Akta stanu cywilnego - czyli jak rejestruje się urodzenia, małżeństwa i zgony?

13.9.2016

 

Czym są akta stanu cywilnego?

Akt stanu cywilnego jest to wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie w rejestrze stanu cywilnego wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na treść lub ważność tego aktu. Akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych, ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym. W prawie polskim istnieją trzy rodzaje aktów stanu cywilnego:

Kto prowadzi księgi stanu cywilnego?

Księgi stanu cywilnego, do których wpisuje się akta stanu cywilnego, prowadzi się w urzędach stanu cywilnego. Urzędy stanu cywilnego wchodzą w skład urzędu gminy.

Czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego (usc) lub jego zastępca. Kierownikiem urzędu stanu cywilnego jest wójt lub burmistrz (prezydent). W gminach powyżej 50.000 mieszkańców, wójt (burmistrz, prezydent miasta) zatrudnia inną osobę na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego oraz może zatrudnić zastępcę lub zastępców kierownika urzędu stanu cywilnego, natomiast w gminach poniżej tej liczby, zatrudnia zastępcę kierownika urzędu stanu cywilnego oraz może zatrudnić inną osobę na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego.

Na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego oraz zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego może być zatrudniona osoba, która:

  1. ma obywatelstwo polskie, pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych; 
  2. nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
  3. posiada:
     a) dyplom ukończenia wyższych studiów prawniczych lub administracyjnych potwierdzający uzyskanie tytułu zawodowego magistra lub,
     b) dyplom potwierdzający ukończenie wyższych studiów prawniczych lub administracyjnych za granicą uznany w Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie art. 191a ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2012 r. poz. 572, z późn. zm.) albo dyplom ukończenia studiów wyższych za granicą uznany za równoważny z polskim dyplomem potwierdzającym uzyskanie tytułu zawodowego magistra na podstawie umowy międzynarodowej lub w drodze nostryfikacji lub,
     c) dyplom potwierdzający uzyskanie tytułu zawodowego magistra i świadectwo ukończenia studiów podyplomowych w zakresie administracji;
  4. posiada łącznie co najmniej trzyletni staż pracy na stanowiskach urzędniczych w urzędach lub w samorządowych jednostkach organizacyjnych, w służbie cywilnej, w urzędach państwowych lub w służbie zagranicznej, z wyjątkiem stanowisk pomocniczych i obsługi.

Właściwy miejscowo wojewoda sprawuje nadzór nad rejestracją stanu cywilnego. Organem odwoławczym od decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego jest wojewoda. 

Minister właściwy do spraw wewnętrznych sprawuje nadzór nad działalnością wojewody w zakresie rejestracji stanu cywilnego.

Zgodnie z ustawą z dnia 25 czerwca 2015 roku Prawo konsularne konsulowie przyjmują wnioski o rejestrację urodzenia lub zgonu, jeżeli urodzenie lub zgon nastąpiły za granicą i nie zostały tam zarejestrowane albo w państwie urodzenia lub zgonu nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego


Na jakich zasadach sporządza się akt urodzenia?

Urodzenie oraz małżeństwo rejestruje kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy ze względu na miejsce urodzenia albo zawarcia małżeństwa.

Akt urodzenia sporządza się w dniu zgłoszenia urodzenia dziecka. Akt urodzenia sporządza się na podstawie karty urodzenia, przekazanej przez podmiot wykonujący działalność leczniczą oraz protokołu zgłoszenia urodzenia.

Kartę urodzenia przekazuje się kierownikowi urzędu stanu cywilnego właściwemu do sporządzenia aktu urodzenia w terminie 3 dni od dnia jej sporządzenia.

Karta urodzenia zawiera:

1) nazwisko, imię (imiona), nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia oraz numer PESEL matki dziecka, jeżeli został nadany;
2) miejsce, datę i godzinę urodzenia dziecka;
3) płeć.
Zgłoszenia urodzenia dziecka dokonuje się w terminie 21 dni od dnia sporządzenia karty urodzenia.
Jeżeli nie dokonano zgłoszenia urodzenia w terminie 21 dni od dnia sporządzenia karty urodzenia, kierownik urzędu stanu cywilnego sporządza z urzędu akt urodzenia na podstawie karty urodzenia, z adnotacją o sporządzeniu aktu z urzędu, oraz informuje rodziców dziecka o jego sporządzeniu.


 

Urodzenie na polskim statku morskim lub powietrznym, okręcie wojennym lub wojskowym statku powietrznym rejestruje kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy dla miasta stołecznego Warszawy.

Osoby zobowiązane do zgłoszenia urodzenia dziecka

Zgłoszenia urodzenia dokonują matka lub ojciec dziecka posiadający pełną zdolność do czynności prawnych. Matka lub ojciec dziecka, którzy ukończyli 16 lat, dokonują zgłoszenia urodzenia, jeżeli posiadają ograniczoną zdolność do czynności prawnych. W pozostałych przypadkach zgłoszenia urodzenia dokonują przedstawiciel ustawowy lub opiekun matki.

Zgłoszenia urodzenia można dokonać przez pełnomocnika.

Zgłoszenie urodzenia dokumentuje się w formie protokołu, który jest podpisywany przez osobę zgłaszającą i kierownika urzędu stanu cywilnego.

Protokół zgłoszenia urodzenia zawiera:

 1) nazwiska, imiona oraz nazwiska rodowe, daty i miejsca urodzenia rodziców dziecka, numery PESEL rodziców dziecka, jeżeli zostały nadane;
 2) oświadczenie o wyborze imienia lub imion dziecka;
 3) nazwisko dziecka;
 4) datę i miejsce urodzenia dziecka;
 5) obywatelstwo dziecka;
 6) obywatelstwo rodziców dziecka;
 7) nazwisko i imię osoby zgłaszającej urodzenie oraz oznaczenie dokumentu tożsamości tej osoby;
 8) miejsce sporządzenia aktu małżeństwa i oznaczenie tego aktu lub miejsce sporządzenia aktu urodzenia każdego z rodziców dziecka i oznaczenie tych aktów;
 9) nazwisko i imię biegłego lub tłumacza, jeżeli brał udział w czynności;
 10) adres do korespondencji osoby zgłaszającej urodzenie;
 11) nazwisko i imię kierownika urzędu stanu cywilnego przyjmującego zgłoszenie.

 

Wybór imienia (imion) dla dziecka

 

Osoba zgłaszająca urodzenie składa oświadczenie o wyborze nie więcej niż dwóch imion dla dziecka.

 Wybrane imię lub imiona nie mogą być zamieszczone w akcie urodzenia w formie zdrobniałej oraz nie mogą mieć charakteru ośmieszającego lub nieprzyzwoitego.
Niezależnie od obywatelstwa i narodowości rodziców dziecka wybrane imię lub imiona mogą być imionami obcymi. Można wybrać imię, które nie wskazuje na płeć dziecka, ale w powszechnym znaczeniu jest przypisane do danej płci.
Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia przyjęcia oświadczenia o wyborze imienia lub imion dziecka, jeżeli wybrane imię lub imiona są w formie zdrobniałej lub mają charakter ośmieszający lub nieprzyzwoity lub nie wskazują na płeć dziecka, kierując się powszechnym znaczeniem imienia, i wybiera dziecku imię z urzędu, w formie decyzji administracyjnej podlegającej natychmiastowemu wykonaniu, z adnotacją zamieszczoną w akcie urodzenia o wyborze imienia z urzędu.

 

Jak sporządzany jest akt małżeństwa?

Kierownik urzędu stanu cywilnego, który przyjął oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński, sporządza akt małżeństwa najpóźniej w następnym dniu roboczym.

Podstawą sporządzenia aktu małżeństwa zawartego przed duchownym jest natomiast przekazanie przez duchownego - kierownikowi urzędu stanu cywilnego właściwemu ze względu na miejsce zawarcia małżeństwa - zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w jego obecności. Zaświadczenie to podpisują: duchowny, małżonkowie i dwaj pełnoletni świadkowie. Powyższe zaświadczenie wraz z zaświadczeniem wystawionym przez kierownika urzędu stanu cywilnego stwierdzającym brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa duchowny przekazuje do urzędu stanu cywilnego przed upływem pięciu dni (roboczych) od zawarcia małżeństwa. Akt małżeństwa w takiej sytuacji sporządza się najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu otrzymania zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego.

Jeżeli zawarcie małżeństwa nastąpiło przed konsulem, przesyła on niezwłocznie protokół złożenia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. Akt małżeństwa sporządza się najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu otrzymania protokołu złożenia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński.

Na jakich zasadach sporządza się akt zgonu?

Właściwość organów

Zgon rejestruje kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy ze względu na miejsce zgonu albo miejsce znalezienia zwłok.

Przykład:

  • Jeśli bliski członek rodziny umrze w szpitalu, choćby nawet położonym w odległej miejscowości od jego a ostatniego zamieszkania, to zgon należy zgłosić w urzędzie stanu cywilnego w tej miejscowości, w której mieści się ten szpital i tam zostanie wystawiony akt zgonu. Często w tej procedurze wyręczają zakłady pogrzebowe.

 

Zgon na polskim statku morskim lub powietrznym, okręcie wojennym lub wojskowym statku powietrznym rejestruje kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy dla miasta stołecznego Warszawy.

 Zgon żołnierza w czynnej służbie wojskowej i innej osoby przydzielonej do jednostki wojskowej, poległych lub zmarłych w związku z działaniami wojennymi rejestruje kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy dla miasta stołecznego Warszawy.

 W przypadku stwierdzenia zgonu albo uznania za zmarłego w postępowaniu sądowym zgon rejestruje kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy dla miasta stołecznego Warszawy.

 

 

Akt zgonu sporządza się w dniu, w którym dokonano zgłoszenia zgonu.

 Akt zgonu sporządza się na podstawie karty zgonu oraz protokołu zgłoszenia zgonu.
Zgłoszenie zgonu następuje przez złożenie kierownikowi urzędu stanu cywilnego karty zgonu w terminie 3 dni od dnia jej sporządzenia. Jeżeli zgon nastąpił na skutek choroby zakaźnej, zgłoszenia zgonu dokonuje się w ciągu 24 godzin od zgonu.

 

Osoby zobowiązane do zgłoszenia zgonu

Osobami zobowiązanymi do zgłoszenia zgonu są:

 

1) pozostały małżonek(ka);
 2) krewni zstępni;
 3) krewni wstępni;
 4) krewni boczni do 4 stopnia pokrewieństwa;
 5) powinowaci w linii prostej do 1 stopnia.
Jeżeli zwłoki mają zostać przekazane do celów naukowych, zgłoszenia zgonu może dokonać upoważniony pracownik publicznej uczelni medycznej albo uczelni publicznej prowadzącej działalność dydaktyczną i badawczą w dziedzinie nauk medycznych.
W przypadku niedokonania zgłoszenia zgonu przez podmiot uprawniony do pochówku lub przez upoważnionego pracownika publicznej uczelni medycznej albo uczelni publicznej prowadzącej działalność dydaktyczną i badawczą w dziedzinie nauk medycznych zgłoszenia zgonu dokonuje przedstawiciel gminy właściwej ze względu na miejsce zgonu, a w przypadku osób pozbawionych wolności zmarłych w zakładach karnych lub aresztach śledczych - przedstawiciel zakładu karnego lub aresztu śledczego.

 

Dokumenty

 

Zgłoszenie zgonu dokumentuje się w formie protokołu, który podpisują zgłaszający zgon i kierownik urzędu stanu cywilnego.
Protokół zawiera:
 1) dane osoby zmarłej, w tym jej nazwisko, nazwisko rodowe, imię (imiona), datę i miejsce urodzenia, stan cywilny, obywatelstwo i numer PESEL, jeżeli są znane zgłaszającemu zgon;
 2) datę, godzinę oraz miejsce zgonu albo jeżeli nie są znane - datę, godzinę oraz miejsce znalezienia zwłok;
 3) nazwiska, nazwiska rodowe, imiona rodziców osoby zmarłej, jeżeli są znane;
4) nazwisko, nazwisko rodowe, imię (imiona), numer PESEL małżonka osoby zmarłej, o ile w chwili śmierci pozostawała ona w związku małżeńskim, jeżeli są znane;
5) nazwisko i imię (imiona) lub nazwę zgłaszającego zgon;
6) nazwisko i imię biegłego lub tłumacza, jeżeli brał udział w czynności;
7) nazwisko i imię kierownika urzędu stanu cywilnego przyjmującego zgłoszenie;
8) rok zawarcia związku małżeńskiego rodziców zmarłego dziecka, datę urodzenia matki zmarłego dziecka w przypadku zgonu dziecka poniżej roku życia.

 

Jak dokonuje się zmian w aktach stanu cywilnego?

Akt stanu cywilnego, który zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub z innymi aktami stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego, podlega sprostowaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który go sporządził.

Sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu, na wniosek osoby, której ten akt dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego, na wniosek osoby mającej w tym interes prawny lub prokuratora, w formie czynności materialno-technicznej.
Jeżeli sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu lub na wniosek innej osoby niż ta, której akt dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia tę osobę o zamiarze sprostowania lub o złożeniu wniosku o sprostowanie aktu stanu cywilnego.
Jeżeli sprostowania aktu małżeństwa dokonuje się na wniosek jednego z małżonków, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o złożeniu wniosku drugiego małżonka.
Kierownik urzędu stanu cywilnego, dokonując sprostowania, wydaje wnioskodawcy odpis zupełny sprostowanego aktu stanu cywilnego.

 

Akt stanu cywilnego, który nie zawiera wszystkich wymaganych danych, uzupełnia kierownik urzędu stanu cywilnego, który go sporządził, na podstawie innych aktów stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego prowadzonych dla tego aktu i innych dokumentów mających wpływ na stan cywilny.

Uzupełnienia aktu stanu cywilnego można dokonać na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli w państwie wystawienia jest on uznawany za dokument stanu cywilnego, lub innego dokumentu zagranicznego potwierdzającego stan cywilny, wydanego w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej osoby lub jej wstępnych.

Uzupełnienia aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu, na wniosek osoby, której ten akt dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego, na wniosek osoby mającej w tym interes prawny lub prokuratora, w formie czynności materialno-technicznej.
Jeżeli uzupełnienia aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu lub na wniosek innej osoby niż ta, której akt dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia tę osobę o zamiarze uzupełnienia lub o złożeniu wniosku o uzupełnienie aktu stanu cywilnego.
Jeżeli uzupełnienia aktu małżeństwa dokonuje się na wniosek jednego z małżonków, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o złożeniu wniosku drugiego małżonka.
Kierownik urzędu stanu cywilnego, dokonując uzupełnienia, wydaje wnioskodawcy odpis zupełny uzupełnionego aktu stanu cywilnego.
Unieważnienia aktu stanu cywilnego lub dołączonej do niego wzmianki dodatkowej dokonuje sąd w postępowaniu nieprocesowym, na wniosek osoby zainteresowanej, prokuratora lub kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli akt ten lub wzmianka stwierdzają zdarzenie niezgodne ze stanem faktycznym lub stwierdzono uchybienia, które zmniejszają jego moc dowodową.

 

 

Jak uzyskać odpisy czy zaświadczenia z ksiąg stanu cywilnego?

Kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje z rejestru stanu cywilnego:

1) odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego;
2) zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby;
3) zaświadczenia o stanie cywilnym.

 

Odpis aktu stanu cywilnego i zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań.


Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. 2014.1741), 

  • Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. - Prawo konsularne (Dz. U. 2015.1274)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl -

Powiązane artykuły

Filiacja, czyli określenie pochodzenia dziecka od określonych rodziców

Do powództw o stwierdzenie pochodzenia dziecka od określonych osób zaliczają się: powództwo o ustalenie macierzyństwa, powództwo o zaprzeczenie macierzyństwa, powództwo o zaprzeczenie ojcostwa, (...)

Uznanie dziecka 2025 - Procedury, Warunki i Skutki Prawne

Kompletny przewodnik po uznaniu dziecka w 2025 roku. Procedury, warunki, skutki prawne i praktyczne wskazówki.

Rodzina w prawie cywilnym

Prawo rodzinne to dział prawa, zajmujący się stosunkami prawnymi (wewnątrz rodziny i z osobami trzecimi, majątkowymi i niemajątkowymi), jakie rodzi istnienie i funkcjonowanie rodziny. Czym zatem (...)

Jak wrócić do nazwiska noszonego przed ślubem?

Osoba po rozwodzie, która chce wrócić do nazwiska, które było przez nią noszone przed ślubem, może - aby to załatwić - umówić się na wizytę w urzędzie stanu cywilnego (USC) albo ? jeżeli (...)

Urlop okolicznościowy 2025 - kiedy i ile dni przysługuje?

Kompletny przewodnik po urlopie okolicznościowym w 2025 roku. Sprawdź, ile dni przysługuje na ślub, urodzenie dziecka, zgon bliskich, jak złożyć wniosek i jakie są zasady wynagrodzenia.

Zawarcie małżeństwa przed duchownym

Małżeństwo zawarte w obecności duchownego poprzez oświadczenie woli jednoczesnego jego zawarcia przez mężczyznę i kobietę jest jedną z form małżeństwa skutecznego w świetle prawa. Warunkiem (...)

Zmiana nazwiska lub imienia - Jak zmienić nazwisko?

Z pewnością nikt nie chciałby mieć nazwiska, którego brzmienie wywołuje drwiące uśmiechy wśród znajomych. Niestety zdarza się dość często, że czyjeś nazwisko lub imię może być po prostu (...)

Jakie zasady rządzą małżeństwem?

Kilka zasad prawa rodzinnego odnosi się do związku małżeńskiego i wzajemnych stosunków małżonków. W Polsce małżeństwem jest jedynie związek zawarty w formie określonej prawem cywilnym i tylko (...)

Kiedy można podzielić majątek wspólny małżonków?

Dowiedz się kiedy można podzielić majątek wspólny małżonków, jakie są warunki ustania wspólności majątkowej i jak wygląda proces podziału. Aktualne przepisy 2025.

Sądowe stwierdzenie nabycia spadku - kompletny poradnik

Dowiedz się wszystkiego o sądowym stwierdzeniu nabycia spadku w 2025 roku: procedura, koszty, wymagane dokumenty, terminy. Praktyczny przewodnik krok po kroku.