Jak doręcza się pisma w postępowaniu karnym?

6.12.2012

W postępowaniu karnym istotne jest, aby uczestnicy, a przede wszystkim oskarżony był należycie zawiadamiany o wszelkich czynnościach procesowych. Ważne jest więc, aby wszelkie pisma sądowe zostały mu prawidłowo doręczone. W pewnych jednak wypadkach uznaje się pismo za doręczone, mimo że w rzeczywistości adresat wcale go nie otrzymał.

Jak powinno wyglądać prawidłowe wezwanie czy zawiadomienie?

W wezwaniu należy:

oznaczyć organ wysyłający
oraz podać, w jakiej sprawie, w jakim charakterze, miejscu i czasie ma się stawić adresat iczy jego stawiennictwo jest obowiązkowe,
a także uprzedzić o skutkach niestawiennictwa (np. o możliwości wydania wyroku zaocznego w postępowaniu uproszczonym czy zastosowania kar porządkowych, gdy stawiennictwo jest obowiązkowe).

To samo dotyczy odpowiednio zawiadomień, tj. pism informujących osobę uprawnioną do wzięcia udziału o czasie i miejscu czynności procesowej, bądź o czynności już dokonanej.

Jeżeli od dnia doręczenia pisma biegnie termin wykonania czynności procesowej, należy pouczyć o tym adresata.

W jaki sposób powinny być doręczane pisma w postępowaniu karnym?

Orzeczenia i zarządzenia doręcza się w uwierzytelnionych odpisach, jeżeli ustawa nakazuje ich doręczenie. Obowiązek doręczenia orzeczeń (tzn. wyroków czy postanowień) i zarządzeń istnieje więc tylko w wypadkach przewidzianych ustawą. Dotyczy to postępowania przygotowawczego i jurysdykcyjnego.

Wszelkie pisma przeznaczone dla wszystkich uczestników postępowania doręcza się w taki sposób, by treść ich nie była udostępniona osobom niepowołanym.

Pisma doręcza się za pokwitowaniem odbioru. Odbierający potwierdza odbiór swym czytelnym podpisem zawierającym imię i nazwisko na zwrotnym pokwitowaniu, na którym doręczający potwierdza swym podpisem sposób doręczenia. Dotyczy to każdego pisma. Warunkiem prawidłowego doręczenia pisma jest więc potwierdzenie jego odbioru poprzez zamieszczenie na dołączonym do pisma zwrotnym pokwitowaniu odbioru własnoręcznego czytelnego podpisu odbiorcy i podpisu doręczającego, który stanowi potwierdzenie sposobu doręczenia.

Wezwania, zawiadomienia oraz inne pisma, od których daty doręczenia biegną terminy, doręcza się przez pocztę lub inny uprawniony podmiot zajmujący się doręczaniem korespondencji albo pracownika organu wysyłającego, a w razie niezbędnej konieczności - przez Policję. W przypadku doręczania pisma sądowego przez pracownika organu wysyłającego lub inny uprawniony podmiot zajmujący się doręczaniem korespondencji albo przez Policję, czynności związane z uzyskaniem pokwitowania odbioru pisma przez adresata, zawiadomieniem adresata o miejscu pozostawienia pisma i terminie jego odebrania oraz zwrotem pisma organowi wysyłającemu są dokonywane odpowiednio przez pracownika organu wysyłającego albo funkcjonariusza Policji lub osobę występującą w imieniu podmiotu uprawnionego do doręczania korespondencji.

Jeżeli w sprawie ustalono tylu pokrzywdzonych, że ich indywidualne zawiadomienie o przysługujących im uprawnieniach spowodowałoby poważne utrudnienie w prowadzeniu postępowania, zawiadamia się ich poprzez ogłoszenie w prasie, radiu lub telewizji. Tę zasadę stosuje się odpowiednio, jeśli istnieje obowiązek doręczenia postanowienia. Należy jednak zawsze doręczyć je temu pokrzywdzonemu, który w zawitym terminie 7 dni od dnia ogłoszenia o to się zwróci.

Pismo doręcza się w zasadzie adresatowi osobiście (czyli do rąk własnych).

W razie jednak chwilowej nieobecności adresata w jego mieszkaniu, pismo doręcza się dorosłemu domownikowi (tj. osobie pozostającej z adresatem we wspólnym gospodarstwie domowym), a gdyby go nie było - administracji domu, dozorcy domu lub sołtysowi, jeżeli podejmą się oddać pismo adresatowi. Osoby odbierające pismo powinny więc zobowiązać się oddać pismo adresatowi.

Pismo może być także doręczone za pośrednictwem telefaksu lub poczty elektronicznej. W takim wypadku dowodem doręczenia jest potwierdzenie transmisji danych.

Co jeśli w powyższy sposób nie da się doręczyć pisma?

Jeżeli doręczenia nie można dokonać w sposób wskazany wyżej, pismo przesłane pocztą pozostawia się w najbliższej placówce pocztowej operatora publicznego, a przesłane w inny sposób - w najbliższej jednostce Policji albo we właściwym urzędzie gminy.

O pozostawieniu pisma doręczający umieszcza wówczas zawiadomienie w skrzynce do doręczania korespondencji bądź na drzwiach mieszkania adresata lub w innym widocznym miejscu ze wskazaniem, gdzie i kiedy pismo pozostawiono oraz że należy je odebrać w ciągu 7 dni; w razie bezskutecznego upływu tego terminu, należy czynność zawiadomienia powtórzyć jeden raz; tak samo należy postąpić w razie doręczenia pisma administracji domu, dozorcy domu lub sołtysowi. Zawiadomienie dla adresata o pozostawieniu przesyłki listonosz sporządza na odrębnym formularzu.

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym określa szczegółowe zasady i tryb doręczania pism sądowych. I tak, do pisma sądowego doręczanego w postępowaniu karnym dołącza się zwrotne pokwitowanie odbioru (na określonym formularzu), na którym odbierający pismo wpisuje datę i potwierdza odbiór pisma swym czytelnym podpisem zawierającym imię i nazwisko, a doręczający wpisuje datę doręczenia i potwierdza swym podpisem sposób doręczenia lub przyczynę niedoręczenia pisma.

Pismo sądowe, doręczane przez pocztę, wysyłane jest jako przesyłka polecona za potwierdzeniem odbioru. Na stronie adresowej takiej przesyłki umieszcza się napis: „Polecona - za potwierdzeniem odbioru". Przesyłka ta nie może być adresowana na skrytkę pocztową adresata ani też doręczana przez skrytkę.

Przesyłkę, doręczaną przez pocztę, nadaje się w pocztowej placówce nadawczej za potwierdzeniem nadania w wykazie przesyłek poleconych. Wzór wykazu przesyłek poleconych nadanych w pocztowej placówce nadawczej określa również omawiane rozporządzenie.

W dniu doręczenia przesyłki listonosz składa formularz pokwitowania odbioru we właściwej pocztowej placówce oddawczej, która na formularzu pokwitowania odbioru umieszcza odcisk datownika i odsyła je organowi wysyłającemu.

Na stronie adresowej niedoręczonej przesyłki listonosz dokonuje adnotacji „awizowano dnia", składa podpis i niezwłocznie przekazuje przesyłkę do właściwej pocztowej placówki oddawczej.

Pozostawienie przesyłki w pocztowej placówce oddawczej placówka ta potwierdza przez umieszczenie na stronie adresowej przesyłki - odcisku datownika oraz podpisu przyjmującego. Przesyłkę taką przechowuje się w pocztowej placówce oddawczej, wraz z pokwitowaniem odbioru, przez 7 dni. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w tym terminie, pocztowa placówka oddawcza wysyła powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru, zaś na przesyłce umieszcza odcisk datownika i dokonuje adnotacji o ponownym awizowaniu; w zawiadomieniu tym określa siedmiodniowy termin do odebrania przesyłki, licząc go od dnia umieszczenia zawiadomienia w skrzynce do doręczania korespondencji bądź na drzwiach mieszkania adresata lub w innym widocznym miejscu. Złożoną w pocztowej placówce oddawczej przesyłkę wydaje się za pokwitowaniem odbioru adresatowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu lub ustanowionemu pełnomocnikowi po umieszczeniu na stronie adresowej adnotacji „wydano dnia" i odcisku datownika. Odbierający potwierdza odbiór przesyłki na formularzu pokwitowania odbioru. Wypełnione pokwitowanie odbioru pocztowa placówka oddawcza, po umieszczeniu na nim odcisku datownika, odsyła niezwłocznie organowi wysyłającemu. Przesyłkę niepodjętą w terminach określonych wyżej pocztowa placówka oddawcza opatruje na stronie adresowej adnotacją „nie podjęto w terminie", odciskiem datownika i podpisem oraz odsyła niezwłocznie organowi wysyłającemu.

Pismo można również pozostawić osobie upoważnionej do odbioru korespondencji w miejscu stałego zatrudnienia adresata.

Jak doręcza się pisma adresowane do szczególnych osób?

Pisma adresowane do żołnierzy oraz funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej i Służby Więziennej można doręczyć adresatom za pośrednictwem ich przełożonych, przy czym wezwania przeznaczone dla żołnierzy pełniących zasadniczą służbę wojskową przesyła się do dowódcy jednostki wojskowej, w której żołnierz pełni służbę, w celu doręczenia i zarządzenia stawienia się stosownie do wezwania.

Jeżeli przesyłka ma być doręczona takiej osobie, za pośrednictwem przełożonego, do przesyłki dołącza się dwa formularze pokwitowania odbioru dla adresata oraz dla organu przełożonego adresata. Takie same zasady stosuje się odpowiednio w razie doręczenia przesyłki osobie pozbawionej wolności, za pośrednictwem administracji zakładu karnego lub aresztu śledczego; Osobom pozbawionym wolności doręcza się bowiem pismo za pośrednictwem administracji odpowiedniego zakładu.

W wypadkach powyższych organ przełożony adresata lub administracja właściwego zakładu przekazuje niezwłocznie potwierdzony egzemplarz formularza pokwitowania odbioru pocztowej placówce oddawczej. Czynności związane z uzyskaniem potwierdzenia odbioru przez adresata na drugim egzemplarzu formularza dokonywane są przez funkcjonariusza organu przełożonego adresata lub właściwego zakładu, który niezwłocznie po doręczeniu przesyłki adresatowi zwraca potwierdzony przez adresata formularz pokwitowania odbioru do pocztowej placówki oddawczej. Pocztowa placówka oddawcza po umieszczeniu na formularzu pokwitowania odbioru odcisku datownika odsyła je organowi wysyłającemu.

Pismo przeznaczone dla adresata nie będącego osobą fizyczną albo dla obrońcy lub pełnomocnika doręcza się w biurze adresata osobie tam zatrudnionej. Jeśli bowiem przepisy ustawy nie stanowią inaczej, orzeczenia, zarządzenia, zawiadomienia i odpisy, które ustawa nakazuje doręczać stronom, doręcza się również obrońcom, pełnomocnikom i ustawowym przedstawicielom.

Prokuratora zawiadamia się o rozprawach i posiedzeniach przez doręczenie wykazu spraw, które mają być w danym dniu rozpoznane.

Co jeśli adresat odmawia przyjęcia pisma?

W razie odmowy przyjęcia pisma lub odmowy albo niemożności pokwitowania odbioru przez adresata, doręczający sporządza na zwrotnym pokwitowaniu odpowiednią wzmiankę; wówczas doręczenie uważa się za dokonane. Pismo nie przyjęte przez adresata zwraca zaś się organowi wysyłającemu. Jeżeli więc przesyłki, doręczanej przez pocztę, nie można doręczyć z takich powodów, listonosz umieszcza o tym adnotację na formularzu pokwitowania odbioru i niezwłocznie oddaje przesyłkę pocztowej placówce oddawczej, która po umieszczeniu na formularzu pokwitowania odbioru odcisku datownika odsyła pismo organowi wysyłającemu.

Jak wezwać osoby w przypadkach nagłych?

W wypadkach nie cierpiących zwłoki można wzywać lub zawiadamiać osoby telefonicznie albo w inny sposób stosownie do okoliczności, pozostawiając w aktach odpis nadanego komunikatu z podpisem osoby nadającej.

Kto powinien wyznaczyć adresata dla doręczeń?

Strona, a także osoba niebędąca stroną, której prawa zostały naruszone, przebywająca za granicą, ma obowiązek wskazać adresata dla doręczeń w kraju; w razie nieuczynienia tego pismo wysłane na ostatnio znany adres w kraju albo, jeżeli adresu tego nie ma, załączone do akt sprawy uważa się za doręczone.

Co jeśli strona nie zawiadomiła o zmianie adresu?

Jeżeli strona, nie podając nowego adresu, zmienia miejsce zamieszkania lub nie przebywa pod wskazanym przez siebie adresem, pismo wysłane pod tym adresem uważa się za doręczone. Nie dotyczy to pism wysłanych po raz pierwszy po prawomocnym uniewinnieniu oskarżonego.

Kiedy jeszcze pismo uważa się za doręczone?

Doręczenie bez zachowania powyższych zasad uważa się za dokonane, jeżeli osoba, dla której pismo było przeznaczone, oświadczy, że pismo to otrzymała. A zatem oświadczenie osoby, dla której pismo było przeznaczone, że pismo otrzymała, jest równoznaczne z jego doręczeniem.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (Dz. U. 1997 r., Nr 89, poz. 555, ze zmianami);

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym (Dz. U. 2003 r., Nr 108, poz. 1022)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl