Jak skutecznie zrezygnować z pełnienia funkcji członka zarządu spółki kapitałowej?

Pierwsza Prezes Sądu Najwyższego we wrześniu ubiegłego roku złożyła wniosek o rozstrzygnięcie zagadnienia prawnego dotyczącego rozbieżności orzeczniczej, jaka dotyka kwestii skutecznego składania przez członka zarządu oświadczenia o rezygnacji z piastowanej funkcji w spółce kapitałowej. Pierwsza Prezes SN zauważyła, iż niespójność interpretacji w tak kluczowej kwestii, jak składanie oświadczeń woli o rezygnacji z funkcji członka zarządu spółki kapitałowej niesie za sobą poważne konsekwencje i nie sprzyja pewności obrotu. Rozbieżne interpretacje powstały na kanwie różnych stanów faktycznych dotyczących lakonicznej regulacji zawartej w obowiązującym kodeksie spółek handlowych w części, w której zawarto regulacje dotyczące spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Mowa tu o przepisie art. 202 § 4 k.s.h., zgodnie z którym mandat członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wygasa wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu, natomiast zgodnie z § 5 wspomnianego przepisu: do złożenia rezygnacji przez członka zarządu stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie. Problematyka ta dotyczy również spółki akcyjnej, w stosunku do której ustawodawca w art. 369 § 5 i 6 k.s.h. zawarł tożsamą regulację.

Odnosząc się do przepisów, do jakich odesłanie znajdujemy w art. 202 § 5 k.s.h. i 369 § 6 k.s.h. – tj. do przepisów o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie, zauważyć po pierwsze należy, że przyjmujący zlecenie może zawartą umowę zlecenia wypowiedzieć w każdym czasie zgodnie z art. 746 § 2 k.c. Po drugie, gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny za szkodę. Po trzecie, paragraf 3 wspominanego przepisu wyklucza możliwość zrzeczenia się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów.

Powyższa regulacja nie budzi wątpliwości i pozwala uznać, że oświadczenie członka zarządu spółki kapitałowej o rezygnacji z piastowanej funkcji jest czynnością prawną jednostronną, która to czynność dla swojej skuteczności nie wymaga niczyjej zgody.[1]

Odnosząc się do kwestii formy, w jakiej ma być złożone skuteczne oświadczenie o rezygnacji z pełnionej funkcji członka zarządu, Sąd Najwyższy w omawianej uchwale z dnia 31 marca 2016r., słusznie zauważył, iż mieć na uwadze należy treść art. 60 k.c. Wspominany przepis stanowi, że: „z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej.” Zgodnie z powyższym, wobec braku przepisów szczególnych uzależniających ważność czynności od dokonania jej w szczególnej formie – przyjąć należy, że oświadczenie członka zarządu o rezygnacji z pełnionej funkcji może być wyrażone w formie dowolnej. Niemniej jednak, mając na uwadze względy dowodowe i ewentualną potrzebę wykazania, w jakiej dacie doszło do złożenia oświadczenia – z praktycznego punktu widzenia zalecane jest stosowanie formy pisemnej.

Od powyższego istnieje jednak wyjątek, znajdujący zastosowanie w sytuacji gdy wspólnik, któremu przysługują wszystkie udziały lub który jest jednym wspólnikiem, a udziały przysługują jemu i spółce pełni funkcję jednoosobowego członka zarządu. Wówczas czynność prawna między wspólnikiem, a spółką którą jednocześnie reprezentuje wymaga formy aktu notarialnego.

Omawiając kwestie związane z skutecznością jednostronnej czynności prawnej – oświadczenia o rezygnacji z funkcji członka zarządu, mieć należy na uwadze fakt, iż oświadczenie to ma być złożone spółce, dlatego należy ustalić, z jaką chwilą dochodzi do złożenia oświadczenia. Poprzez art. 2 k.s.h. zastosowanie znajduje art. 61 § 1 k.c. zdanie pierwsze, zgodnie z którym: „oświadczanie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeśli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.”

Jak słusznie wskazuje Sąd Najwyższy: „dokonanie oświadczenia woli, które ma być złożone innej osobie, jest uzależnione od dojścia wspomnianego oświadczenia do tej osoby, w taki sposób, aby mogła ona - jak się określa w piśmiennictwie oraz orzecznictwie - zapoznać się z jego treścią „w zwykłym toku czynności”, „bez szczególnych nakładów i starań”.[2]

Pamiętać należy, że adresat oświadczenia woli musi mieć możliwość zapoznania się z jego treścią – zdaniem SN stanowi to „warunek konieczny i zarazem wystarczający dojścia do skutku oświadczenia woli składanego innej osobie.” Warto podkreślić, że dla skuteczności złożenia oświadczenia woli nie jest wymagane faktyczne zapoznanie się przez adresata z treścią oświadczenia, wystarczy, że przesyłka zawierająca takie oświadczenie zostanie doręczona pod wskazany adres[3]. Oświadczenie woli uważa się za dokonane z chwilą uzyskania przez adresata oświadczenia woli możliwości zapoznania się z jego treścią w zwykłym toku czynności, czyli przy uwzględnieniu np. godzin pracy adresata.

Zasadą jest, że oświadczenie woli wywołuje skutki z chwilą uzyskania przez adresata tegoż oświadczenia możliwości zapoznania się z nim. Jednakże składający oświadczenie może określić, że skutki nastąpią w innym czasie.[4] Ta możliwość w przypadku składania oświadczenia woli o rezygnacji z funkcji członka zarządu wydaje się być, z praktycznego punktu widzenia, niezwykle przydatna, ponieważ członek zarządu może umożliwić tym samym spółce powołanie swojego następcy i w wielu przypadkach może to być przejawem dążenia do zapewnienia ciągłości pracy organu reprezentującego spółkę tj. zarządu.

Sąd Najwyższy trafnie zwrócił uwagę na problematykę rozkładu ciężaru dowodu w omawianych kwestiach. Za Sądem Najwyższym powtórzyć należy, że na rezygnującym członku zarządu spoczywa ciężar dowodu dojścia oświadczenia do adresata przesyłki. Wykazać tą okoliczność można np. przy użyciu zwrotnego potwierdzenia odbioru korespondencji zawierającej oświadczenie. W przypadku zwrócenia się przesyłki po podwójnym jej awizowaniu, mając na uwadze aktualne orzecznictwo sądów powszechnych, można posłużyć się domniemaniem faktycznym, zgodnie z którym adresat przesyłki miał możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia woli rezygnującego członka zarządu. Jeśli adresat chciałby wykazać, że przesyłka została wysłana np. na nieprawidłowy adres, może próbować wzruszyć domniemanie faktyczne przy użyciu stosownych przeciwdowodów.

Sąd Najwyższy w omawianej uchwale nie poprzestaje na wspominanych powyżej formach składania oświadczeń woli o rezygnacji z funkcji członka zarządu. W obowiązującym kodeksie cywilnym przewidziano możliwość składania oświadczeń woli w formie elektronicznej. Z uwagi na brak wyłączeń w kodeksie spółek handlowych co do obowiązywania tej regulacji – wskazać należy, iż forma elektroniczna jest również dopuszczalna. W uchwale „przyjęto, że oświadczenie woli w postaci elektronicznej dokonywane on - line zostaje złożone z chwilą jego przejścia do systemu informatycznego prowadzonego i kontrolowanego przez odbiorcę, to jest w chwili przyjęcia oświadczenia przez serwer odbiorcy i zarejestrowania na nim odpowiednich danych.” Powyższe należy rozumieć w ten sposób, że istnieje domniemanie, że nadawca złożył rezygnację, jeśli adresat (członek zarządu lub prokurent) odebrał pocztę, choć niekoniecznie musiał się zapoznać z treścią poszczególnych wiadomości e-mail.

Omawiane powyżej zagadnienia są niejako wprowadzeniem do kluczowej kwestii, jaką zająć miał się Sąd Najwyższy na skutek pytania Pierwszej Prezes Sądu Najwyższego „Czy przy składaniu przez członka zarządu oświadczenia woli o rezygnacji z pełnienia tej funkcji spółka kapitałowa, w razie braku odmiennego postanowienia umownego (statutowego), jest reprezentowana przez jednego członka zarządu lub prokurenta (art. 205 § 2 oraz art. 373 § 2 k.s.h.), radę nadzorczą lub pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy (art. 210 § 1 oraz art. 379 § 1 k.s.h.), przez organ uprawniony do powoływania członków zarządu, czy – w braku rady nadzorczej – przez zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie)?”

Na tak zadane pytanie Sąd Najwyższy odpowiedział, że dla skutecznego złożenia przez członka zarządu oświadczenia o woli o rezygnacji z pełnienia funkcji członka zarządu spółki kapitałowej - z wyjątkiem przewidzianym w art. 201 § 2 i art. 379 § 2 k.s.h. – należy kierować do jednego członka zarządu lub do prokurenta, zgodnie z art. 205 § 2 lub 373 § 2 k.s.h. Sąd uzasadniając takie rozstrzygnięcie wskazał, iż: „mniejsza jest waga reprezentacji biernej w porównaniu z reprezentacją czynną z punktu widzenia interesów osoby prawnej (…) i z tego względu w art. 205 § 2 k.s.h. w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a w art. 373 § 2 k.s.h. w odniesieniu do spółki akcyjnej przewidziano, że oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta. Przytoczone przepisy wyłączają stosowanie w zakresie reprezentacji biernej zarówno art. 205 § 1 i art. 373 § 1 k.s.h., jak i postanowień umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i statutu spółki akcyjnej, określających sposób współdziałania członków zarządu wieloosobowego przy składaniu oświadczeń w imieniu spółki.”

Omawiana uchwała była długo wyczekiwana przez uczestników obrotu. Dotychczas, z uwagi na panujące rozbieżności rezygnujący członkowie zarządu wysyłali swoje oświadczenia nie tylko wszystkim członkom zarządu ale również i członkom rad nadzorczych lub pełnomocnikom powołanym przez zgromadzenie. Uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego bez wątpienia wpłynie na ujednolicenie wykładni w omawiamym zakresie i sprawi, że rezygnujący członkowie zarządu będą mogli skutecznie uwolnić się od piastowanej funkcji.

[1] por. orzeczenie SN z 19.08.2004 r., V CK 600/03; z dnia 27 stycznia 2010 r., II CSK 301/09

[2] zob. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 4 listopada 1982 r., II CR 380/82, OSNCP 1983, Nr 8, poz. 117, z dnia 20 sierpnia 1984 r., I PRN 111/84, OSNCP 1985, Nr 4, poz. 57, z dnia 15 stycznia 1990 r., I CR 1410/89, nie publ., z dnia 18 listopada 1999 r., I PKN 375/99, OSNAPUS 2001, Nr 7, poz. 227, z dnia 9 grudnia 1999 r., I PKN 430/99, OSNAPUS 2001, Nr 9, poz. 309, z dnia 5 października 2005 r., I PK 37/05, OSNP 2006, nr 17-18, poz. 263, z dnia 17 czerwca 2009 r., IV CSK 53/09, nie publ., z dnia 23 kwietnia 2010 r., II PK 295/09, nie publ., i z dnia 18 kwietnia 2012 r., V CSK 215/11, nie publ.

[3] zob. np. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 16 marca 1995 r., I PRN 2/95, OSNAPUS 1995, Nr 18, poz. 229, i z dnia 9 grudnia 1999 r., I PKN 430/99, OSNAPUS 2001, Nr 9, poz. 309

[4] por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 kwietnia 2014 r., II CSK 403/13, OSNC-ZD 2015, nr C, poz. 34).