10.10.2022

A.J.
Zespół e-prawnik.pl

Zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów płatności dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami bez pośrednictwa rachunku płatniczego

Szef KAS przypomniał, że przedsiębiorcy obowiązani są dokonywać płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą za pośrednictwem rachunku płatniczego, w każdym przypadku gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji (bez względu na liczbę wynikających z niej płatności) przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty. Transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

W przypadku naruszenia tego obowiązku podatnik nie zalicza do kosztów uzyskania przychodów wydatku w tej części, w jakiej płatność została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Wyłączenia wydatku z kosztów uzyskania przychodu podatnik dokonuje w miesiącu, w którym dokonał płatności bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Z informacji dostępnych organom KAS wynika, że nie wszyscy podatnicy stosują powyższe przepisy.

Kiedy można dokonywać transakcji bez korzystania z rachunku bankowego (limit płatności gotówkowych)?

Zgodnie z przepisami, dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł.

Z powyższego przepisu wynikają obowiązki dla każdego przedsiębiorcy działającego na podstawie polskiego prawa, zarówno otrzymującego zapłatę jak i dokonującego płatności. Oznacza to, że jeżeli przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców mają do ciebie zastosowanie, musisz przestrzegać limitu płatności nawet wtedy, jeżeli doprzedsiębiorcy – drugiej strony transakcji – przepisów się nie stosuje (jest to przedsiębiorca zagraniczny).

Pamiętaj! Jednorazowa wartość transakcji to cała wartość należności lub zobowiązań związanych z odpłatną dostawą towaru lub odpłatnym świadczeniem usług, które zostały określone w umowie zawartej między przedsiębiorcami. 

Limit transakcji oblicza się w kwotach brutto. Przepisy mówią o płatności, a więc kwocie, która jest przekazywana kontrahentowi, dlatego do obliczania wysokości limitu przyjmuje się wartość brutto.

Wybór waluty płatności przez strony nie ma wpływu na limit płatności gotówkowych.

W przypadku określenia ceny w walucie obcej, wartość transakcji oblicza się na podstawie kursu walut NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Ważne! Rachunek płatniczy to zarówno rachunek bankowy, SKOK oraz mechanizmy pośrednie, takie jak płatność kartą czy platformy internetowe. Ważne, aby płatność odbyła się przez rachunek płatniczy przedsiębiorcy.

Jakie są konsekwencje przekroczenia limitu?

Przedsiębiorcy, którzy rozliczą jednorazowe transakcje powyżej 15 000 złotych w gotówce, a nie za pośrednictwem rachunku bankowego, nie mogą zaliczyć takiej płatności do kosztów uzyskania przychodów.

Musisz również pamiętać, że w przypadku naruszenia przepisów o limicie transakcji gotówkowych, wyłączeniu z kosztów podlega nie tylko nadwyżka ponad 15 000 złotych. Jeżeli wartość transakcji przekracza limit ustawowy, to zapłata gotówką powoduje, że cała kwota zapłacona z pominięciem rachunku bankowego nie może zostać zaliczona do kosztów podatkowych.

Zasady te stosuje się także w przypadku:

• nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych
• dokonania płatności:
  • po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej
  • po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania określoną w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym albo w ustawie o podatku tonażowym.

Zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów następuje za rok podatkowy, w którym nastąpiła likwidacja tej działalności, albo za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana formy opodatkowania.

Kto powinien stosować przepis o limicie płatności gotówkowej?

Żeby prawidłowo określić swoje obowiązki jako przedsiębiorcy musisz wiedzieć, do jakich podmiotów i przy jakich rodzajach transakcji przepis znajduje zastosowanie.

Poniżej próbujemy przybliżyć ci kwestie prawidłowego stosowania przepisu. Pamiętaj jednak, że oprócz przykładów opisanych poniżej możesz w trakcie wykonywania swojej działalności spotkać się z wieloma niejednoznacznymi przypadkami dotyczącymi transakcji.

W wątpliwych sytuacjach sugerujemy dokonanie płatności bezgotówkowej, a jeżeli nie jest to z jakichś względów możliwe, wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową, z której jednoznacznie będzie wynikało, czy dokonanie płatności gotówką umożliwi zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych.

Przedsiębiorcy jednoosobowi i spółki wpisane do KRS

Norma prawna wynikająca z ustawy prawo przedsiębiorców jest skierowana do podmiotów podlegających obowiązkowi wpisu do CEIDG albo rejestru przedsiębiorców KRS (uwzględnia się nie tylko kryterium formalne – fakt wpisania do CEIDG/KRS, ale również to, czy dany podmiot miał obowiązek wpisać się do rejestru).

Oznacza to, że przepis odnosi się do przedsiębiorców jednoosobowych, spółek i innych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, jak również wszystkich, którzy do takich rejestrów powinni być wpisani, ale nie dopełnili tego obowiązku.

Przykład:

Tomasz jest fryzjerem. Nie ma zarejestrowanej działalności gospodarczej, ale regularnie strzyże klientów w domu, pobierając za to wynagrodzenie. Tomasz, mimo braku wpisu w CEIDG jest przedsiębiorcą, ponieważ jego działania jednoznacznie na to wskazują. Obowiązuje go limit transakcji gotówkowych.

Pozostałe podmioty objęte limitem płatności gotówkowych

Limit transakcji gotówkowych stosuje się również do:

• fundacji, izb gospodarczych, czy innych podmiotów, które równocześnie figurują w rejestrze przedsiębiorców KRS
• przedsiębiorców zagranicznych prowadzących działalność gospodarczą w Polsce przez oddział (zarejestrowany w KRS)
• wspólników spółki cywilnej
• zagranicznego oddziału polskiego przedsiębiorcy – zgodnie z przepisami oddział nie jest odrębnym przedsiębiorcą (niezależnie od tego, w jakim kraju polski przedsiębiorca zarejestruje swój oddział, stosuje się do niego przepisy Prawo przedsiębiorców)
• polskiego przedsiębiorcy (czasowe transgraniczne świadczenie usług) dokonującego poza granicami Polski transakcji z przedsiębiorcą zagranicznym (działalność transgraniczna nie jest odrębnym przedsiębiorstwem, co nie zmienia faktu, że działający zagranicą przedsiębiorca podlega polskiemu prawu).

Przykład:

Niemiecka spółka zarejestrowała w KRS oddział, na rzecz którego zamierza kupić w Polsce wyposażenie biura. Oddział nie jest odrębnym przedsiębiorcą (przedsiębiorcą jest niemiecka spółka), jednak z faktu rejestracji oddziału w rejestrze przedsiębiorców KRS, podlega on polskiemu prawu, w tym limitowi transakcji gotówkowych.

Przykład:

Polska firma zarejestrowała oddział w Niemczech (wpis do rejestru handlowego). Oddział może samodzielnie zawierać umowy, ale nadal w świetle polskiego prawa, jest polskim przedsiębiorstwem i ma obowiązek stosować limit transakcji gotówkowych.

Podmioty nieobjęte limitem płatności gotówkowych

Ponieważ przepisy stosuje się do określonej grupy (przedsiębiorcy i niektóre inne podmioty), warto wiedzieć, kiedy nie musisz stosować się do limitu.

Limitu obrotu gotówkowego nie stosują m.in.:

• podmioty inne niż przedsiębiorcy - limit nie dotyczy on również przedsiębiorców posiadających taki status na podstawie rejestracji w innym kraju (przedsiębiorca zagraniczny), jeżeli na terytorium RP nie powadzi działalności
• podmioty wpisane wyłącznie w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

Przykład:

Fundacja wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej zamierza sprzedać część swojego majątku – sprzęt fotograficzny. Ponieważ nie jest wpisana do rejestru przedsiębiorców, jak również faktycznie nie prowadzi działalności gospodarczej, może przyjąć zapłatę w gotówce, nawet jeżeli przekracza ona limit 15 000 zł. Małgosia jest wspólniczką spółki jawnej – kupującą. Ponieważ dokonuje zakupu od nieprzedsiębiorcy, może zapłacić za kupowany sprzęt gotówką.

• przedstawicielstwa przedsiębiorcy zagranicznego – limitu nie stosuje się (podmiot nie jest w rozumieniu polskich przepisów polskim przedsiębiorcą)
• rolnicy ryczałtowi – podmiot nie jest w rozumieniu przepisów przedsiębiorcą – brak obowiązku wpisu w CEIDG albo KRS.

Przykład:

Rolnik Tomasz ma podpisaną umowę o stałej współpracy z hurtownią. Kilka razy w miesiącu hurtownik – Andrzej przyjeżdża po warzywa, które następnie pakuje i sprzedaje do sklepów. Zgodnie z umową, Andrzej płaci Tomaszowi za towar odebrany w danym miesiącu do 20. dnia kolejnego miesiąca. Jednorazowa dostawa ma wartość ok. 5 000 zł, ale wartość zakupów w miesiącu to ok. 20 000 zł. W takiej sytuacji Andrzej może zapłacić Tomaszowi gotówką, mimo że wartość zakupów w umówionym okresie rozliczeniowym (miesiącu) przekroczyła limit ustawowy. Jest tak, ponieważ Tomasz jest rolnikiem, a nie przedsiębiorcą.

• osoby fizyczne dokonujące zakupu przedmiotów do majątku prywatnego przed zarejestrowaniem działalności gospodarczej, które następnie zostaną wciągnięte do ewidencji środków trwałych prowadzonych przez nich działalności gospodarczych (taka osoba nie spełnia definicji przedsiębiorcy)
• komornicy – nie są przedsiębiorcami w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców
• przedsiębiorcy zarejestrowani poza Polską, świadczący usługi na terytorium RP (w ramach czasowego transgranicznego świadczenia usług). Ponieważ formalnie jest przedsiębiorcą zarejestrowanym w innym kraju UE, a w Polsce nie prowadzi działalności – świadczy usługi na podstawie przepisów szczególnych – nie stosuje się limitu obrotu gotówkowego. Pamiętaj jednak, że dotyczy to tylko tych sytuacji, w których aktywność zagranicznego przedsiębiorcy spełnia warunki uznania jej za transgraniczne świadczenie. Jeżeli przedsiębiorca zagraniczny miał obowiązek zarejestrować w Polsce oddział, a tego nie zrobił – transakcja przekraczająca limit ustawowy powinna być opłacona w formie bezgotówkowej.

Limit transakcji gotówkowych w praktyce

Prowadząc firmę, często można spotkać się z nietypowymi sytuacjami. Żeby łatwiej było ci określić, czy masz obowiązek rozliczania się z kontrahentem bezgotówkowo, poniżej wskazujemy szereg mniej typowych zdarzeń i wskazujemy, kiedy dopuszczalna jest zapłata gotówką, a kiedy nie.

W razie wątpliwości, dla bezpieczeństwa lepiej zapłacić przelewem, jak również przyjąć płatność w takiej formie.

Limit transakcji – sytuacje życiowe

Przedsiębiorca nabywający towary lub usługi w okresie zawieszenia działalności oraz przyjmujący należności. Jeżeli zapłata następuje w związku z działalnością gospodarczą – obowiązuje limit gotówkowy.

Przykład:

Małgosia zarejestrowała jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie fotografii ślubnej. Ponieważ zimą nie ma żadnych zleceń, zawiesiła ją. Piotr, kolega Małgosi, prowadzący taka samą działalność, zamierza ją zakończyć i sprzedaje po okazyjnej cenie 28 000 zł wyposażenie studia. Jeżeli Małgosia zdecyduje się na zakup sprzętu, to mimo zawieszonej działalności gospodarczej jest przedsiębiorcą i będzie musiała zapłacić bezgotówkowo.

Osoba nabywająca towary lub usługi przed dniem zarejestrowania działalności, przy założeniu, że te towary albo usługi będą wykorzystywane do jej prowadzenia (wydatek przed zarejestrowaniem działalności jest uznawany za koszt uzyskania przychodu). Taka osoba formalnie nie jest przedsiębiorcą – nie stosuje się limitu obrotu gotówkowego.

Przykład:

Małgosia ma zamiar otworzyć jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie fotografii ślubnej. Wie, że najwięcej zleceń będzie miała wiosną i latem, więc zaczyna przygotowania do rozpoczęcia działalności już w listopadzie. Zamówiła stronę internetową, podpisała umowę o stałej współpracy ze studiem fotograficznym i wpłaciła z tego tytułu zaliczkę. Udało jej się okazyjnie – od kolegi przedsiębiorcy, który zawiesza podobną działalność, kupić sprzęt fotograficzny i komputerowy. Małgosia nie jest jeszcze przedsiębiorcą. Brakuje jej wpisu do CEIDG i nie podjęła jeszcze działalności – nie świadczy usług, a jedynie przygotowuje się do tego. Oznacza to, że Małgosia może za wszystkie zakupy związane z działalnością (przed jej zarejestrowaniem i faktycznym rozpoczęciem wykonywania) zapłacić gotówką.

Transakcje spółek kapitałowych w organizacji - spółki z o.o. i spółki akcyjne w organizacji są ułomnymi osobami prawnymi będącymi przedsiębiorcami, niewpisanymi do KRS – stosuje się limit.

Płatność u kuriera za pobraniem - jeżeli wartość transakcji (dostawy) między przedsiębiorcami przekracza limit ustawowy, płatność musi być dokonana u kuriera w formie bezgotówkowej, np. kartą płatniczą.

Przykład:

Piotr prowadzi sklep internetowy z elektroniką. Jego kontrahentka Anna zamówiła kilka drogich produktów (suma przekracza 15 000 zł) i w związku z tym przed zapłatą chciałaby je obejrzeć i ocenić, czy nie mają wad. Przedsiębiorcy umówili się, że towar zostanie dostarczony przez firmę kurierską z opcją płatności przy odbiorze.

Niezależnie od tego, w jaki sposób kupujący płaci za towar, firma kurierska po otrzymaniu zapłaty przelewa środki na rachunek bankowy Piotra. Z kolei Anna ma obowiązek zapłacić za pośrednictwem rachunku bankowego. Nie może zapłacić kurierowi w gotówce po zbadaniu jakości dostarczonych rzeczy. Bez znaczenia pozostaje tu fakt, że firma kurierska rozliczy się z Piotrem bezgotówkowo.

Mieszany sposób płatności. Jeżeli wartość transakcji przekracza limit 15 000 zł, cała kwota musi być zapłacona w formie bezgotówkowej. Nie można podzielić płatności w taki sposób, że część zostanie zapłacona gotówką, a część w formie bezgotówkowej.

Przykład:

Przedsiębiorca budowlany – Adam, kupuje w hurtowni Katarzyny materiały budowlane. Dziś kupił okna i drzwi za 18 000 zł. Od klienta – osoby fizycznej – otrzymał zaliczkę w gotówce w wysokości 5 000 zł. Adam chciałby pozbyć się gotówki, więc zamierza podzielić płatność tak, że 5 000 zapłaci w gotówce, a pozostałą część – 13 000 zł przelewem.

Katarzyna nie może przyjąć takiej płatności częściowo w gotówce, ponieważ wartość transakcji przekracza 15 000 zł. Rozliczenie powinno nastąpić przez rachunek płatniczy. Również dla Adama wartość transakcji to 18 000 zł i ponieważ przekracza ona limit ustawowy, całość powinna być zapłacona w formie bezgotówkowej.

Wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta i przekaz pocztowy. Jeżeli wartość transakcji przekracza limit 15 000 zł, to niezależnie od wysokości wpłaconej do banku kwoty, jest to niezgodne z przepisami. Wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta albo wykonanie przelewu pocztowego nie jest płatnością bezgotówkową.

Przykład:

Tomasz prowadzi sklep. Od Krzysztofa – zaprzyjaźnionego stolarza, który prowadzi działalność z synem w formie spółki jawnej - zamówił nowe regały do sklepu o wartości 18 000 złotych. Krzysztof nalega, żeby zapłaty dokonać przekazem pocztowym – Tomasz wpłaci w placówce Poczty Polskiej gotówkę, którą listonosz przyniesie do siedziby firmy Krzysztofa.

Takie działanie jest nieprawidłowe. Limit określony w ustawie Prawo przedsiębiorców. Tomasz ma obowiązek dokonać zapłaty za pośrednictwem rachunku płatniczego, a przedsiębiorstwo Krzysztofa ma obowiązek przyjąć płatność w taki sposób.

Przykład:

Krzysztof prowadzi komis samochodowy. Jedzie do Niemiec, żeby w tamtejszym komisie prowadzonym przez Horsta, kupić samochód o wartości 7000 euro. Podczas jazdy próbnej podejmuje decyzję o zakupie. Krzysztof słyszał o ograniczeniach dotyczących płatności gotówką, więc razem z Horstem jadą do oddziału banku, żeby wpłacić 7000 euro na rachunek niemieckiego sprzedającego.

Krzysztof postępuje nieprawidłowo. Jako polski przedsiębiorca dokonujący płatności na rzecz innego przedsiębiorcy ma obowiązek dokonać jej za pośrednictwem rachunku płatniczego. Wpłata gotówki w banku na rachunek sprzedającego nie spełnia tego warunku.

Płatności ratalne - wszystkie raty stanowią jedną transakcję, ponieważ są związane z jednym zakupem. Muszą być zatem dokonywane z uwzględnieniem limitu obrotu gotówkowego.

Potrącenie - do potrącenia (obejmującego całość wierzytelności) nie stosuje się limitu (por. sygn. I FSK 1731/11, interpretacja indywidualna 1462-IPPB1.4511.1147.2016).

Potrącenie częściowe - w przypadku dokonywania płatności pozostałej po częściowym potrąceniu stosuje się limit 15 000 zł, jeżeli wartość wierzytelności go przekracza. Decydująca jest bowiem wartość wierzytelności, a nie kwota potrącenia.

Przykład:

Przedsiębiorca budowlany – Adam, jest winny hurtowni Katarzyny 16 000 zł z tytułu zakupu materiałów budowlanych. Równocześnie Katarzyna jest winna Adamowi 13 000 zł z tytułu remontu, jaki wykonał. Strony uzgodniły, że dokonają potrącenia długu. Adam dopłaci Katarzynie 3000 zł (16 000 zł – 13 000 zł).

W takim przypadku Adam nie może rozliczyć się z Katarzyną gotówką, ponieważ wartość transakcji wynosi 16 000 zł. Zastosowanie znajduje zasada ogólna – jeżeli całkowita wartość transakcji (niezależnie od liczby płatności) przekracza limit 15 000 zł, wszystkie płatności muszą być dokonane bezgotówkowo.

Przykład:

Przedsiębiorca budowlany – Adam, jest winny hurtowni Katarzyny 12 000 zł z tytułu zakupu materiałów budowlanych. Równocześnie Katarzyna jest winna Adamowi 8 000 zł z tytułu remontu, jaki wykonał. Strony uzgodniły, że dokonają potrącenia długu. Adam dopłaci Katarzynie 4000 zł (12 000 zł – 8000 zł). W takim przypadku Adam może rozliczyć się z Katarzyną gotówką, ponieważ wartość transakcji wynosi 12 000 zł.

Zaliczki. Do zaliczek stosuje się limit transakcji gotówkowych. Wynika to z faktu, że w przypadku prawidłowego wykonania zobowiązania przez strony umowy (transakcji), wartość zaliczki jest zaliczana na poczet płatności.

Zapłata zaliczki i płatności ratalne z klauzulą waloryzacyjną. Przedsiębiorca może, ze względu na stosowane klauzule waloryzacyjne, przekroczyć limit 15 000 zł (np. w przypadku gwałtownego wzrostu wartości indeksu odniesienia – cena ropy, kawy, miedzi, węgla…). Jeżeli dostawa będzie realizowana przez kilka miesięcy, wartość transakcji – przez zastosowanie klauzul waloryzacyjnych – może ulec znacznej zmianie – 20% – 30%. W takim przypadku decydujące jest wyliczenie wartości dokonane przy pierwszej płatności częściowej za dana transakcję:

• jeżeli w momencie dokonywania pierwszej płatności częściowej (raty/zaliczki) strona transakcji, stosując aktualną wartość wskaźnika waloryzacyjnego wiedziała, że całkowita wartość transakcji przekroczy limit – pierwsza płatność powinna być dokonana bezgotówkowo i wszystkie płatności związane z tą transakcją powinny być dokonane w taki sposób (nawet, jeżeli ostateczna wartość transakcji będzie niższa niż limit ustawowy)
• jeżeli w momencie dokonywania pierwszej płatności częściowej (raty/zaliczki) strona transakcji, stosując aktualną wartość wskaźnika waloryzacyjnego wiedziała, że ostateczna cena nie przekroczy limitu – pierwsza płatność może być dokonana w formie gotówkowej i w takiej formie strony mogą kontynuować rozliczenie. Z chwilą, kiedy wartość transakcji podczas płatności częściowej przekracza limit ustawowy, każda następna płatność powinna być dokonywana bezgotówkowo (nawet, jeżeli ostateczna wartość transakcji, albo wartość wyliczona na potrzeby kolejnej płatności częściowej będzie niższa niż limit ustawowy).

Podsumowując, jeżeli choć raz podczas płatności częściowej strona wiedziała, że limit zostanie przekroczony – ta, i każda następna płatność muszą być dokonane w formie bezgotówkowej.

Jeśli z obliczeń dla pierwszej płatności wynika, że limit zostanie przekroczony – wszystkie płatności są dokonywane bezgotówkowo.

Jeżeli z początkowych obliczeń wynikało, że limit nie zostanie przekroczony – strony mogą rozliczać się w gotówce i obliczenia dla późniejszych wpłat nie mają wpływu na prawidłowość już dokonanych płatności. Każde obliczenie dla wpłaty częściowej, które wskazuje, że limit zostanie przekroczony powoduje, że dana płatność, jak również każda następna, muszą być dokonane bezgotówkowo nawet, jeżeli ostatecznie okaże się, że limit transakcji nie został przekroczony.

Transakcja w praktyce

Ustawa Prawo przedsiębiorców nie zawiera definicji terminu „transakcja". Przez transakcję należy rozumieć umowę cywilnoprawną zawieraną w związku z wykonywaną przez strony działalnością gospodarczą. Zatem transakcja ma następujące cechy:

• występują w niej co najmniej dwie strony
• jest to czynność prawna (wywołująca jakiś skutek określony w prawie – np. przeniesienie własności rzeczy)
• ma związek z wykonywaną działalnością gospodarczą (zakup jest dokonywany na potrzeby działalności/sprzedaż jest dokonywana w związku z działalnością gospodarczą)
• może polegać na dokonaniu jednej lub więcej płatności
• umowa może być zawarta w dowolnej formie (zgodnej z przepisami), w tym ustnie.

Przez „wartość transakcji" należy rozumieć wartość transakcji określoną w umowie.

Musisz pamiętać, że nie ma jednoznacznej definicji tego czym jest transakcja, czy i z jakiego okresu płatności powinny być sumowane. Sądy wykluczają możliwość sztucznego dzielenia transakcji aby ominąć przepisy dotyczące limitu obrotu gotówkowego, natomiast każdy przypadek jest oceniany indywidualnie.

Poniżej przedstawiamy omówienie przykładowych transakcji z wyjaśnieniem, dlaczego należy, bądź nie należy stosować limitu. Pamiętaj, że są to jedynie przykłady teoretyczne i w twoim przypadku, mimo podobnych zdarzeń organ albo sąd może ocenić sprawę inaczej.

Umowy na czas określony i nieokreślony, umowy na wyłączność, umowy określające minimalny obrót między stronami

1. Umowa na czas określony z ustalonym minimalnym cyklicznym wynagrodzeniem

W przypadku, gdy zawierając umowę, strony mogą określić jej wartość – mnożąc np. miesięczną kwotę do zapłaty przez liczbę miesięcy obowiązywania, suma płatności z całej umowy jest wartością transakcji – limit z art. 22 sdg. stosuje się od pierwszej płatności, choćby nie przekraczała ona limitu ustawowego. Dzieje się tak niezależnie od długości ustalonego okresu wynagrodzenia. Może on być przez strony przyjęty prawie dowolnie, jako dzień, kilka dni, tydzień, czy miesiąc.

Przykład:

Umowa z biurem księgowym zawarta na okres roku, z ryczałtowym wynagrodzeniem w wysokości 2 000 złotych miesięcznie. Wartość transakcji to 2000 zł x 12 miesięcy = 24 000 zł. Mimo, że przez większą część wykonywania umowy suma płatności nie przekroczy limitu ustawowego, już pierwsza płatność powinna być dokonana bezgotówkowo ponieważ strony mogą (w chwili dokonywania pierwszej płatności) określić jej całkowitą wartość.

Legenda:

Czerwony kolor – od której płatności stosuje się obowiązek rozliczenia bezgotówkowego

Niebieski kolor – od której płatności przekroczono limit

2. Umowa na czas określony bez ustalonego minimalnego wynagrodzenia

Ponieważ strony nie mogą określić wartości transakcji z chwilą dokonywania pierwszych płatności, nie obowiązuje do nich limit z art. 22 sdg. Z chwilą, gdy suma płatności (od początku obowiązywania umowy) przekroczy limit ustawowy – płatności muszą być dokonywane bezgotówkowo.

Przykład:

Umowa z biurem księgowym zawarta na okres 2 lat, bez wskazania wysokości wynagrodzenia (wysokość wynagrodzenia zależy od wykonanych czynności i jest różna w poszczególnych miesiącach). W pierwszym miesiącu – 1 000 zł, w trzech kolejnych po 3 000, w piątym 5 000 zł, w szóstym 1 000 zł. Ponieważ dopiero przy płatności w szóstym miesiącu strony mogą określić, że wartość transakcji przekroczy limit, za szósty miesiąc (i każdy następny) dokonują rozliczenia bezgotówkowego. Wcześniejsze płatności gotówkowe są prawidłowe i nie stanowią naruszenia przepisów.

3. Umowa na czas nieokreślony z ustalonym wynagrodzeniem okresowym

Kwalifikacja płatności zależy od wysokości wynagrodzenia, okresu rozliczeniowego i okresu wypowiedzenia. Jeżeli dla umowy na czas nieokreślony suma wynagrodzeń pewnych (które będzie trzeba zapłacić zanim upłynie okres wypowiedzenia) przekroczy limit, od pierwszej płatności powinny być rozliczane bezgotówkowo.

Przykład:

Umowa na czas nieokreślony, płatność miesięcznie 8 000 złotych, okres wypowiedzenia 3 miesiące. W takim przypadku, ponieważ nawet teoretycznie przyjmując, że umowę można wypowiedzieć w dniu zawarcia, strony mogą jednoznacznie określić, że do czasu jej zakończenia nastąpią trzy płatności po 8 000 zł każda, więc limit zostanie przekroczony. Od pierwszej płatności obowiązuje rozliczenie bezgotówkowe.

Przykład:

Umowa na czas nieokreślony, płatność miesięcznie 2 000 złotych, okres wypowiedzenia – tydzień. W takim przypadku płatności do momentu przekroczenia limitu ustawowego mogą być dokonywane w gotówce – z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie jej łączna wartość, ale wiedzą, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania limit obrotu gotówkowego nie zostanie przekroczony.

Przykład:

Umowa na czas nieokreślony, płatność miesięcznie 2 000 złotych, okres wypowiedzenia 3 miesiące liczonym od początku miesiąca następującego po tym, w którym złożono wypowiedzenie. W takim przypadku płatności do momentu, w którym strony wiedzą, że limit nie został przekroczony mogą być dokonywane w gotówce – z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie jej łączna wartość, ale wiedzą, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania limit obrotu gotówkowego nie zostanie przekroczony. Wiedzą jednak, że okres wypowiedzenia to 3 miesiące, a w tym okresie wartość umowy wyniesie 6 000 zł. Zatem w 5 miesiącu wiedzą, że wartość transakcji przekroczy limit ustawowy.

4. Umowa o stałej współpracy (zakup w danym okresie towarów lub usług o znanej minimalnej wartości)

Strony co prawda nie mogą określić ostatecznej wartości całej transakcji, ale znają jej minimalną wartość w okresie rozliczeniowym (wyższą niż limit obrotu gotówkowego). Niezależnie od tego, czy umowa jest zawarta na czas określony czy nieokreślony, przepisy o limicie stosuje się od pierwszej płatności za częściową dostawę.

Przykład: (minimalna wartość obrotów w danym okresie przekracza limit)

Umowa o stałej współpracy – zobowiązanie do zakupów za kwotę co najmniej 40 000 zł w miesiącu. Przedsiębiorca wielokrotnie w ciągu miesiąca zamawia towar za kwotę nieprzekraczającą limitu z art. 22 sdg. Ponieważ znana jest kwota obrotu w danym okresie i przekracza ona limit ustawowy, od pierwszej transakcji w danym okresie strony stosują formę bezgotówkową rozliczenia. Ponieważ jednak znana jest minimalna wartość zamówienia w określonym przedziale czasu – to ona określa, czy rozliczenia za poszczególne – cząstkowe zamówienia, mogą być dokonane gotówkowo, czy nie.

Przykład (minimalna wartość obrotów w danym okresie nie przekracza limitu):

Umowa o stałej współpracy – zobowiązanie do zakupów za kwotę co najmniej 14 000 zł w miesiącu. Przedsiębiorca wielokrotnie w ciągu miesiąca zamawia towar za kwotę nieprzekraczającą limitu. Ponieważ znana jest kwota minimalnego obrotu w danym okresie i nie przekracza ona limitu ustawowego, do momentu osiągnięcia limitu ustawowego w danym okresie strony mogą rozliczać się gotówką. Po przekroczeniu limitu każda następna płatność jest dokonywana bezgotówkowo.

Faktycznie przekroczenie limitu w danym okresie rozliczeniowym:

Minimalny obrót w ustalonym przez strony okresie został przekroczony ale nie przekroczył limitu ustawowego – brak obowiązku rozliczania bezgotówkowego.

Brak przekroczenia limitu w danym okresie rozliczeniowym:

Ponieważ określony przez strony minimalny obrót (limit transakcji) w danym okresie nie przekroczył 15 000 zł, do momentu jego osiągnięcia strony mogą rozliczać się w gotówce.

Podstawa prawna:

• art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2018 r. poz. 646, z późn. zm.),
• art. 15d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2019 r. poz. 865, z późn. zm.),
• art. 22p ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1509, z późn. zm.).

Na podst. www.biznes.gov.pl