Pracownicze Plany Kapitałowe - uwaga na autozapis!

PPK służą systematycznemu gromadzeniu oszczędności przez uczestników z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez nich 60 roku życia. Sprawdź, kiedy musisz wprowadzić PPK do swojej firmy. Pracodawca nie musi uzyskać zgody pracownika, aby zapisać go do pracowniczego planu kapitałowego (PPK). W programie tym obowiązuje bowiem tzw. autozapis.Oznacza to, iż jeżeli pracownik w wieku 18-55 lat nie złożył deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, pracodawca sam „zapisuje” go do programu. 

Kto tworzy PPK?

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to system oszczędzania dla osób zatrudnionych realizowany przy współpracy z pomiotami zatrudniającymi.

Pracownicze Plany Kapitałowe były wprowadzane przez przedsiębiorstwa od 2019 roku. Terminy wdrożenia PPK w firmach zależały od liczby zatrudnionych osób. Najwcześniej PPK pojawiły się w dużych przedsiębiorstwach, a od 2021 roku zaczęły funkcjonować w firmach zatrudniających mniej niż 20 osób.

Podmioty zwolnione z umowy o zarządzanie PPK

Umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową nie musi zawierać:

• przedsiębiorca posiadający status mikroprzedsiębiorcy - w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców, któremu wszyscy pracownicy złożą deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK;
• przedsiębiorca prowadzący Pracownicze Programy Emerytalne, do których przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych, pod warunkiem, że naliczają i odprowadzają składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia. Jeżeli przedsiębiorca zawiesił naliczanie i odprowadzanie składek do PPE na okres łącznie przekraczający 90 dni, musi zawrzeć umowę o zarządzanie PPK.

Dla kogo jest PPK?

PPK obejmowani są pełnoletni zatrudnieni pracujący na umowy, od których odprowadzane są obowiązkowe składki emerytalno-rentowe. Są to:

• pracownicy (osoby zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę);
• osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą;
• członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych;
• osoby fizyczne - wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług;
• członkowie rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji;
• osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Osoby w wieku poniżej 55 lat trafiają do PPK „z automatu”, chyba że z tej możliwości zrezygnują – muszą podpisać i przekazać podmiotowi zatrudniającemu specjalną deklarację.

W przypadku osób, które ukończyły 55. rok życia i nie ukończyły 70. roku życia, umowy o prowadzenie PPK zawiera się wyłącznie na ich wniosek. Podmiot zatrudniający jest obowiązany do poinformowania takiej osoby zatrudnionej o możliwości złożenia wniosku.

Osoba zatrudniona może zrezygnować z odprowadzania składek na PPK. Może też zmienić zdanie i do systemu wrócić.

Jeżeli zatrudniasz przynajmniej jedną osobę, będziesz mieć obowiązek zawarcia dwóch umów:

• umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową;
• umowy o prowadzenie PPK – w imieniu i na rzecz zatrudnionego.

Umowa o zarządzanie PPK

Umowę o zarządzanie PPK zawierasz z instytucją finansową. Instytucję możesz wybrać z listy, którą znajdziesz na oficjalnym portalu poświęconym PPK. Umowa musi mieć postać elektroniczną pozwalającą na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku, na przykład na USB, płycie CD lub w pliku PDF przekazanym mailem.

Wyboru instytucji finansowej dokonujesz w porozumieniu z działającą u ciebie zakładową organizacją związkową. A jeśli takiej nie ma, to w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych, która została wyłoniona w tym celu. Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym musisz zawrzeć umowy o zarządzanie PPK, nie osiągniesz takiego porozumienia, to sam wybierasz instytucję finansową, z którą zawrzesz umowę o zarządzanie PPK. Musisz mieć przy tym na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

Przepisy dotyczące PPK dają wskazówki, jak wybierać instytucję finansową.

W szczególności trzeba ocenić:

• proponowane warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,
• efektywność w zarządzaniu aktywami,
• doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi.

Umowa o zarządzanie PPK nie może zawierać warunków mniej korzystnych niż warunki prezentowane przez instytucję finansową na portalu PPK w dniu zawarcia tej umowy.

Umowa o prowadzenie PPK

Twoim obowiązkiem jako firmy jest podpisanie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz zatrudnianych przez ciebie osób zatrudnionych.

Taką umowę powinieneś zawrzeć nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia; chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w formie pisemnej albo przestanie być osobą zatrudnioną.

Do okresu zatrudnienia wliczasz wcześniejsze okresy zatrudnienia tego pracownika w twojej firmie (z poprzednich 12 miesięcy).

Finansowanie PPK

Oszczędności w ramach PPK tworzone są wspólnie przez osoby zatrudnione, firmy oraz państwo. Pracownicy i pracodawcy finansują kwoty podstawowe (odpowiednio 2% i 1,5 % wynagrodzenia). Mogą też wpłacać kwoty dodatkowe.

Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK może na jego wniosek wynieść mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie tego uczestnika osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia.

Wpłaty na PPK, finansowane przez osobę zatrudnioną, potrącasz z jej wynagrodzenia po opodatkowaniu i oskładkowaniu. Kwoty, które w ramach PPK sfinansujesz jako pracodawca, nie są oskładkowane, ale są dla pracownika przychodem. Dlatego potrącasz od nich podatek z pensji pracownika.

Oprócz tego państwo dopłaci do planu 240 zł rocznie. W pierwszym roku pracownicy otrzymają również wpłatę powitalną w wysokości 250 zł.

Zarządzanie środkami z PPK

Pieniądze z PPK są gromadzone na kontach. Środkami zarządza wybrana przez ciebie instytucja finansowa. Nadzór nad PPK w zakresie zgodności z prawem oraz interesem uczestników systemu sprawować będzie Komisja Nadzoru Finansowego. Instytucje finansowe muszą spełniać określone wymogi, w tym wymóg doświadczenia, aby zostały dopuszczone do zarządzania środkami gromadzonymi w PPK.

Środki gromadzone w PPK będą inwestowane w fundusze zdefiniowanej daty, których polityka inwestycyjna będzie się zmieniać wraz z wiekiem uczestnika PPK.

Jakie kary grożą pracodawcom?

Jeśli, jako pracodawca, nie dopełnisz obowiązku zawarcia umowy o PPK w ustalonym terminie, grozi ci grzywna w wysokości do 1,5% całego funduszu wynagrodzeń. Podobna kara jest przewidziana za nakłanianie zatrudnionych do rezygnacji z oszczędzania w PPK.

Karze grzywny w wysokości od 1 000 zł do 1 mln zł podlega pracodawca, który:

• nie zawrze umowy o prowadzenie PPK;
• nie będzie dokonywać wpłat na PPK;
• nie będzie prowadził stosownej dokumentacji;
• będzie podawał nieprawdziwe dane w sprawie PPK.

Organem właściwym do kontroli pomiotów zatrudniających w zakresie wykonywania obowiązków wynikających z ustawy oraz ścigania wykroczeń jest Państwowa Inspekcja Pracy.

Autozapis w PPK

W PPK obowiązuje autozapis. Jeżeli pracownik w wieku 18-55 lat nie złoży pisemnej deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczego planu kapitałowego, pracodawca automatycznie zapisze go do PPK.

Pracodawca ponawia autozapis co 4 lata. Pierwszy ponowny autozapis do PPK ma miejsce w 2023 roku, a kolejne: w 2027 roku, w 2031 roku.

W praktyce oznacza to, że:

• deklaracje osób zatrudnionych złożone do 28 lutego 2023 roku przestaną obowiązywać od marca 2023 roku;
• jeżeli pracownik nie złoży od 1 marca 2023 roku ponownie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, pracodawca rozpocznie dokonywanie w jego imieniu wpłat: naliczy i pobierze wpłaty w marcu 2023 roku, a w kwietniu dokona wpłat do PPK.

Do 28 lutego 2023 roku pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika, który złożył wcześniej złożył deklarację o rezygnacji z PPK, o ponownym dokonywaniu za niego wpłat.

Szczególna sytuacja osób powyżej 55 roku życia. Osoby, które przed 1 kwietnia 2023 roku ukończą 55. rok życia, będą uczestniczyły w PPK wyłącznie na swój wniosek, złożony do ostatniego dnia lutego 2023 roku.

Jednakże osoby, które  przed 1 kwietnia 2023 r. ukończą 55. rok życia, pracodawca będzie mógł „zapisać” do PPK albo wznowić za nie naliczanie wpłat do PPK – w ramach ponownego autozapisu - wyłącznie na ich wniosek, złożony do ostatniego dnia lutego 2023 roku. W przypadku osób zatrudnionych niebędących uczestnikami PPK potrzebny jest wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK, zaś w przypadku uczestników PPK, którzy zrezygnowali z dokonywania wpłat w trakcie oszczędzania w PPK - wniosek o dokonywanie wpłat do PPK. 

 W ramach ponownego autozapisu pracodawca nie będzie mógł uwzględnić wniosku (o zawarcie umowy o prowadzenie PPK albo o dokonywanie wpłat do PPK) osoby zatrudnionej albo uczestnika PPK, którzy złożyli deklarację o rezygnacji, lecz przed 1 kwietnia 2023 r. ukończą 70 lat.

Ponowny autozapis nie obejmie osób, które nie zostały „zapisane” do PPK ze względu na to, iż nie złożyły wniosku o zawarcie w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK (dotyczy to osób w wieku 55+). Osoby te – z uwagi na swój wiek – nie składały bowiem deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

Podstawa prawna:

• art. 1, 2, 4, 7-9, 13-16, 23, 25, 27, 28, 31, 32, 34, 106-111, 133, 134, 137 ustawya z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych;
• art. 10 ust. 1 pkt 14b, art. 13 pkt 6) ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl