Czy poniesione w trakcie podróży służbowej wydatki zrefundowane (pokryte) na podstawie przedstawionych (...)

uznać stanowisko Spółki za prawidłowe w zakresie zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów ? pod warunkiem prawidłowego udokumentowania ? wydatków hotelowych, gastronomicznych oraz kosztów przejazdów związanych z podróżami służbowymi.

U Z A S A D N I E N I E

Spółka ma zamiar pokrywać wszelkie uzasadnione wydatki poniesione przez pracowników w trakcie wykonywania powierzonych zadań podczas podróży służbowej krajowej i zagranicznej. Wydatki te będą obejmować uzasadnione koszty noclegów, przejazdów i wyżywienia, koszty leczenia, jednakże muszą być potwierdzone rachunkami. Jeśli wszystkie tego typu koszty zostaną pokryte przez kontrahenta zagranicznego, Spółka nie chce ponosić żadnych dodatkowych kosztów (np. ryczałtu na inne wydatki w wysokości 25 % diety, wynikającego z § 5 ust. 2 pkt. 4 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

W związku z powyższym stanem faktycznym Spółka wnosi o udzielenie odpowiedzi na pytanie:

Czy poniesione w trakcie podróży służbowej wydatki zrefundowane (pokryte) na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków są kosztem uzyskania przychodu dla Spółki i nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych dla pracownika...

Zdaniem Spółki w sytuacji będącej przedmiotem zapytania uzasadnione koszty noclegów, przejazdów i wyżywienia udokumentowane rachunkami stanowią koszty uzyskania przychodów bez względu na ich wysokość. W uzasadnieniu swego stanowiska Spółka powołuje się na definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z treści art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wykazując zarówno związek poniesionych wydatków z przychodami, jak i wskazując na brak przesłanki negatywnej, tj. brak wyłączenia powyższych kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 ww. ustawy. Jak podniesiono we wniosku, art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie wyłącza z kosztów uzyskania przychodów udokumentowanych wydatków poniesionych przez pracownika na zakup usług hotelowych i gastronomicznych z tytułu podróży służbowych. Dotyczy to również innych uzasadnionych wydatków związanych z podróżą służbową. W opinii Spółki nie jest uzasadnione wypłacanie jakichkolwiek (ryczałtowych) kwot, które nie zostały udokumentowane rachunkami, jeżeli z wewnętrznego regulaminu pracy będzie wynikało, iż Spółka pokrywa tylko wydatki udokumentowane rachunkami (biletami).

Ponadto zdaniem wnioskodawcy refundacja (pokrycie) poniesionych uprzednio przez pracownika w imieniu firmy wydatków w trakcie wykonywania przez niego powierzonych przez pracodawcę zadań nie stanowi dla tegoż pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu, gdyż w takiej sytuacji brak przysporzenia jakichkolwiek dodatkowych korzyści po stronie pracownika (nie jest generowany przychód do opodatkowania).

Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie podziela stanowisko Spółki zawarte we wniosku w przedmiocie uznania za koszt uzyskania przychodu refundowanych przez Spółkę uzasadnionych i prawidłowo udokumentowanych wydatków hotelowych, gastronomicznych oraz kosztów przejazdów dotyczących podróży służbowych.

Zgodnie z definicją kosztów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Zatem za koszty uzyskania przychodów należy uznać wszelkie wydatki ? po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie ? o ile zostały poniesione w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą w celu osiągnięcia przychodów.

Wydatki na noclegi i diety nie mieszczą się w zamkniętym katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zamieszczonym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zatem ich kwalifikacji należy dokonać w świetle art. 15 ust. 1 tej ustawy. Powyższe oznacza, że przedmiotowe wydatki są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami, tj. zostały poniesione w celu ich osiągnięcia. Z zapisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, iż celem poniesienia wydatku powinno być osiągnięcie przychodu lub przynajmniej potencjalna możliwość jego osiągnięcia.

Zgodnie z art. 77 (5) par.3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej, określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagrodzenia lub umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagrodzenia.

Zgodnie z art. 77 (5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), obowiązek wypłaty diet w wysokości określonej w rozporządzeniach:

1. Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn zm.) oraz

2. Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.

12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 r z późn. zm.) dotyczy innych pracodawców niż wymienieni w tych rozporządzeniach, którzy nie określili warunków wypłaty należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Tacy pracodawcy mają obowiązek wypłacić diety w wysokości przewidzianej dla pracodawców będących państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej.

Pracodawcy, którzy inaczej określili warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej ? w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie ? stosują przyjęte przez siebie rozwiązania.

Zgodnie z przedstawionym we wniosku stanem faktycznym warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom Spółki określa regulamin wewnętrzny. Obowiązek wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, zgodnie z art. 77(5) kodeksu pracy, dotyczy pracodawcy w stosunku do należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową pracownika wykonującego na polecenie tegoż pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 kodeksu pracy, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podróże służbowe pracowników związane są z osiągnięciem przychodów przez pracodawcę. Podejmowane są bowiem w celu realizacji zadań służbowych, którym z kolei można przypisać zamiar, intencję podjęcia ich w celu uzyskania przychodu.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka wypłaca swoim pracownikom należności z tytułu podróży służbowych, tj. uzasadnione koszty noclegów, przejazdów i wyżywienia, a także koszty leczenia ? związane z odbywanymi przez nich podróżami służbowymi. Wydatki te ? poza wydatkami na leczenie ? zasadniczo nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zawierającym katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. W świetle przedstawionego powyżej stanu faktycznego oraz w oparciu o obowiązujący stan prawny należy stwierdzić, iż wydatki na należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych pracowników, takie jak: koszty noclegów, przejazdów i wyżywienia ? stanowią koszt uzyskania przychodów Spółki.

Nie stanowią ich natomiast wydatki na leczenie, bowiem kosztów związanych z finansowaniem świadczeń zdrowotnych przez pracodawcę na rzecz pracowników, z wyjątkiem poniesionych kosztów świadczeń zdrowotnych, do których ponoszenia zobowiązują pracodawcę przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw ? zgodnie z dyspozycją art. 16 ust. 1 pkt.65 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów.

Jednocześnie tutejszy organ podatkowy zauważa, że na ogólnikową tezę postawioną we wniosku, iż: ?Przepis art. 16 ust. 1 w/w ustawy nie wyłącza z kosztów uzyskania przychodów udokumentowanych wydatków poniesionych przez pracownika na zakup usług hotelowych i gastronomicznych z tytułu podróży służbowych.

Dotyczy to również innych uzasadnionych wydatków związanych z podróżą służbową.? ? nie może udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Art. 14a Ordynacji podatkowej nakłada na wnioskodawcę obowiązek wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego. Z istoty zapytania wystosowanego w trybie tego przepisu wynika, że stan faktyczny ma być jasno przedstawiony. Nie wyczerpuje przesłanek tego przepisu sformułowanie ?inne uzasadnione wydatki?, choćby poprzez objęcie nim dyspozycji art. 16 ust. 1 pkt 51 czy art. 16 ust. 1 pkt. 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, z którego wynikają ograniczenia w zaliczeniu wymienionych w tym przepisie wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Przykładowo zgodnie z przywołanym przepisem, pkt. 51, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika ? w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Podobnie cytowany przepis art. 16 ust. 1 pkt 30 ogranicza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych z korzystaniem przez pracownika z samochodu prywatnego do celów wyjazdów służbowych ? do kwoty wynikającej z zastosowanego przelicznika określonego tym przepisem.

Ponadto istnieje zagadnienie udokumentowania poniesionych kosztów, a więc wykazania, że poniesiono je w celu uzyskania przychodów, tj. wykazania związku przyczynowo-skutkowego między kosztem a uzyskaniem przychodu ? w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych obowiązani są, zgodnie z dyspozycją art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654. ze zm.), do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Zgodnie z cytowanym przepisem określenie podstaw opodatkowania następuje na podstawie ksiąg rachunkowych, prowadzonych według przepisów ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.). Rachunki dokumentujące wydatki poniesione przez pracownika w trakcie podróży służbowej powinny spełniać wymogi dowodu księgowego, zwłaszcza powinny określać strony transakcji, tj. identyfikować spółkę jako ponoszącą koszt w związku z jej działalnością. Jeżeli wydatki poniesione przez podatnika w celu uzyskania przychodu zostały prawidłowo udokumentowane i zaewidencjonowane w prowadzonej ewidencji podatkowej, podlegają uwzględnieniu przy ustalaniu podstawy opodatkowania jako koszty uzyskania przychodu. Generalnie chodzi o udowodnienie, że koszty te poniesiono w związku z wykonywaniem przez pracowników czynności służbowych. Zagadnienie to nie było jednakże przedmiotem zapytania ani przedstawienia własnego stanowiska ? w związku z czym nie może być przedmiotem udzielanej niniejszym postanowieniem odpowiedzi.

Mając powyższe na uwadze Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie postanowił jak w sentencji.

Jednocześnie tutejszy organ podatkowy informuje, iż odpowiedź na pytanie Spółki w zakresie obowiązku podatkowego w podatku dochodowym od osób fizycznych w związku z refundacją przez pracodawcę wydatków poniesionych uprzednio przez pracownika w trakcie podróży służbowych ? zostanie udzielona odrębnym postanowieniem.