W zakresie przechowywania kopii faktur VAT sygn: IPPP3/443-1123/09/12-5/S/MPe

UZASADNIENIE

W dniu 03.12.2009 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka S.A. (podatnik) jest hurtownią farmaceutyczną, prowadząca działalność na dużą skalę, w której miesięczna ilość wystawianych faktur VAT wynosi ok. 194 tys. sztuk. W większości są to faktury wielostronicowe zawierające dużą ilość pozycji. Zatem specyfika oraz skala prowadzonej działalności wymusza na Spółce S.A. przechowywanie w formie papierowej dużej ilości kopii wystawionych faktur VAT. Możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej np. w postaci skanu wystawionego dokumentu bez możliwości jego modyfikacji oraz w sposób zapewniający wydruk odpowiednich kopii w każdym czasie pozwoliłaby na ograniczenie w istotny sposób kosztów działalności podatnika.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w świetle przepisów ustawy o VAT Podatnik może przechowywać kopie wystawionych faktur w formie elektronicznej w sposób opisany w stanie faktycznym?

Zdaniem Wnioskodawcy, może On przechowywać kopie wystawionych faktur VAT w formie elektronicznej, umożliwiającej każdorazowe wydrukowanie faktury, bez możliwości ich zmiany w okresie przechowywania.

Zgodnie, bowiem z regulacjami art. 106 ustawy VAT podatnicy są zobowiązani, co do zasady do wystawiania faktur VAT stwierdzających w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Ponadto zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia faktury i faktury korygujące są wystawiane, co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia). Oryginał w formie papierowej otrzymuje nabywca, a kopia w formie elektronicznej znajduje się u sprzedawcy.

Zatem zakres obowiązków prawnych nakładanych na podatnika wynikający z przepisów ustawy VAT oraz rozporządzenia jest wyczerpany już w chwili wystawienia faktury (oryginału oraz kopii). Żaden inny przepis ustawy oraz rozporządzenia nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania kopii faktur w formie papierowej. Zatem w ocenie podatnika możliwe jest przechowywanie wystawionych kopii faktur VAT w formie elektronicznej (np. w postaci skanu wystawionych kopii faktur) bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej.

W tym miejscu należy wskazać, iż zaprezentowany przez podatnika sposób interpretacji przepisów ustawy VAT oraz rozporządzenia znajduje swoje potwierdzenie w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 roku sygn. akt. 1169/08.

W dniu 12 lutego 2010 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wydał w przedmiotowej sprawie interpretację indywidualną IPPP3/443-1123/09-2/MPe, w której stanowisko Wnioskodawcy uznane zostało za nieprawidłowe.

Interpretacja powyższa była przedmiotem skargi wniesionej przez Stronę.

Wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 21 stycznia 2011 r. sygn. akt III SA/Wa 1431/10 uchylono zaskarżoną interpretację indywidualną.

Zdaniem Sądu, z art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług wynika jedynie to, że podatnik ma obowiązek wystawić fakturę. Przyjąć należy, że chodzi tu o oryginał faktury, zaś ?wystawienie? oznacza sporządzenie dokumentu w formie papierowej oraz wręczenie jej nabywcy towaru albo usługi. Sama ustawa nie normuje natomiast nie tylko obowiązku sporządzenia kopii, ale także - tym bardziej - nie normuje kwestii formy kopii faktury. Tę kwestię rozstrzyga w jakimś zakresie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. Przyjmując, że nałożenie w rozporządzeniu obowiązku przechowywania kopii faktury nie wykracza poza delegację z art. 106 ust. 8 ustawy, Sąd zauważa, że w § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia na podatnika nałożono obowiązek przechowywania m.in. kopii faktur w ?oryginalnej postaci?. O ile ta oryginalna postać oznacza postać tradycyjną, papierową, to tylko w odniesieniu do oryginałów faktur, a nie do ich kopii. Żaden przepis ustawy ani rozporządzenia nie zobowiązuje do sporządzenia, a następnie - będącego konsekwencją tego sporządzenia - przechowywania papierowej kopii faktury (tak samo w przywołanym przez Spółkę wyroku NSA, sygn. I FSK 1169/08). Jeśli oryginalną, w rozumieniu § 21 ust. 2 rozporządzenia, postacią kopii faktury jest postać elektroniczna, w tym w formie skanu, to wypełnieniem obowiązku prawnego wynikającego z tego przepisu jest przechowywanie takiej właśnie postaci kopii. Wymaganie papierowej formy kopii faktury musiałoby mieć wyraźną podstawę prawną. Takiej natomiast brakuje.

Sąd podziela pogląd zaprezentowany ww. wyroku NSA, według którego celowościowa wykładnia przepisów dotyczących kopii faktur wskazuje, że mają one przede wszystkim funkcję kontrolną. Z tego punktu widzenia forma elektroniczna kopii faktury czyni zadość ratio legis rozporządzenia, zwłaszcza, że - jak wynika z wniosku - Spółka nie ma możliwości ingerencji w treść faktury elektronicznej. Kopia elektroniczna w formie skanu, wydrukowany ze skanu dokument, a także kopia od początku przechowywana w formie papierowej, są tylko formą duplikatu - ich samoistna wartość gwarancyjna jest znikoma. Zarówno kopia papierowa, jak i wydruk ze skanu, a wcześniej dokument elektroniczny w formie skanu, mają zasadniczą wartość tylko w połączeniu z oryginałem, gdyż potwierdzają, odzwierciedlają oryginał faktury. Idea kopii faktury polega na potwierdzeniu, w razie wątpliwości, że oryginał został wystawiony.

Wyrok powyższy był również przedmiotem rozpoznania Naczelnego Sądu Administracyjnego, który wyrokiem z dnia 21 lutego 2012 r. sygn. akt I FSK 745/11 oddalił skargę kasacyjną, wniesioną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie.

Naczelny Sąd Administracyjny podzielił stanowisko zawarte w powołanym przez Spółkę wyroku NSA z 3 listopada 2009 r. sygn. akt I FSK 1169/08, że w sytuacji, gdy ustawodawca krajowy nie skorzystał z opcji przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE, to nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur. Istotne jest bowiem przede wszystkim to, by zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści przechowywanych faktur.

W świetle obowiązującego stanu prawnego, biorąc pod uwagę rozstrzygnięcia zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 21 stycznia 2011 r., sygn. akt III SA/Wa 1431/10 oraz wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 21 lutego 2012 r. sygn. akt I FSK 745/11 stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwotnej interpretacji z dnia 12.02.2010 r.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.