Adres do e-Doręczeń dla przedsiębiorców

Zdalna korespondencja urzędowa w firmie – czyli o e-Doręczeniach

e-Doręczenia są wygodnym, elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego. Przesyłki elektroniczne wysłane w ramach e-Doręczeń są rejestrowane i równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru.

e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Docelowo usługa e-Doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez ePUAP. Zakładając adres do e-Doręczeń dla swojej firmy, tym samym wskazuje się ten adres jako adres do korespondencji urzędowej. Wpisanie adresu do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję tej firmie wyłącznie elektronicznie.

Baza adresów elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez ministra cyfryzacji, w którym są zebrane adresy do e-Doręczeń. Oprócz adresów, baza zawiera informacje o wszystkich dostawcach świadczących usługi e-Doręczeń.

Rozwiązanie to ma ułatwić przedsiębiorcom komunikację z administracją publiczną, eliminując konieczność wysyłania i odbierania listów w formie papierowej. Firmy mogą wykorzystywać „cyfrowy polecony” do odbierania wezwań, zawiadomień, decyzji z urzędów oraz składania wniosków i dokumentów do instytucji publicznych. Pomoże to zaoszczędzić czas oraz pieniądze, bo korespondencja urzędowa jest bezpłatna.

Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: publiczni oraz komercyjni (niepubliczni).

Publiczny dostawca e-Doręczeń – obecnie Poczta Polska S.A., to podmiot wyznaczony do świadczenia bezpłatnej usługi e-Doręczeń oraz do zapewnienia skrzynek elektronicznych wszystkim tym, którzy zdecydują się na korzystanie z publicznej usługi e-Doręczeń.

Niepubliczny dostawca e-Doręczeń to podmiot komercyjny, u którego można założyć adres oraz skrzynkę do e-Doręczeń.

Firmy zarejestrowane w CEIDG oraz w KRS, które założyły adres do e-Doręczeń u publicznego dostawcy, korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.

e-Doręczenia dają gwarancję: jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata, tajemnicy korespondencji, niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych, dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru, dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji, możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.

Adres do e-Doręczeń danej firmy pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się jej adres fizyczny.

Kto musi mieć adres do e-Doręczeń?

Skrzynkę do e-Doręczeń muszą mieć: przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG i przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS. Poza spółkami prawa handlowego (np. jawnymi, akcyjnymi), adres do e-Doręczeń muszą mieć także inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, np. spółdzielnie czy fundacje.

Obowiązkowo z e-Doręczeń muszą korzystać też przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego. Dotyczy to: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego i notariusza.

Administracja publiczna, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) i jednostki samorządu terytorialnego posługują się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 r.

Do października 2029 r. wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy, komornicy i prokuratura będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.

Obowiązek taki wprowadza ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych:

Firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, od 1 kwietnia 2025 r. są więc zobowiązane posiadać adres do e-Doręczeń.

Kiedy przedsiębiorca musi mieć adres do e-Doręczeń?

Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

• firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 r., zakładają skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji;
• firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 r.;
• firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 r., muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 r.

Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, mają obowiązek posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 r.

Terminy dla firm z CEIDG

Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. mają możliwość złożenia wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń we wniosku o zmianę wpisu w CEIDG już od 1 stycznia 2025 r.

Od 1 lipca 2025 r. przedsiębiorca, który zmienia swój wpis w CEIDG, ma obowiązek podania danych do utworzenia adresu do e-Doręczeń we wniosku o zmianę wpisu.

Przykład:

Firma Pani Stanisławy została zarejestrowana w CEIDG 1 stycznia 2016 r. Pani Stanisława wie, że musi założyć adres do e-Doręczeń najpóźniej do 30 września 2026 r. Może to zrobić składając wniosek o zmianę wpisu w CEIDG lub wniosek o założenie skrzynki do e-Doręczeń.

Przykład:

Pan Karol zarejestrował działalność gospodarczą w CEIDG 1 października 2023 roku. Początkowo postanowił poczekać z założeniem adresu do e-Doręczeń do 2026 roku. Jednak w sierpniu 2025 roku musiał zmienić swój wpis w CEIDG. W związku z tym, we wniosku o zmianę wpisu, musi podać dane do założenia adresu do e-Doręczeń.

Przykład:

Pani Janina założyła firmę 31 stycznia 2025 roku. Dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń musi podać we wniosku o rejestrację działalności gospodarczej w CEIDG, czyli 31 stycznia 2025 r.

Terminy dla firm z KRS

Firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 r., muszą więc mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 r.

Jakich dokładnie podmiotów dotyczy termin 1 kwietnia 2025?

Jak wspomniano, do 1 kwietnia 2025 r. kolejna grupa przedsiębiorców musi mieć adres e-Doręczeń. Ten termin dotyczy podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r. Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy wszystkich podmiotów zarejestrowanych w rejestrze przedsiębiorców KRS, tj.:

1. spółek jawnych,
2. europejskich zgrupowań interesów gospodarczych,
3. spółek partnerskich,
4. spółek komandytowych,
5. spółek komandytowo-akcyjnych,
6. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
7. prostych spółek akcyjnych,
8. spółek akcyjnych,
9. spółek europejskich,
10. spółdzielni,
11. spółdzielni europejskich,
12. przedsiębiorstw państwowych,
13. instytutów badawczych i instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz,
14. towarzystw ubezpieczeń wzajemnych,
15. towarzystw reasekuracji wzajemnej,
16. innych osób prawnych, jeżeli wykonują działalność gospodarczą i podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 2 – jak np. fundacje,
17. oddziałów przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
18. głównych oddziałów zagranicznych zakładów ubezpieczeń,
19. głównych oddziałów zagranicznych zakładów reasekuracji,
20. instytucji gospodarki budżetowej.

Jak przedsiębiorca może założyć adres do e-Doręczeń?

Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mogą wnioskować o założenie adresu do e-Doręczeń przez:

1. Biznes.gov.pl - bezpłatny wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń powiązanego z bezpłatną skrzynką w Koncie Przedsiębiorcy na portalu Biznes.gov.pl;
2. KRS - wniosek o adres do e-Doręczeń składany razem z wnioskiem o rejestrację lub zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców KRS - ważne! wnioski rejestracyjne i zmianowe w KRS są płatne; adres do e-Doręczeń założony w ten sposób też jest powiązany z bezpłatną skrzynką w Koncie Przedsiębiorcy na portalu Biznes.gov.pl;
3. komercyjnego dostawcę - na warunkach oferowanych przez poszczególnych kwalifikowanych dostawców usługi e-Doręczeń.

Za rozpatrzenie wniosku i utworzenie adresu do e-Doręczeń odpowiada Ministerstwo Cyfryzacji.

Co oferują kwalifikowani dostawcy usługi e-Doręczeń?

Można założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń u niepublicznego dostawcy (dostawca kwalifikowany). Tak jak usługa publiczna, kwalifikowana usługa e-Doręczeń jest równoważna prawnie z przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru, daje gwarancję poufności i bezpieczeństwa korespondencji oraz prawnie ważne dowody wysłania i otrzymania korespondencji.

Skrzynka do e-Doręczeń u kwalifikowanego dostawcy umożliwia korespondencję z urzędami, firmami i osobami fizycznymi. Możliwe są więc e-Doręczenia w korespondencji do innych firm i obywateli. Przedsiębiorca, który chciałby wysyłać cyfrowe listy polecone nie tylko do podmiotów publicznych, ale również do innych osób i podmiotów posiadających adresy do e-Doręczeń, może skorzystać z oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU).

Usługa kwalifikowana może być płatna (według cenników dostawców).

Kto może założyć skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl?

Wniosek o utworzenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl składają tylko firmy. Skorzystać z e-usługi na Biznes.gov.pl można, aby utworzyć adres do e-Doręczeń dla: przedsiębiorcy zarejestrowanego w CEIDG, spółki jawnej, spółki komandytowej, spółki komandytowo-akcyjnej, spółki partnerskiej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej, prostej spółki akcyjnej, spółki europejskiej, spółdzielni, spółdzielni europejskiej, samorządu zawodowego podmiotów gospodarczych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, europejskiego zgrupowania interesów gospodarczych, głównego oddziału zagranicznego zakładu reasekuracji, głównego oddziału zagranicznego zakładu ubezpieczeń, innej osoby prawnej wykonującej działalność gospodarczą, wpisanej do rejestru przedsiębiorców, oddziału zagranicznego przedsiębiorcy.

Po aktywacji adresu, firma korzysta ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy.

Aby utworzyć adres do e-Doręczeń dla przedstawiciela zawodu zaufania publicznego, należy złożyć wniosek za pośrednictwem e-usługi na stronie gov.pl. Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń na edoreczenia.gov.pl.

Jeśli dana osoba założy skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, powinna założyć kolejną dla swojej firmy – jako przedsiębiorca. Jeżeli prowadzi firmę jako adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy albo notariusz, oprócz adresu dla swojej firmy musi mieć adres do e-Doręczeń związany z wykonywaniem zawodu zaufania publicznego. W tych przypadkach nie możesz posługiwać się tą samą skrzynką.

Aby korzystać z e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl, należy złożyć wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń. Wniosek można złożyć:

• przez e-usługę na Biznes.gov.pl;
• we wniosku o wpis do CEIDG albo do KRS – jeśli rejestruje się firmę;
• we wniosku o zmianę wpisu w CEIDG albo KRS, jeśli zarejestrowano firmę przed 1 stycznia 2025 r.

Wniosek przez Biznes.gov.pl mogą złożyć wyłącznie przedsiębiorcy prywatni. Podmioty publiczne i przedstawiciele zawodów zaufania publicznego wnioskują o utworzenie adresu do e-Doręczeń za pośrednictwem e-usługi udostępnionej na stronie gov.pl.

Po założeniu i aktywacji adresu u publicznego dostawcy, adres zostanie automatycznie dodany do BAE, a przedsiębiorca uzyska dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy.

Skrzynka w Koncie Przedsiębiorcy umożliwi wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE.

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w jego imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.

Właściciel adresu oraz administrator mogą wskazać w skrzynce do e-Doręczeń osoby uprawnione do wysyłania i odbierania korespondencji oraz do zarządzania wiadomościami. Warto wskazać takie dodatkowe osoby, aby zapewnić płynność w obsłudze korespondencji firmy, np. w razie nieobecności administratora w pracy.

Jak sprawdzić, czy urząd lub firma korzysta z e-Doręczeń?

Jak znaleźć adres do e-Doręczeń urzędu?

Aby sprawdzić, czy podmiot, w którym załatwia się sprawę, ma już aktywny adres do e-Doręczeń, trzeba skorzystać z wyszukiwarki udostępnionej przez Ministerstwo Cyfryzacji: wyszukiwarki podmiotów publicznych z aktywnymi adresami do e-Doręczeń.

Żeby wyszukać podmiot, trzeba wpisać jego nazwę lub numer REGON. Można też przeszukiwać dane wpisując miejscowość, województwo lub adres do e-Doręczeń.

Wyszukiwarka zawiera dane podmiotów publicznych. Znajdują się w niej między innymi ministerstwa, urzędy centralne, urzędy miast i gmin, starostwa, spółki komunalne i inne. Dane w zestawieniu są aktualizowane codziennie oprócz weekendów oraz dni wolnych od pracy.

Przedsiębiorca, który ma już skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl, może ustalić adres urzędu za pomocą wyszukiwarki udostępnionej w skrzynce. W tym celu, podczas adresowania wiadomości trzeba kliknąć przycisk „+Dodaj adresata” i wybrać odbiorcę – podmiot publiczny albo komornika. Może wyszukać podmiot wpisując jego adres do e-Doręczeń, NIP, REGON, numer KRS albo nazwę i miejscowość.

Jak znaleźć adres do e-Doręczeń przedsiębiorcy?

Aktywny adres do e-Doręczeń jest ujawniany we wpisie przedsiębiorcy do rejestru – odpowiednio CEIDG albo KRS. Aby odnaleźć wpis do rejestru przedsiębiorców, należy skorzystać z wyszukiwarki firm na Biznes.gov.pl.

Jak założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń online na Biznes.gov.pl?

Firma może korzystać z darmowej usługi e-Doręczeń u publicznego dostawcy, za pośrednictwem Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.

Skrzynkę do e-Doręczeń można założyć online na stronie Biznes.gov.pl. Wymagane jest zalogowanie do Konta Przedsiębiorcy oraz przygotowanie następujących dokumentów:

• numer KRS firmy;
• adres do korespondencji firmowej;
• imię i nazwisko administratora skrzynki, jego adres e-mail oraz numer PESEL (lub Identyfikator Europejski).

Jeżeli osoba składająca wniosek nie posiada pełnomocnictwa do reprezentowania firmy wynikającego wprost z zapisów KRS, dodatkowo potrzebne są:

• pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę. Może to być również kopia pełnomocnictwa potwierdzona elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem przedsiębiorcy – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP; wzór pełnomocnictwa można pobrać ze strony: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709
• dowód uiszczenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa (17 zł).

Wniosek można złożyć przez usługę online: https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0709_00. Cały proces tworzenia adresu do e-Doręczeń realizowany jest przez kreator na stronie Biznes.gov.pl. W ostatnim kroku wniosek należy podpisać online, używając podpisu osobistego, podpisu zaufanego bądź podpisu kwalifikowanego.

Wniosek muszą podpisać elektronicznie wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy albo pełnomocnik/ prokurent, który ma umocowanie do złożenia wniosku.

W razie wątpliwości dotyczących danych, zamieszczonych w trakcie składania wniosku o adres do e-Doręczeń lub np. konieczności zebrania podpisów elektronicznych osób, które pod wnioskiem muszą być zamieszczone, można zapisać wypełniony wniosek i dokonać w nim zmian w ciągu 4 dni.

Po pozytywnej weryfikacji wniosku na adres e-mail podany w formularzu wpłynie informacja o założeniu adresu i skrzynki do e-Doręczeń oraz instrukcja, jak aktywować adres. Po aktywacji adresu zostanie on niezwłocznie wpisany do bazy adresów elektronicznych.

W przypadku podmiotów wpisanych do KRS:

1) Wniosek muszą podpisać elektronicznie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy albo pełnomocnik/prokurent, który ma umocowanie do złożenia wniosku.

Po przejściu przez kreator znajdzie się na stronie podpisywania dokumentu. Można wybrać podpis osobisty, podpis zaufany lub podpis kwalifikowany. Po podpisaniu dokumentu sprawozdania należy kliknąć przycisk „Wyślij”.

Nie trzeba podpisać wniosku od razu po przejściu kreatora. Jeżeli wniosek ma podpisać kilka osób, można zebrać wymagane podpisy i wrócić do kreatora w późniejszym czasie, żeby dołączyć i wysłać podpisany dokument. W tym celu należy skorzystać z opcji „wiele podpisów”. Po przejściu kreatora, na stronie „Podpis” należy kliknąć przycisk „Wiele podpisów”. System wyświetli ekran umożliwiający popranie dokumentu. Należy wybierać przycisk „Pobierz dokument” i zapisać plik na dysku. Do podpisu można użyć usługi podpisywania dokumentów Podpisem Zaufanym lub użyć podpisu osobistego oraz podpisu kwalifikowanego. Żeby dodać gotowy dokument, należy zalogować się ponownie do swojego konta Biznes.gov.pl i dodać podpisany dokument XML lub XADES. Podpisany dokument musi być dokładnie tym samym, który został pobrany podczas realizacji tej usługi.

2) Jeśli wniosek składa pełnomocnik, prokurent albo członek organu uprawnionego do reprezentacji, którego uprawnienie do złożenia wniosku w imieniu przedsiębiorcy wynika z KRS, to nie musi dołączać dokumentu pełnomocnictwa.

Ale jeżeli to uprawnienie nie wynika z KRS, to do wniosku na Biznes.gov, musi dołączyć:

• pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę albo kopię pełnomocnictwa potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo profesjonalnego pełnomocnika przedsiębiorcy dowód zapłacenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa bądź dokument potwierdzający reprezentację albo jego kopię, potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo profesjonalnego pełnomocnika przedsiębiorcy. Wielkość wszystkich plików łącznie nie może przekroczyć 3,7 MB.

Opłatę skarbową za złożenie pełnomocnictwa lub prokury trzeba zapłacić na konto urzędu miasta lub gminy właściwego dla siedziby mocodawcy – tj. przedsiębiorcy, który udzielił pełnomocnictwa/ustanowił prokurę.

Wzór pełnomocnictwa do wniosku o adres do e-Doręczeń do pobrania: format docx, format PDF. 

3) Administrator

Przedsiębiorca z KRS musi wyznaczyć administratora skrzynki do e-Doręczeń. Jest to osoba, która obsługuje (zarządza) tą skrzynką. Między innymi aktywuje adres po jego utworzeniu przez Ministra Cyfryzacji. Na adres e-mail administratora przychodzi powiadomienie systemowe z linkiem aktywacyjnym.

Zarządzanie skrzynką doręczeń obejmuje m.in.:
1. dokonywanie na skrzynce doręczeń następujących operacji:

    a) wysyłania i odbierania korespondencji,

    b) zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny,

    c) konfigurowania skrzynki doręczeń;

2. wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji, o których mowa w pkt 1. 

Aby skutecznie złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń, należy pamiętać:

• wniosek musi być podpisany elektronicznie. Można wybrać podpis osobisty, podpis zaufany lub podpis kwalifikowany;
• wniosek podpisują osoby uprawnione do reprezentacji (np. zarząd, wspólnicy) albo prokurent lub pełnomocnik, który ma umocowanie do złożenia wniosku. Minister Cyfryzacji odrzuci wniosek podpisany niezgodnie z zasadami reprezentacji.
• jeśli reprezentuje się przedsiębiorcę (np. jako pełnomocnik), a posiadane uprawnienie do złożenia wniosku wynika z CEIDG albo KRS, to nie trzeba dołączać do wniosku pełnomocnictwa, ani innego dokumentu uprawniającego do reprezentacji;
• jeśli dołącza się pełnomocnictwo albo inny dokument uprawniający do działania w imieniu przedsiębiorcy, musi ono mieć formę elektroniczną – tj. być podpisany podpisem kwalifikowanym;
• jeśli dołącza się kopię pełnomocnictwa albo innego dokumentu uprawniającego do działania w imieniu przedsiębiorcy, musi ona być potwierdzona elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo profesjonalnego pełnomocnika przedsiębiorcy;
• do dokumentu pełnomocnictwa i prokury należy dołączyć dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Należy zapłacić ją na konto urzędu miasta lub gminy właściwego dla siedziby lub miejsca zamieszkania mocodawcy. Mocodawcą jest przedsiębiorca, który udzielił pełnomocnictwa lub ustanowił prokurę.
• wielkość wszystkich załączanych plików łącznie nie może przekroczyć 3,7 MB;
• aby wysłać wniosek, po podpisaniu dokumentu należy kliknąć przycisk „Wyślij”.

Jak aktywować adres i skrzynkę na Biznes.gov.pl?

Po utworzeniu adresu do e-Doręczeń podmiot otrzyma wiadomość e-mail z instrukcją, jak aktywować adres i skrzynkę doręczeń. Dopiero po aktywacji adres do e-Doręczeń jest wpisywany do BAE. Aktywacja jest również niezbędna, żeby zacząć korzystać z usługi – odbierać i wysyłać wiadomości ze skrzynki w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.

Wiadomość o utworzeniu adresu i o sposobie aktywacji jest przesyłana przez zespół e-Doręczeń na adres e-mail podany we wniosku.

Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może wyznaczyć administratora skrzynki i wskazać jego adres e-mail do powiadomień. Jeżeli nie wyznaczy administratora, powinien zadbać o to, aby we wniosku znalazł się jego adres e-mail, który regularnie sprawdza.

Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki. Wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail administratora.

Aby aktywować skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl, należy:

• po otrzymaniu maila informującego, że adres do e-Doręczeń został utworzony, zalogować się do Konta Przedsiębiorcy;
• otworzyć zakładkę e-Doręczenia w menu bocznym;
• wybierać skrzynkę, którą chce się aktywować;
• kliknąć przycisk „Przejdź do aktywacji”;
• podać adres e-mail do powiadomień i zapoznać się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego;
• kliknąć przycisk „Aktywuj skrzynkę”.

Po zakończonej aktywacji, przyjdzie e-mail z informacją, że skrzynka jest aktywna i można zacząć z niej korzystać.

Jak zmienić dane firmy w BAE i wykreślić adres do e-Doręczeń?

Jeżeli zmieniły się dane przedsiębiorcy, trzeba zaktualizować je w swoim rejestrze – CEIDG albo KRS. Następnie, gdy otrzyma się potwierdzenie, iż zmiany w rejestrze są już widoczne, trzeba przejść do e-usługi na Biznes.gov.pl. Po zalogowaniu, należy zaznaczyć, że chce się złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Jeżeli na ekranie z danymi firmy pojawią się zaktualizowane informacje, pozostaje tylko elektroniczne podpisanie wniosku i wysłanie go.

Aby zmienić adres e-mail do powiadomień, można to zrobić w ustawieniach skrzynki po zalogowaniu do Konta Przedsiębiorcy.

Przez e-usługę na Biznes.gov.pl, można również zmienić administratora skrzynki do e-Doręczeń. W tym celu, po zalogowaniu do e-usługi, trzeba zaznaczyć, że chce się złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Na ekranie z pytaniem „Czego dotyczy zmiana” należy wybrać „Dane administratora”. Następnie usługa umożliwi  wyznaczenie nowego administratora. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może też wykreślić wyznaczonego administratora z BAE. Wykreślenie administratora z BAE oznacza, że traci on dostęp do firmowej skrzynki do e-Doręczeń.

Można wykreślić adres do e-Doręczeń z bazy adresów elektronicznych. W tym celu należy złożyć wniosek online przez e-usługę. Po rozpatrzeniu wniosku, minister właściwy ds. cyfryzacji podejmie decyzję o wykreśleniu adresu firmy z BAE.

Zob. regulamin publicznego dostawcy i ogólne warunki usługi 

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych;
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE;
• ustawa z dnia 12 grudnia 2023 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych;
• ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych;
• ustawa z dnia 15 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych;
• komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym;
• komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl