Czy wydatki poniesione przez pracowników Spółki w ramach wykonywanych czynności związanych z działalnością (...)

UZASADNIENIE

W dniu 29.03.2010r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracowników w związku z ich czynnościami służbowymi związanymi z działalnością gospodarczą Spółki, udokumentowanych paragonami fiskalnymi, kwitami i biletami parkingowymi itp.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Pracownicy Spółki w ramach wykonywania obowiązków służbowych, w tym w ramach wykonywania podróży służbowych w kraju i zagranicą związanych z działalnością gospodarczą Spółki, ponoszą różnego rodzaju drobne wydatki, związane m.in. z noclegami w hotelach, wyżywieniem, przejazdami taksówkami, komunikacją miejską pociągami, autobusami, opłatami parkingowymi, opłatami za przejazd autostradą (wydatki związane z samochodami dotyczą samochodów będących własnością Spółki).

Wydatki te niejednokrotnie dokumentowane są w inny sposób, aniżeli poprzez fakturę wystawioną na Spółkę, tj. m.in. paragonami fiskalnymi, biletami, fakturami czy też rachunkami wystawionymi na imię danego pracownika a nie na Spółkę. Dokumenty te zawierają nazwę i adres wystawcy oraz datę świadczenia usługi z wyjątkiem biletów komunikacji, które zawierają tylko nazwę podmiotu świadczącego usługę komunikacyjną. Faktury lub rachunki imienne zawierają dodatkowo imię i nazwisko pracownika Spółki, który korzystał z danej usługi.

Ponoszone przez pracowników wydatki rozliczane są przez Spółkę (zwrot wydatków poniesionych przez Pracownika i pokrytych z jego funduszy) na podstawie ustandaryzowanego formularza polecenia wyjazdu służbowego oraz raportu wydatków. Dowody poniesienia wydatków dołączane są do tych formularzy i po zatwierdzeniu ich przez przełożonego osoby rozliczającej wydatki, stanowią podstawę dokonania zwrotu wydatków pracownikowi oraz ujęcia ich w księgach rachunkowych Spółki.

W związku z powyższym powstaje pytanie:

Czy wydatki poniesione przez pracowników Spółki w ramach wykonywanych czynności związanych z działalnością gospodarczą Spółki, w tym w czasie podróży służbowych krajowych i zagranicznych, udokumentowane paragonami fiskalnymi, fakturami lub rachunkami imiennymi wystawionymi na pracowników lub biletami parkingowymi oraz biletami komunikacji stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 UPDOP...

Zdaniem Spółki, wydatki poniesione przez pracowników Spółki w ramach wykonywanych czynności związanych z działalnością gospodarczą Spółki udokumentowane paragonami fiskalnymi, fakturami lub rachunkami imiennymi wystawionymi na pracowników lub biletami parkingowymi oraz biletami za przejazd komunikacją stanowią koszty uzyskania przychodów Spółki.

Zgodnie art. 15 ust. 1 Updop, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 Updop. Oznacza to, że wszelkie poniesione wydatki z wyłączeniem art. 16 ust. 1 Updop, pozostające w związku pośrednim lub bezpośrednim z przychodem stanowią koszty uzyskania przychodu. Jeżeli Spółka wykaże, iż poniesiony wydatek był racjonalnie uzasadniony z punktu widzenia prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej i prowadził lub mógł prowadzić do uzyskania przychodu wówczas poniesione wydatki przez pracowników w czasie wykonywania czynności służbowych będą stanowiły koszty uzyskania przychodów. Wydatki ponoszone przez pracowników, w tym w czasie podróży służbowych są wydatkami ponoszonymi w związku z prowadzoną działalnością Spółki i mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jeżeli są udokumentowane w sposób opisany w stanie faktycznym i ujęte w księgach rachunkowych Spółki. Ponadto wyżej wymienionych wydatków nie ma w katalogu kosztów określonych w art. 16 ust. 1 Updop. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie określa zasad dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Stosownie jednak do art. 9 ust. 1 Updop, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Tymi odrębnymi przepisami są art. 20 i art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j Dz. U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zm.).

Art. 20 ustawy o rachunkowości stanowi, iż do ksiąg rachunkowych należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zgodnie z art. 21 ust. 1 w/w ustawy, aby dowód księgowy mógł stanowić podstawę ujęcia w księgach rachunkowych powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, oraz niekoniecznie:
5. podpisy wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
   
   
   

Dokumenty wymienione w opisie stanu faktycznego tj. paragony fiskalne, faktury i rachunki imienne, bilety i inne dowody zapłaty obejmują dane wymagane powołanym art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zdaniem Spółki pewne braki formalne występujące w dokumentach księgowych zewnętrznych np. brak numer NIP wystawcy, brak danych odbiorcy lub brak podpisu wystawcy dowodu, w sytuacji gdy wynika to z odrębnych przepisów lub techniki udokumentowania zapisów księgowych lub w przypadku wystawienia faktury imiennej na pracownika z załączonym dowodem zwrotu poniesionych wydatków nie przesądzają o nieponiesieniu czy niewystąpieniu wydatku i braku możliwości zakwalifikowania tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. O zakwalifikowaniu wydatku do kosztów uzyskania przychodu decyduje bowiem łączne spełnienie następujących przesłanek:

1. wydatek nie jest wymieniony w zamkniętym katalogu wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów,
2. wydatek poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
3. pozostaje w zawiązku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą
4. jest definitywny (rzeczywisty) tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
5. został poniesiony przez podatnika tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika, oraz
6. został właściwie udokumentowany.
   
   

W przedmiotowym stanie faktycznym wszystkie powyższe warunki, zdaniem Spółki, są spełnione. Paragon, faktura czy rachunek ?imienny?, jako zewnętrzny dowód obcy otrzymany od kontrahenta, niespełniający wszystkich warunków określonych przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, może być zakwalifikowany jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia go w kosztach uzyskania przychodów, gdyż zgodnie z art. 21 ust. 1a cytowanej ustawy można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6, a więc między innymi podpisu wystawcy dowodu, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych. W celu zakwalifikowania paragonu fiskalnego bądź faktury czy rachunku ?imiennego? jako dowodu księgowego, na podstawie którego Spółka zwraca poniesiony koszt pracownikowi (lub rozliczana jest służbowa karta płatnicza) i ujmowany jest on w księgach rachunkowych Spółki wymagane jest opisanie takiego dowodu poprzez umieszczenie na nim danych i podpisu osoby, która dokonała opłat oraz opisu operacji gospodarczej, przy zastosowaniu ogólnie ustalonych, przez Spółkę zasad. Opis taki, w przedmiotowym stanie faktycznym znajduje się każdorazowo na rozliczeniu wydatków pracownika bądź na poleceniu wyjazdu służbowego pracownika. Zaznaczyć należy, że zgodnie z art. 180 Ordynacji podatkowej - ?jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem?. W konsekwencji, należy zaznaczyć, że wszystkie dowody księgowe wymienione w opisie stanu faktycznego, uzupełnione o dodatkowe dane wymagane art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, stanowią dokumenty księgowe ujęte w księgach rachunkowych Spółki. Tak więc, jeśli wydatki te związane są z działalnością Spółki, mogą, zdaniem Spółki stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 Updop.

Powyższe stanowisko było wielokrotnie potwierdzane w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy administracji podatkowej, w tym m.in. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 13 stycznia 2009 r. o sygn. IPPB3/423-1509/08-2/GJ oraz Dyrektora izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 20 maja 2009 r. o sygn. ITPB3/423-121/09/MT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Spółki w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej przez Spółkę oceny swego stanowiska.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock

Referencje

ILPB3/423-824/10-4/KS, interpretacja indywidualna

IPPB3/423-1509/08-2/GJ, interpretacja indywidualna

IPPB3/423-393/10-2/GJ, interpretacja indywidualna

ITPB3/423-121/09/MT, interpretacja indywidualna