Jak prowadzić akta osobowe pracownika? (część II)
W pierwszej części porady, dotyczącej dokumentacji pracowniczej, jaką pracodawca ma obowiązek prowadzić, angażując pracowników, opisane zostały akta osobowe obejmujące część A i B. Pozostała więc jeszcze do omówienia ostatnia część akt osobowych – część C. Zawiera ona dokumentację związaną z ustaniem zatrudnienia, a w szczególności obejmuje:
- oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę lub jej rozwiązaniu,
- oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1[1] Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
- kopię świadectwa pracy wydanego pracownikowi,
- umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę, będące konsekwencją prowadzenia postępowania egzekucyjnego,
- orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi wykonanymi po rozwiązaniu stosunku pracy,
Jeżeli kwestie sporne między zakładem pracy a pracownikiem (np. błędne czy nieuzasadnione zwolnienie pracownika), rozstrzyga sąd, w części C pracodawca przechowuje orzeczenia i wyroki sądowe.
Pracodawca powinien zadbać, aby każda z części zawierała spis treści czyli pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów oraz żeby akta były ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym.
Jakie ewidencje prowadzić i co muszą zawierać?
Akta osobowe to nie jedyna dokumentacja, jaką pracodawca powinien na bieżąco prowadzić i uzupełniać. Oprócz nich, należy również założyć i prowadzić dla każdego pracownika odrębnie, dodatkowe ewidencje, które obejmują zdarzenia dotyczące przebiegu i organizacji pracy oraz wypłaty wynagrodzenia za pracę.
Jedną z nich jest karta ewidencji czasu pracy, która powinna zawierać informacje na temat pracy w poszczególnych dobach w tym: pracę w niedziele i święta, w godzinach nadliczbowych, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, a także o porach nocnych, dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych nieobecnościach usprawiedliwionych bądź nie.
W przypadku zatrudniania osoby młodocianej w celu przygotowania zawodowego, w karcie ewidencji czasu pracy muszą znajdować się zapisy dotyczące czasu ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich nauki zawodu. Do karty ewidencji czasu pracy pracownika, dołącza się także jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Ewidencja czasu pracy potrzebna jest pracodawcy do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia za pracę, chodzi tu np. o dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych czy nocne. Pracownik ma prawo mieć wgląd w treść tej ewidencji i pracodawca musi mu ją udostępnić, gdy tego żąda. Nie ewidencjonuje się godzin pracy dla osób zatrudnionych w zadaniowym czasie pracy, osób zarządzających firmą w imieniu pracodawcy oraz dla tych, którzy otrzymują ryczałt za nadgodziny lub za pracę w porze nocnej.
Przedsiębiorca zatrudniający pracowników ma obowiązek prowadzić imienną kartę wynagrodzenia, obejmującą wynagrodzenie za pracę i inne wypłacane świadczenia. Choć nie ma jednego, powszechnie obowiązującego wzoru karty przychodów, powinna ona zawierać co najmniej:
- imię i nazwisko pracownika,
- kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu,
- koszty uzyskania przychodów,
- potrącone w danym miesiącu przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne,
- kwotę dochodu,
- dochód narastająco od początku roku,
- kwotę zaliczki na podatek dochodowy,
- kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne,
- kwotę należnej zaliczki na podatek podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego,
- datę przekazania zaliczki.
Imienna karta przychodów służy przede wszystkim do prawidłowego wypełnienia deklaracji podatkowych oraz imiennych informacji sporządzanych dla pracowników po zakończeniu roku podatkowego (PIT-11).
Pozostałe ewidencje to: karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego, a także środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, jeśli pracownik używa własnej odzieży i obuwia oraz we własnym zakresie pierze, konserwuje czy naprawia zakładowe ubranie robocze.
Pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.
W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, który staje się z mocy prawa stroną w nawiązanych wcześniej stosunkach pracy, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy, nowemu pracodawcy, który przejmuje tego pracownika.
Od 1 stycznia 2004r. na pracodawcę nałożono jeszcze kilka nowych obowiązków, wynikających ze znowelizowanego kodeksu pracy. Jednym z nich jest np. udostępnianie pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozprowadzanej na terenie zakładu pracy lub zapoznawanie ich z tymi przepisami w inny, przyjęty sposób (intranet, tablica ogłoszeń itp.). Oprócz tego pracodawca ma informować pracowników o możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy, a pracowników zatrudnionych na czas określony – o wolnych miejscach pracy.
Pamiętaj, że:
- Przepisy dotyczące dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, odnoszą się także do innych aktów niż umowa o pracę, na podstawie których nastąpiło zatrudnienie, z zastrzeżeniem odrębności wynikających z tych aktów.
Podstawa prawna:
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 2003 r., Nr 230, poz. 2293),
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zmianami).
Michał Włodarczyk
Radca Prawny
Skomentuj artykuł - Twoje zdanie jest ważne
Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?