Jak prowadzić akta osobowe pracownika? (część II)

W pierwszej części porady, dotyczącej dokumentacji pracowniczej, jaką pracodawca ma obowiązek prowadzić, angażując pracowników, opisane zostały akta osobowe obejmujące część A i B. Pozostała więc jeszcze do omówienia ostatnia część akt osobowych – część C. Zawiera ona dokumentację związaną z ustaniem zatrudnienia, a w szczególności obejmuje:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę lub jej rozwiązaniu,
  • oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1[1] Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
  • kopię świadectwa pracy wydanego pracownikowi,
  • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę, będące konsekwencją prowadzenia postępowania egzekucyjnego,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi wykonanymi po rozwiązaniu stosunku pracy,

Jeżeli kwestie sporne między zakładem pracy a pracownikiem (np. błędne czy nieuzasadnione zwolnienie pracownika), rozstrzyga sąd, w części C pracodawca przechowuje orzeczenia i wyroki sądowe.

Pracodawca powinien zadbać, aby każda z części zawierała spis treści czyli pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów oraz żeby akta były ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym.

Jakie ewidencje prowadzić i co muszą zawierać?

Akta osobowe to nie jedyna dokumentacja, jaką pracodawca powinien na bieżąco prowadzić i uzupełniać. Oprócz nich, należy również założyć i prowadzić dla każdego pracownika odrębnie, dodatkowe ewidencje, które obejmują zdarzenia dotyczące przebiegu i organizacji pracy oraz wypłaty wynagrodzenia za pracę.

Jedną z nich jest karta ewidencji czasu pracy, która powinna zawierać informacje na temat pracy w poszczególnych dobach w tym: pracę w niedziele i święta, w godzinach nadliczbowych, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, a także o porach nocnych, dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych nieobecnościach usprawiedliwionych bądź nie.

W przypadku zatrudniania osoby młodocianej w celu przygotowania zawodowego, w karcie ewidencji czasu pracy muszą znajdować się zapisy dotyczące czasu ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich nauki zawodu. Do karty ewidencji czasu pracy pracownika, dołącza się także jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Ewidencja czasu pracy potrzebna jest pracodawcy do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia za pracę, chodzi tu np. o dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych czy nocne. Pracownik ma prawo mieć wgląd w treść tej ewidencji i pracodawca musi mu ją udostępnić, gdy tego żąda. Nie ewidencjonuje się godzin pracy dla osób zatrudnionych w zadaniowym czasie pracy, osób zarządzających firmą w imieniu pracodawcy oraz dla tych, którzy otrzymują ryczałt za nadgodziny lub za pracę w porze nocnej.

Przedsiębiorca zatrudniający pracowników ma obowiązek prowadzić imienną kartę wynagrodzenia, obejmującą wynagrodzenie za pracę i inne wypłacane świadczenia. Choć nie ma jednego, powszechnie obowiązującego wzoru karty przychodów, powinna ona zawierać co najmniej:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu,
  • koszty uzyskania przychodów,
  • potrącone w danym miesiącu przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne,
  • kwotę dochodu,
  • dochód narastająco od początku roku,
  • kwotę zaliczki na podatek dochodowy,
  • kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne,
  • kwotę należnej zaliczki na podatek podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego,
  • datę przekazania zaliczki.

Imienna karta przychodów służy przede wszystkim do prawidłowego wypełnienia deklaracji podatkowych oraz imiennych informacji sporządzanych dla pracowników po zakończeniu roku podatkowego (PIT-11).

Pozostałe ewidencje to: karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego, a także środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, jeśli pracownik używa własnej odzieży i obuwia oraz we własnym zakresie pierze, konserwuje czy naprawia zakładowe ubranie robocze.

 

Pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, który staje się z mocy prawa stroną w nawiązanych wcześniej stosunkach pracy, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy, nowemu pracodawcy, który przejmuje tego pracownika.

Od 1 stycznia 2004r. na pracodawcę nałożono jeszcze kilka nowych obowiązków, wynikających ze znowelizowanego kodeksu pracy. Jednym z nich jest np. udostępnianie pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozprowadzanej na terenie zakładu pracy lub zapoznawanie ich z tymi przepisami w inny, przyjęty sposób (intranet, tablica ogłoszeń itp.). Oprócz tego pracodawca ma informować pracowników o możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy, a pracowników zatrudnionych na czas określony – o wolnych miejscach pracy.

Pamiętaj, że:

  • Przepisy dotyczące dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, odnoszą się także do innych aktów niż umowa o pracę, na podstawie których nastąpiło zatrudnienie, z zastrzeżeniem odrębności wynikających z tych aktów.

Podstawa prawna:

  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 2003 r., Nr 230, poz. 2293),
  • Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zmianami).

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.

Skomentuj artykuł - Twoje zdanie jest ważne

Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?


Masz inne pytanie do prawnika?

 

Komentarze

    Nie dodano jeszcze żadnego komentarza. Bądź pierwszy!!

Potrzebujesz pomocy prawnej?

Zapytaj prawnika