczeń Społecznych, były wśród państw, które najszybciej wdrożyły system EESSI w Europie. Proces wdrażania tego systemu w ZUS zakończył się w czerwcu 2020 r.
Poziom wykorzystania systemu EESSI przez Polskę zasługuje na docenienie. Od początku wdrożenia systemu w 2019 r. do końca grudnia 2020 r. w ramach całej Europy wymienionych zostało około 4,2 mln dokumentów. Aktualnie Polska jest w gronie trzech państw (obok Niemiec i Austrii) wymieniających kwartalnie poprzez system EESSI najwięcej dokumentów elektronicznych wśród wszystkich państw Unii Europejskiej i EFTA. Te trzy państwa odpowiadają łącznie obecnie za ponad 50% komunikacji w systemie EESSI.
ZUS wdrożył system EESSI na czas i wykorzystuje ten system w coraz większym stopniu, co ma szczególne znaczenie w dobie pandemii Covid-19, szczególnie w odniesieniu do spraw przyznawania emerytur i rent.
Przewiduje również dalszy rozwój tego systemu i usprawnienia w realizacji zadań, między innymi poprzez dalszą automatyzację obsługi spraw.
Źródło: zus.pl
Potrzebujesz porady prawnej?
Nowy model wynagradzania kierowców przewozów międzynarodowych
Nowe regulacje, będące wynikiem wdrożenia do krajowego porządku prawnego przepisów "Pakietu mobilności I", wprowadziły nowy model wynagradzania kierowców wykonujących międzynarodowy transport drogowy. - "Polska dostosowuje się do wytycznych Unii Europejskiej, systematycznie wprowadzając (...)
W pewnych przypadkach na polskie emerytury lub renty mogą liczyć osoby pracujące czy zamieszkałe za granicą. Dowiedz się, jak polacy, którzy mieszkają za granicą, mogą nabyć prawo do polskiej emerytury. Jakie są zasady przyznawania emerytur i rent dla osób pracujących (...)
Zwiększenie pomocy dla weteranów i weteranów poszkodowanych
Stworzenie bardziej efektywnego systemu pomocy i wsparcia weteranów, m.in. dodatkowe uprawnienia dla poszkodowanych żołnierzy, większe dodatki finansowe, kompleksową opiekę medyczną i turnusy leczniczo-rehabilitacyjne, środki na kształcenie weteranów – to przewiduje przyjęty (...)
Ocena zgodności z Konstytucją RP wybranych przepisów Traktatu o Unii Europejskiej
7 października 2021 r. Trybunał Konstytucyjny rozpoznał wniosek Prezesa Rady Ministrów dotyczący oceny zgodności z Konstytucją RP wybranych przepisów Traktatu o Unii Europejskiej (sygn. akt K 3/21). ##baner## Wyrok TK Trybunał Konstytucyjny orzekł, że: 1. Art. 1 akapit (...)
Terminy przechowywania akt pracowniczych od 2019 r.
10 lat zamiast 50-ciu - od 2019 roku krótszy obowiązek przechowywania akt pracowniczych Jeśli pracodawca zatrudnia pracowników, to ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu przez nich pracy. Do tej pory obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji wynosił (...)
Nadchodzą ważne zmiany dla przedsiębiorców!
Ustawa z dnia 10 lipca 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw wejdzie w życie 20 września 2008 r., z wyjątkiem nowych przepisów o Ewidencji Działalności Gospodarczej w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej (...)
Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej - zasady
Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego w UE W Unii Europejskiej każdy może swobodnie podróżować, studiować, mieszkać i pracować. Jednak każde państwo ma swoje prawo i często krajowe przepisy znacznie różnią się od tych stanowionych u sąsiada. Od ponad (...)
Kto może otrzymać zasiłek opiekuńczy?
Komu przysługuje zasiłek opiekuńczy? Zasiłek opiekuńczy przysługuje wszystkim osobom objętym ubezpieczeniem chorobowym, zarówno obowiązkowo, jak i dobrowolnie, a więc: pracownikom, członkom rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych, osobom (...)
W ostatnim okresie wydano szereg rozporządzeń wykonawczych do ustawy o cyberbezpieczeństwie. Rozporządzenie o wymogach organizacyjnych dot. cyberbezpieczeństwa Wymogi dla zespołów bezpieczeństwa Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji w sprawie warunków organizacyjnych (...)
Święto Policji - o codziennych trudach pracy dla bezpieczeństwa obywateli
25 lipca br. w Komendzie Głównej Policji zainaugurowane zostaną ogólnopolskie obchody Święta Policji. Uroczystości otworzy spotkanie kierownictwa Policji z rodzinami zasłużonych funkcjonariuszy pod tablicą upamiętniającą Poległych Policjantów w służbie oraz pod obeliskiem (...)
Opłaty skarbowe - Zaświadczenia
Przedmiot opłaty skarbowej Stawka Zwolnienia od opłaty skarbowej 1. Od zaświadczeń, w tym również od odpisów dokumentów, wydawanych przez urzędy stanu cywilnego oraz archiwa państwowe:a) od zaświadczenia stwierdzającego, że obywatel polski lub zamieszkały na terytorium (...)
Jak ubiegać się o rodzicielskie świadczenie uzupełniające?
Od 1 marca 2019 roku można ubiegać się o rodzicielskie świadczenie uzupełniające (tzw. świadczenie mama 4+). Świadczenie to ma zapewnić niezbędne środki utrzymania osobom, które zrezygnowały z zatrudnienia, aby wychowywać dzieci lub z tego powodu w ogóle go nie podjęły. Dzięki (...)
Projekt o rekompensatach za przejęte przez Państwo nieruchomości oraz niektóre inne składniki mienia
Na stronach Ministerstwa Skarbu Państwa znajduje się projekt ustawy o rekompensatach za przejęte przez Państwo nieruchomości. Uzasadnieniem tego projektu jest – jak zostało podkreślone w uzasadnieniu projektu - konieczność dopełnienia prawodawstwa przywracającego demokratyczny ustrój (...)
W podatku od spadku i darowizn dla ustalenia obowiązującego stanu prawnego w pierwszej kolejności należy ustalić, kiedy nastąpiło nabycie (tj. śmierć osoby, po której nabywamy określone rzeczy). Poniższe wyjaśnienia odnoszą się do nabycia tytułem dziedziczenia, zapisu zwykłego, (...)
Czego dotyczy rządowy projekt ustawy chroniącej dzieci? Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o wykonywaniu niektórych czynności organu centralnego w sprawach rodzinnych z zakresu obrotu prawnego na podstawie prawa Unii Europejskiej i umów międzynarodowych, przygotowany przez (...)
Sprawdź jakie masz prawa w pracy za granicą
1 maja 2004 r. Polska stała się członkiem Unii Europejskiej. Od tego dnia Polacy zatrudnieni w krajach Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego (czyli w Islandii, Lichtensteinie i Norwegii) objęci zostali ochroną, jaką gwarantuje koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego. (...)
Obowiązek meldunkowy cudzoziemców
Zameldowanie cudzoziemców Cudzoziemiec przebywający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest obowiązany wykonywać obowiązek meldunkowy na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Cudzoziemiec to każdy, kto nie posiada obywatelstwa polskiego. Kto (...)
Opłaty skarbowe - Złożenie dokumentu pełnomocnictwa i prokury
Przedmiot opłaty skarbowejStawkaZwolnienia od opłaty skarbowejZłożenie dokumentu stwierdzającego ustanowienie pełnomocnictwa lub prokury oraz ich odpisów, wypisów i kopi - w sprawie z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym. Opłacie skarbowej podlega (...)
14 kwietnia 2020 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe z dnia dot. nowej preferencji w podatku dochodowym od osób fizycznych dla młodych osób. Przeczytaj najważniejsze tezy, jakie z nich wynikają. ##baner## Istota ulgi dla młodych Objaśnienia dotyczą stosowania (...)
Projekt przepisów podatkowych Polskiego Ładu w konsultacjach
Rekordowa podwyżka kwoty wolnej od podatku, wzrost do 120 tys. zł progu podatkowego, podatkowe fair play i podatkowy restart gospodarki – to główne elementy podatkowej części Polskiego Ładu. Dziś rozpoczynają się konsultacje pakietu rozwiązań, które polepszą (...)
Najważniejsze zmiany w 2020 roku
Od Nowego Roku kolejne ułatwienia dla firm Większa ochrona mniejszych firm przed zatorami płatniczymi, prawo do błędu dla początkujących przedsiębiorców, ułatwienia dla rzemiosła, niższe składki na ZUS dla najmniejszych przedsiębiorców - takie będą niektóre efekty (...)
