Czy wartość zwróconych kosztów noclegów w kraju i poza krajem (w przypadku Menadżera ds. eksportu) (...)

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 12 grudnia 2011 r. (data wpływu 15 grudnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z realizacją zadań służbowych ? jest prawidłowe, jednakże z innych przyczyn niż przedstawione we wniosku.

UZASADNIENIE

W dniu 15 grudnia 2011 r. złożono ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z realizacją zadań służbowych.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Firma zatrudnia na umowy o pracę pracowników, którzy odpowiadają za realizację sprzedaży na terenie całej Polski, w tym:

• Dyrektora Handlowego, odpowiadającego za realizację sprzedaży krajowej i eksportowej. Dyrektor Handlowy mieszka w innej miejscowości niż siedziba i oddziały Spółki (ponad 200 km od najbliższego oddziału). Dyrektor Handlowy pracuje w miejscu swojego zamieszkania, ale też bardzo często wyjeżdża na spotkania z kontrahentami Wnioskodawcy, ustalając warunki współpracy i pozyskując nowych odbiorców. Przynajmniej raz w miesiącu przyjeżdża do siedziby lub oddziału Spółki m.in. na spotkania z zarządem oraz na organizowane raz w miesiącu narady handlowe w siedzibie lub oddziale Spółki i wówczas musi nocować w hotelu;
• Regionalnych Kierowników Sprzedaży, odpowiadających za sprzedaż na określonym obszarze Polski i podlegają im Przedstawiciele Handlowi. Część Regionalnych Kierowników Sprzedaży mieszka w miejscowości, gdzie znajduje się siedziba lub oddział Spółki, ale część mieszka w miejscowościach oddalonych od siedziby lub oddziału. Kierownicy przez kilka dni w tygodniu wyjeżdżają na spotkania z klientami lub z podległymi im przedstawicielami handlowymi. Raz w miesiącu biorą udział w naradach handlowych i wówczas muszą nocować w hotelu;
• Przedstawicieli Handlowych, zamieszkałych w miejscu siedziby pracodawcy oraz w innych miejscowościach na terenie całej Polski. Pracownicy mają przydzielony określony teren działania (określone województwo lub powiaty);
• Menadżera ds. eksportu, który pracuje w oddziale Spółki, ale bardzo często wyjeżdża poza granice Państwa w celu prowadzenia rozmów handlowych i pozyskiwania klientów. Czasami wraz z kontrahentami Spółki przyjeżdża do siedziby Spółki oddalonej od miejsca jego pracy o ok. 450 km i wówczas również nocuje w hotelu. Raz w miesiącu bierze udział w naradzie handlowej, co wiąże się z koniecznością noclegu.

Wszyscy ww. pracownicy ze względu na duży obszar działania nie zawsze wracają na nocleg do domu i dlatego czasami nocują w hotelu. Z punktu widzenia pracodawcy jest to rozwiązanie tańsze ponieważ koszty hoteli są niższe niż ewentualne koszty paliwa i zużycia samochodu w przypadku każdorazowego powrotu do domu. Poza tym nocując w hotelu pracownik nie traci czasu na dojazdy do klientów i dzięki temu może odwiedzać większą ilość klientów, co przynosi pracodawcy konkretne efekty ekonomiczne. Wszyscy ww. pracownicy w przypadku codziennej pracy handlowej samodzielnie układają sobie trasy wyjazdu, czas wyjazdu oraz czas pracy. Wyjazdy odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę. Spółka nie traktuje ich podróży służbowych na terenie kraju jako podróży służbowej w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Do realizacji zadań wykorzystują samochody służbowe. Za nocleg w hotelu wystawiane są faktury na pracodawcę, nie są natomiast wystawiane delegacje. Pracodawca nie wypłaca innych należności z tego tytułu (diet), nie rozlicza również czasu pracy. Zwrot kosztów noclegu następuje na podstawie faktury za hotel. Dodatkowo, raz w miesiącu odbywają się w siedzibie Spółki lub oddziale narady handlowe, na których rozliczane są wyniki sprzedaży całej Spółki oraz omawiane plany i działania na przyszłość. W naradach handlowych bierze udział Zarząd, Dyrektor Handlowy, Regionalni Kierownicy Sprzedaży, Menadżer ds. eksportu oraz inni pracownicy Spółki w zależności od omawianych tematów na naradach.

Po naradach handlowych odbywają się również raz w miesiącu narady handlowe na szczeblu regionów, w których bierze udział Regionalny Kierownik Sprzedaży oraz podlegli mu przedstawiciele handlowi.

Również w przypadku narad handlowych na szczeblu całej Spółki, jak i narad w rejonach, część pracowników korzysta z noclegów, ponieważ odbywają się one w znacznych odległościach od ich miejsca zamieszkania. Terminy narad ustalane są przez kierownictwo Spółki i pracownicy zobowiązani brać w nich udział nie decydują samodzielnie o terminie i miejscu noclegu.

W związku z powyższym Wnioskodawca zadał następujące pytanie (w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych):

Czy wartość zwróconych kosztów noclegów w kraju i poza krajem (w przypadku Menadżera ds. eksportu) stanowi koszty uzyskania przychodów dla pracodawcy?

Przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej stanowi odpowiedź na powyższe pytanie. Zagadnienie obejmujące swym zakresem podatek dochodowy od osób fizycznych jest przedmiotem odrębnego rozstrzygnięcia.

Zdaniem Wnioskodawcy, poniesione koszty noclegów pracowników działów handlowych stanowią koszty uzyskania przychodu dla pracodawcy ponieważ związane są bezpośrednio z osiąganymi przychodami.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe, jednakże z innych przyczyn niż przedstawione we wniosku.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397, ze zm.) ? dalej: ustawa ? kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Konstrukcja tego przepisu daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), pod warunkiem, że wykaże istnienie związku przyczynowego pomiędzy ich poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu. Dotyczy to zarówno takich wydatków, które bezpośrednio przekładają się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i tych, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione, jako zmierzające do ich osiągnięcia.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Kosztem uzyskania przychodów jest wyłącznie taki koszt, który spełnia kumulatywnie warunki określone w cytowanym art. 15 ust. 1 ustawy, czyli:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny, a więc bezzwrotny,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• jego poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów, tj. istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania; w momencie ponoszenia wydatku podatnik mógł, obiektywnie oceniając, oczekiwać skutku w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenie ich źródła,
• nie został wyłączony z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy,
• został właściwie udokumentowany.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych różnicują przy tym zasady ujmowania kosztów dla celów podatkowych. W oparciu o kryterium stopnia powiązania istniejącego pomiędzy kosztem a celem, jakiemu ma służyć, ustawodawca wprowadził kategorie: kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio związanych z przychodami i innych niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. kosztów pośrednich), odrębnie regulując moment ich potrącalności (art. 15 ust. 4, ust. 4b-4d ustawy). Te pierwsze dają się powiązać z konkretnie określonym przychodem, jaki osiągnął podatnik, natomiast te drugie wiążą się z całokształtem działalności prowadzonej przez podatnika i ogólnie określonymi przychodami osiąganymi z tytułu prowadzenia tej działalności.

W odniesieniu do podatników prowadzących działalność gospodarczą należy przy tym podkreślić, że sam fakt poniesienia danego wydatku w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie jest decydujący dla uznania, że spełnia on przesłankę celowości wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy. Nie każdy bowiem wydatek ponoszony w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ma na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła. W odniesieniu do kosztów nieobjętych wyłączeniem z art. 16 ust. 1 ustawy można stwierdzić, że kwestia ich związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika stanowi jeden z istotnych elementów, które powinny być uwzględniane przy ocenie ich celowości ? nie przesądza jednak samoistnie o możliwości zaliczenia tych kosztów do kategorii kosztów podatkowych.

Jak wynika z wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, Wnioskodawca dokonuje zwrotu pracownikom poniesionych przez nich wydatków za noclegi w hotelach, dokumentowanych dowodami wystawianymi na Spółkę.

Rozważając kwestię kwalifikacji podatkowej tych wydatków należy zauważyć, że wykonywane przez pracowników zadania (i ponoszone w związku z tym koszty noclegów) ? wbrew twierdzeniom Wnioskodawcy ? nie mogą być powiązane z konkretnym przychodem uzyskiwanym przez Wnioskodawcę. Pomimo tego przejawiają jednakże związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością, stąd też wydatki wynikające z realizacji obowiązków służbowych przez pracownika wypada zakwalifikować jako wypełniające dyspozycję art. 15 ust. 1 ustawy, co przy spełnieniu wszystkich wyżej wymienionych warunków ustawowych, pozwala je zakwalifikować do kosztów podatkowych.

Jednocześnie podkreślenia wymaga, że zaliczając określony wydatek do kosztów uzyskania przychodów podatnik stosuje przepis prawa podatkowego o charakterze materialnoprawnym uznając, iż zaistniałe po jego stronie okoliczności wypełniają hipotezę określonej normy prawnej (mieszczą się w zakresie zastosowania danej normy prawnej/danego przepisu). Podejmując decyzję o zastosowaniu danego przepisu prawa podatkowego podatnik musi liczyć się jednak z koniecznością przedstawienia dowodów potwierdzających prawidłowość tej czynności, jaka może się pojawić na etapie ewentualnych postępowań podatkowych lub kontrolnych. Warunkiem niezbędnym ich kwalifikacji jest oczywiście wykazanie, że między tymi wydatkami a zamierzonym przychodem istnieje związek przyczynowy w tym znaczeniu, że są one uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, a w rezultacie ich poniesienia Spółka oczekiwała zwiększenia swoich przychodów, względnie zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Skutkiem tego konieczne jest udokumentowanie, także w razie nie uzyskania przychodu w następstwie poniesienia tych wydatków, że były one ? obiektywnie rzecz ujmując ? racjonalne co do zasady i co do wysokości.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu ? do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ? Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach ? art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.