Przez jaki okres należy przechowywać raporty fiskalne dobowe oraz kopie paragonów fiskalnych.

Ocena prawna stanu faktycznego:

Stosownie do postanowień art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 08.01.1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym / Dz. U. Nr 11 poz. 50 ze zm./ podatnicy sprzedający towary i świadczący usługi, w tym również w zakresie handlu i gastronomii, na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych, są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W przepisie art. 29 ust. 4 cyt. ustawy zawarta została delegacja dla Ministra Finansów do wydania rozporządzenia z dnia 04.07.2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników /Dz. U. Nr 108, poz. 948/.

W treści postanowień § 5 ust.1 pkt 7 i 8 tego rozporządzenia ustawodawca postanowił, iż podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani do:
• dokonywania wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej z rolki,
• przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. ? Ordynacja podatkowa /Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm./ zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości /Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694/ z zastrzeżeniem § 6.

Zgodnie z brzmieniem § 6 powyżej cyt. rozporządzenia kopie dokumentów kasowych, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 3, mogą być sporządzane i przechowywane również na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu, jeżeli:
• zostały zapisane w określonym formacie, przy zastosowaniu urządzeń zewnętrznych, w czasie rzeczywistym równoległym z czasem ich wydruku przez kasę na taśmie papierowej, z tym że dla kas o zastosowaniu specjalnym sposób zapisywania przez te urządzenia zewnętrzne może zawierać inne rozwiązania dotyczące czasu zapisu, jeżeli zastosowane rozwiązania programowe zabezpieczą kontrolę kompletności tych zapisów, oraz
• zawierają pełne dane zawarte w tych dokumentach, oraz
• zawierają numer kontrolny.

System sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, o których mowa w ust. 1, może być zastosowany przez podatników, którzy:
• posiadają sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków oraz
• zgłoszą do naczelnika urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, o których mowa w ust. 1, oraz
• w roku ubiegłym wydali więcej niż 100 tyś. paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż.

Podatnicy stosujący system sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych określony w ust.
1, są obowiązani do:
• przechowywania wydrukowanych przez kasę rejestrującą papierowych kopii dokumentów przez okres co najmniej 6 miesięcy od dnia ich wydruku, nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, dotyczącego okresu, w którym wydrukowano dane dokumenty kasowe, oraz
• stosowania do ewidencjonowania wyłącznie kas rejestrujących wyposażonych w funkcje programowe umożliwiające wydruk na paragonie numeru kontrolnego, oraz
• powiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o czasie i miejscu niszczenia kopii papierowych dokumentów kasowych na co najmniej 30 dni przed zamierzonym jego dokonaniem, a jeżeli naczelnik urzędu skarbowego zgłosi zastrzeżenia do podanego w zawiadomieniu terminu ? wyznaczenia nowego terminu, z uwzględnieniem tych samych zasad.

Przepisów ust. 3 pkt 1 i 3 nie stosuje się do papierowych dowodów kasowych uznanych za dowody księgowe zgodnie z przepisami o rachunkowości.

Stosownie do postanowień art. 86 powyżej cyt. ustawy Ordynacja podatkowa podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

W myśl postanowień art. 70 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z powyżej cytowanych przepisów jednoznacznie wynika, iż wydruki wszystkich emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Raporty dobowe i okresowe, jako zaliczone do dowodów objętych postępowaniem podatkowym, zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości /Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694/, należy przechowywać przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.

Natomiast kopie paragonów fiskalnych z kasy rejestrującej /tzw. rolki/ zaliczone są do dowodów księgowych dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej.W art. 74 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości został określony okres przechowywania w/w dowodów do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną.Oznacza to, że po tym okresie rolki mogą być zniszczone.