Jak uzyskać poświadczanie dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą – apostille?

Czego dotyczy Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych?

Od dnia 14 sierpnia 2005 r. obowiązuje w Rzeczypospolitej Polskiej Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r. Ta międzynarodowa Konwencja usprawnia obieg dokumentów urzędowych wydanych na terytorium danego państwa-strony konwencji, które mają zostać uznane na terytorium innego państwa-strony konwencji. Aktualny wykaz państw stron Konwencji jest dostępny na stronie Hague Conference on Private International Law lub w punkcie legalizacyjnym.

Konwencja ta pozwala uniknąć uciążliwego i często kosztownego procesu pełnej legalizacji poprzez zastąpienie go wydaniem tzw. apostille.

Praktyczne znaczenie wejścia w życie Konwencji polega z jednej strony na zniesieniu wymogu legalizacji polskich dokumentów urzędowych przez urzędy konsularne państwa na terenie którego dokument będzie przeznaczony do wykorzystania, z drugiej zaś, z dniem wejścia w życie Konwencji, polscy konsulowie urzędujący w krajach będących stronami konwencji zaprzestali legalizacji zagranicznych dokumentów przeznaczonych do wykorzystania w Polsce. W miejsce legalizacji dokumentów dokonywanej do tej pory przez konsulów Konwencja przewiduje jedynie opatrzenie dokumentu specjalnym poświadczeniem – apostille. Apostille jest rodzajem zaświadczenia, na podstawie którego dokumenty urzędowe (dokumenty sądowe, dokumenty administracyjne, dokumenty poświadczone notarialne, zaświadczenia urzędowe) wydane na terytorium danego państwa będącego stroną międzynarodowej konwencji (sporządzonej w Hadze 5 października 1961), są respektowane na terytorium innego państwa będącego stroną tejże konwencji. 

Jakie „dokumenty urzędowe” mogą być opatrzone apostille? 

Za dokumenty urzędowe uważa się dokumenty sądowe, administracyjne, akty notarialne, zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych. Konwencja nie obejmuje zakresem swojego działania dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, jak również dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.

Wydanie apostille nie jest wymagane, gdy umowa dwustronna lub wielostronna, którą jest związana Rzeczpospolita Polska zniosła lub uprościła legalizację lub zwolniła z legalizacji dokumenty w sprawach objętych zakresem tych umów.  

Kto wydaje apostille w stosunku do polskich dokumentów?

Właściwym do wydawania apostille urzędem, w stosunku do polskich dokumentów, jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych (adres: MSZ Dział Legalizacji, Al. Szucha 21, 00-580 Warszawa tel.: 22 523-9463 lub 22 523-9128).

Większą ilość dokumentów legalizuje się po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym.    

Ile trzeba zapłacić?

Wysokość opłaty skarbowej za wydanie apostille (60 zł) lub za legalizację (26 zł) wynika z przepisów ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej. Wniesienie opłaty skarbowej dokonuje się gotówką w kasie znajdującej się na terenie MSZ lub bezgotówkowo na rachunek:

Urząd M.St. Warszawy, Dzielnica Śródmieście , ul.Nowogrodzka 43

Bank PEKAO S.A.  V/O w Warszawie

45 1240 1066 1111 0010 0317 1881

Dla przelewów z zagranicy poza numerem konta należy podać właściwy kod IBAN lub SWIFT:

kod IBAN - PL  ,  kod SWIFT - PKOPPLPW

Wydanie apostille może nastąpić dopiero po okazaniu (lub przysłaniu wraz z dokumentami) dowodu wpłaty  dokonanej odpowiednio w kasie lub na konto urzędu.  

Podstawa prawna:

• Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. 2005 r., Nr 112,  poz. 938);

• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U.  2006 r., Nr 225, poz. 1635, ze zm.)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl