Usługi kurierskie w dobie koronawirusa

Wytyczne dla funkcjonowania usług kurierskich

Jeśli zarządzasz firmą kurierską bądź jej oddziałem, sprawdź, jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom i klientom.

Zgodnie z wytycznymi, które Ministerstwo Rozwoju opracowało wraz z Głównym Inspektorem Sanitarnym, podczas trwania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii wywołanego zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 powinieneś m.in.:

• poinformować pracowników, żeby nie przychodzili do pracy, jeśli mają niepokojące objawi lub kontaktowali się z osobą zakażoną SARS-CoV-2
• zapewnić pracownikom środki ochrony twarzy i rąk
• ograniczyć korzystanie przez pracowników z części wspólnych
• przypomnieć pracownikom, że poza szczególnymi przypadkami nie mają w okresie epidemii obowiązku uzyskania pokwitowania odbioru przesyłki
• ograniczyć formalności pisemne (np. przy reklamacji),

Poniżej znajdziesz szczegółowe instrukcje.

Uwaga! Obowiązują nowe zasady bezpieczeństwa dla powiatów w strefie czerwonej i żółtej.

Cel Wytycznych

1. Zwiększenie bezpieczeństwa osób związanych ze świadczeniem usług pocztowych (w tym doręczaniem przesyłek kurierskich) przez Operatorówn Pocztowych, w szczególności ich pracowników, współpracowników, kontrahentów, nadawców, odbiorców.
2. Minimalizowanie ryzyka zakażenia pracowników przez osoby z zewnątrz, w szczególności nadawców lub odbiorców.
3. Ograniczenie liczby kontaktów na terenie obiektów wykorzystywanych przez Operatorów Pocztowych do świadczenia usług pocztowych, w tym w placówkach pocztowych, a także podczas doręczania przesyłek w miejscu wskazanym.
4. Kompleksowe działanie przeciwepidemiczne dostosowane do etapu zaawansowania epidemii.

Wytyczne zostały podzielone na pięć części

1. Procedury ograniczające rozpowszechnianie się wirusa.
2. Procedury w przypadku zdiagnozowania wirusa u jednego lub więcej pracowników.
3. Dodatkowe rekomendacje.
4. Zapewnienie bezdotykowej obsługi podczas procesu odbierania/nadawania przesyłek poza placówkami pocztowymi.
5. Zapewnienie bezdotykowej obsługi w placówkach pocztowych.

Charakter Wytycznych i ich adresaci

1. Wytyczne stanowią zalecenia skierowane do operatorów pocztowych w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (dalej „Operatorzy Pocztowi”), w szczególności doręczających przesyłki kurierskie. Ilekroć w dalszej części Wytycznych mowa jest o pracownikach, należy przez to rozumieć pracowników Operatorów Pocztowych, bez względu na formę prawną zatrudnienia.
2. Wytyczne znajdują zastosowanie w trakcie obowiązywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, na podstawie właściwych przepisów prawa, stanu epidemii wywołanego zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 (dalej „Epidemia”). Ilekroć w dalszej części Wytycznych mowa jest o:
   • wirusie, należy przez to rozumieć wirus SARS-Cov-2,
   • zakażeniach, należy przez to rozumieć zakażenia wirusem SARS-CoV-2.
3. Wytyczne nie stanowią przepisów prawa i winny być stosowane:
   •  z zastrzeżeniem pierwszeństwa powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
   •  o ile nie naruszają tych przepisów.

Procedury ograniczające rozpowszechnianie się wirusa

Poinformowanie pracowników, że nie mogą przychodzić do pracy wówczas, kiedy zaobserwują u siebie niepokojące objawy wskazujące na chorobę zakażoną, mieli kontakt z osobą podejrzana o zakażenie, chorą, zakażoną, izolowaną, kwarantannowaną.

1. Należy pracownikom zapewnić środki ochrony twarzy i rąk zgodnie z obowiązującymi przepisami. Do środków ochrony twarzy zaliczają się m.in. szyby ochronne lub zamiennie przesłony pleksi (dla obsługi klienta), bariery odległościowe, przyłbice ochronne, gogle, maseczki ochronne i inne narzędzia lub sposoby zmniejszające ryzyko zakażenia się od osób zakażonych lub chorych. Do środków ochrony rąk zalicza się rękawiczki jednorazowe lub środki do dezynfekcji rąk stosowane łącznie lub zamiennie z rękawiczkami, w zależności od charakteru czynności jaka wykonuje pracownik.
2. Zaleca się wprowadzenie, o ile to możliwe, (a tam gdzie przepisy prawa nakładają taki obowiązek zobowiązuje się do wprowadzenia) wymogu zasłaniania ust i nosa w lokalach wykorzystywanych do świadczenia usług pocztowych (także tych, które nie są ogólnie dostępne) przez osoby odwiedzające te lokale (tj. osoby inne, niż wykonujące stale czynności zawodowe w tych lokalach).
3. Należy zapewnić:
   • utrzymanie wymaganej prawem odległości pomiędzy pracownikami (ich stanowiskami pracy), a jeśli to nie możliwe z uwagi na charakter wykonywanych prac:
   • restrykcyjne przestrzeganie noszenia środków ochrony osobistej.
4. Zaleca się maksymalne ograniczenie korzystania z przestrzeni wspólnych, w szczególności:
   • wprowadzenie różnych godzin przerw o ile istotnie to nie narusza przebiegu procesu usługowego;
   • ograniczenie liczby miejsc na stołówce (maksymalnie jedna osoba siedząca przy stoliku lub zachowanie wymaganej prawem odległości między pracownikami);
   • maksymalne ograniczenie liczby osób, które korzystają w tym samym czasie z szatni/łaźni na terenie firmy do osób, które obejmują stanowiska pracy powodujące znaczne zabrudzenie ciała i odzieży, w szczególności poprzez dążenie do odpowiedniej rotacji korzystania z tych miejsc lub korzystania przez pracowników znajdujących się w tych miejscach z odpowiednich środków ochronnych, o ile ze względu na charakter tych miejsc jest to możliwe.
5. Należy zawiesić wykonywanie obligatoryjnych badań okresowych pracowników oraz okresowych szkoleń, których nie można przeprowadzać w sposób zdalny. Zaleca się prowadzenie szkoleń w trybie online.
6. Zaleca się zapewnienie rozliczalności informacji dotyczących przypisania pracowników do konkretnych stanowisk lub obszarów pracy oraz w miarę możliwości organizacyjnych, ograniczenie do niezbędnego minimum sieci powiązań oraz częstotliwości osobistych kontaktów służbowych pomiędzy poszczególnymi pracownikami.

Procedury w przypadku zdiagnozowania wirusa u jednego lub więcej pracowników

1. Zaleca się pouczenie pracowników, aby w przypadku podejrzenia zakażenia:
   1. powstrzymali się od wychodzenia z domu,
   2. niezwłocznie skonsultowali telefonicznie z lekarzem podstawowej opieki zdrowotnej w celu uzyskania teleporady medycznej, a w razie pogarszania się stanu zdrowia udali się transportem indywidualnym do najbliższego szpitalnego oddziału zakaźnego. Pracowników należy poinformować o konieczności stosowania się do wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego dostępnych na stronie:  https://www.gov.pl/web/koronawirus/.
2. Niezwłoczne informowanie pracowników, o ile to możliwe, o zidentyfikowanym ryzyku kontaktu z osobami zakażonymi. W tej kwestii należy ściśle współpracować z powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną, która prowadzi dochodzenie epidemiologiczne. Zaleca się ustalenie listy pracowników mogący mieć bliski kontakt z osobą zakażoną.  
3. Gruntowne sprzątanie całej sekcji obiektu oraz dezynfekcja wszystkich powierzchni wspólnych których mogła dotykać osoba zakażona (klamki, blaty, poręce, uchwyty, blaty itp.). Proponuje się wyznaczyć osobę odpowiedzialną za obszar sprzątania i dezynfekcji, która będzie czuwać nad prawidłowym wyborem i zastosowaniem preparatów dezynfekcyjnych.  
4. Zaleca się opracowanie procedury, na podstawie ogólnodostępnych zaleceń i rekomendacji,  zawierającej informacje w jakich okolicznościach części obiektu powinny zostać wykluczone na dłuższy okres czasu (np. brak możliwości bieżącego sprzątnięcia i dezynfekcji pomieszczeń) , czy jakie dodatkowe środki ochrony związane z powyższą sytuacją powinny zostać wprowadzone w tym obiekcie, w szczególności w jaki sposób skutecznie izolować część potencjalnie zakażoną.
5. Zaleca się kontakt z powiatową stacja sanitarno-epidemiologiczną w celu konsultacji,  czy należy wdrożyć dodatkowe procedury, biorąc pod uwagę zaistniały przypadek.

Dodatkowe rekomendacje

1. Wprowadzenie ograniczeń w kontakcie pomiędzy pracownikami, poprzez odpowiednią zmianę systemu pracy o ile istotnie to nie narusza przebiegu procesu usługowego , na przykład:

Zapewnienie bezdotykowej obsługi podczas procesu odbierania/nadawania przesyłek poza oddziałem

1. Obowiązek zasłaniania ust i nosa przez pracowników - kurierów, listonoszy a także zachęcanie adresatów przesyłek do zasłaniania ust i nosa przy kontakcie z kurierem, niezależnie od miejsca odbioru przesyłki.
2. Obowiązek korzystania przez pracowników ze środków ochrony osobistej zapewnionych przez pracodawcę a sprzyjających minimalizacji ryzyka rozprzestrzeniania się SARS-CoV-2.
3. Ograniczenie kontaktu fizycznego m.in. poprzez niepodawanie dłoni na przywitanie.
4. Przestrzeganie zawieszenia wykonywania w okresie epidemii obowiązku uzyskania pokwitowania odbioru przesyłki kurierskiej, oraz - w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące prawo – możliwie szerokie stosowanie alternatywnych form potwierdzenia doręczenia innych przesyłek wymagających potwierdzenia doręczenia.
5. Maksymalne ograniczenie przypadków przekazywania przedmiotów (w tym skanerów, długopisów) podczas procesów odbierania i nadawania przesyłek.
6. Ograniczenie wszelkich formalności pisemnych np. przy składaniu reklamacji.
7. Zachęcanie klientów do płatności za przesyłki za pobraniem w formie bezgotówkowej.  
8. Podczas przyjmowania gotówki zalecane jest używanie rękawiczek przez pracowników lub stosowanie środków dezynfekujących.
9. O ile nie stoi to w sprzeczności z charakterem usługi, zniesienie lub ograniczenie do niezbędnego minimum obowiązku oczekiwania przez pracownika - kuriera na sprawdzenie przesyłki przez odbiorcę.

Zapewnienie bezdotykowej obsługi w oddziałach

1. Kolejka oczekujących powinna pozostać na zewnątrz budynku, w którym znajduje się placówka pocztowa, a jeżeli nie jest to możliwe, należy zapewnić, aby ilość osób oczekujących wewnątrz budynku oraz odległość między nimi odpowiadały wymogom obowiązującego prawa 1,5 m.  
2. Wydzielenie specjalnych stref bezpieczeństwa w placówkach pocztowych, zapewniających odległość klienta od pracownika – 1,5  metra lub zamontowanie barier ochronnych pomiędzy klientem a pracownikiem.
3. Ograniczenie liczby klientów przebywających w tym samym czasie w placówce pocztowej adekwatnie do wymogów obowiązującego prawa.
4. Ograniczenie możliwości pakowania przesyłek w placówkach pocztowych. Nadawca – z założenia - powinien posiadać przesyłkę odpowiednio przygotowaną do wysyłki, aby czas jego przebywania w placówce pocztowej był możliwie najkrótszy.
5. Wprowadzenie procedur związanych z dezynfekcją elementów infrastruktury wykorzystywanej przy świadczeniu usług pocztowych, z którą bezpośredni kontakt mają  nadawcy lub odbiorcy.

Materiały:

• Zasady prawidłowego mycia rąk
• Jak skutecznie dezynfekować ręce
• Jak prawidłowo nałożyć i zdjąć maseczkę
• Jak prawidłowo nałożyć i zdjąć rękawice

Na podst. gov.pl/web/rozwoj

A.J.
Zespół e-prawnik.pl