Akta stanu cywilnego - czyli jak rejestruje się urodzenia, małżeństwa i zgony?

Czym są akta stanu cywilnego?

Akt stanu cywilnego jest to wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie w rejestrze stanu cywilnego wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na treść lub ważność tego aktu. Akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych, ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym. W prawie polskim istnieją trzy rodzaje aktów stanu cywilnego:

• akt urodzenia;

• akt małżeństwa

• akt zgonu.

Kto prowadzi księgi stanu cywilnego?

Księgi stanu cywilnego, do których wpisuje się akta stanu cywilnego, prowadzi się w urzędach stanu cywilnego. Urzędy stanu cywilnego wchodzą w skład urzędu gminy.

Czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego (usc) lub jego zastępca. Kierownikiem urzędu stanu cywilnego jest wójt lub burmistrz (prezydent). W gminach powyżej 50.000 mieszkańców, wójt (burmistrz, prezydent miasta) zatrudnia inną osobę na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego oraz może zatrudnić zastępcę lub zastępców kierownika urzędu stanu cywilnego, natomiast w gminach poniżej tej liczby, zatrudnia zastępcę kierownika urzędu stanu cywilnego oraz może zatrudnić inną osobę na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego.

Na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego oraz zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego może być zatrudniona osoba, która:

1. ma obywatelstwo polskie, pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych; 
2. nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe;
3. posiada:
    a) dyplom ukończenia wyższych studiów prawniczych lub administracyjnych potwierdzający uzyskanie tytułu zawodowego magistra lub,
    b) dyplom potwierdzający ukończenie wyższych studiów prawniczych lub administracyjnych za granicą uznany w Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie art. 191a ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2012 r. poz. 572, z późn. zm.) albo dyplom ukończenia studiów wyższych za granicą uznany za równoważny z polskim dyplomem potwierdzającym uzyskanie tytułu zawodowego magistra na podstawie umowy międzynarodowej lub w drodze nostryfikacji lub,
    c) dyplom potwierdzający uzyskanie tytułu zawodowego magistra i świadectwo ukończenia studiów podyplomowych w zakresie administracji;
4. posiada łącznie co najmniej trzyletni staż pracy na stanowiskach urzędniczych w urzędach lub w samorządowych jednostkach organizacyjnych, w służbie cywilnej, w urzędach państwowych lub w służbie zagranicznej, z wyjątkiem stanowisk pomocniczych i obsługi.

Właściwy miejscowo wojewoda sprawuje nadzór nad rejestracją stanu cywilnego. Organem odwoławczym od decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego jest wojewoda. 

Minister właściwy do spraw wewnętrznych sprawuje nadzór nad działalnością wojewody w zakresie rejestracji stanu cywilnego.

Zgodnie z ustawą z dnia 25 czerwca 2015 roku Prawo konsularne konsulowie przyjmują wnioski o rejestrację urodzenia lub zgonu, jeżeli urodzenie lub zgon nastąpiły za granicą i nie zostały tam zarejestrowane albo w państwie urodzenia lub zgonu nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego

Na jakich zasadach sporządza się akt urodzenia?

Urodzenie oraz małżeństwo rejestruje kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy ze względu na miejsce urodzenia albo zawarcia małżeństwa.

Akt urodzenia sporządza się w dniu zgłoszenia urodzenia dziecka. Akt urodzenia sporządza się na podstawie karty urodzenia, przekazanej przez podmiot wykonujący działalność leczniczą oraz protokołu zgłoszenia urodzenia.

Kartę urodzenia przekazuje się kierownikowi urzędu stanu cywilnego właściwemu do sporządzenia aktu urodzenia w terminie 3 dni od dnia jej sporządzenia.

Karta urodzenia zawiera:

Urodzenie na polskim statku morskim lub powietrznym, okręcie wojennym lub wojskowym statku powietrznym rejestruje kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy dla miasta stołecznego Warszawy.

Osoby zobowiązane do zgłoszenia urodzenia dziecka

Zgłoszenia urodzenia dokonują matka lub ojciec dziecka posiadający pełną zdolność do czynności prawnych. Matka lub ojciec dziecka, którzy ukończyli 16 lat, dokonują zgłoszenia urodzenia, jeżeli posiadają ograniczoną zdolność do czynności prawnych. W pozostałych przypadkach zgłoszenia urodzenia dokonują przedstawiciel ustawowy lub opiekun matki.

Zgłoszenia urodzenia można dokonać przez pełnomocnika.

Zgłoszenie urodzenia dokumentuje się w formie protokołu, który jest podpisywany przez osobę zgłaszającą i kierownika urzędu stanu cywilnego.

Protokół zgłoszenia urodzenia zawiera:

Wybór imienia (imion) dla dziecka

Jak sporządzany jest akt małżeństwa?

Kierownik urzędu stanu cywilnego, który przyjął oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński, sporządza akt małżeństwa najpóźniej w następnym dniu roboczym.

Podstawą sporządzenia aktu małżeństwa zawartego przed duchownym jest natomiast przekazanie przez duchownego - kierownikowi urzędu stanu cywilnego właściwemu ze względu na miejsce zawarcia małżeństwa - zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w jego obecności. Zaświadczenie to podpisują: duchowny, małżonkowie i dwaj pełnoletni świadkowie. Powyższe zaświadczenie wraz z zaświadczeniem wystawionym przez kierownika urzędu stanu cywilnego stwierdzającym brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa duchowny przekazuje do urzędu stanu cywilnego przed upływem pięciu dni (roboczych) od zawarcia małżeństwa. Akt małżeństwa w takiej sytuacji sporządza się najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu otrzymania zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego.

Jeżeli zawarcie małżeństwa nastąpiło przed konsulem, przesyła on niezwłocznie protokół złożenia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. Akt małżeństwa sporządza się najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu otrzymania protokołu złożenia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński.

Na jakich zasadach sporządza się akt zgonu?

Właściwość organów

Zgon rejestruje kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy ze względu na miejsce zgonu albo miejsce znalezienia zwłok.

Przykład:

• Jeśli bliski członek rodziny umrze w szpitalu, choćby nawet położonym w odległej miejscowości od jego a ostatniego zamieszkania, to zgon należy zgłosić w urzędzie stanu cywilnego w tej miejscowości, w której mieści się ten szpital i tam zostanie wystawiony akt zgonu. Często w tej procedurze wyręczają zakłady pogrzebowe.

Osoby zobowiązane do zgłoszenia zgonu

Osobami zobowiązanymi do zgłoszenia zgonu są:

Dokumenty

Jak dokonuje się zmian w aktach stanu cywilnego?

Akt stanu cywilnego, który zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub z innymi aktami stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego, podlega sprostowaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który go sporządził.

Jak uzyskać odpisy czy zaświadczenia z ksiąg stanu cywilnego?

Kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje z rejestru stanu cywilnego:

Odpis aktu stanu cywilnego i zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. 2014.1741), 

• Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. - Prawo konsularne (Dz. U. 2015.1274)