Jak wyliczyć urlop w wymiarze proporcjonalnym?

Sukcesywne nowelizacje Kodeksu pracy w sposób całościowy uregulowały kwestię udzielania proporcjonalnych urlopów wypoczynkowych na wypadek ustania stosunku pracy. Trudno jednak stwierdzić, że przepisy dotyczące tego istotnego zagadnienia życia zawodowego Polaków są sformułowane w sposób jasny i zrozumiały. W niniejszym artykule, na przytoczonych przykładach, postaramy się wyjaśnić kluczowe kwestie i wątpliwości związane z tym tematem.

Zasady wyliczania urlopu proporcjonalnego 

Przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego obowiązują następujące zasady (art. 155 z ind. 2a i 3 Kodeksu pracy, k.p.):

1. Kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi (20 albo 26 dni przy pracy w pełnym wymiarze w zależności od tego, czy pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, czy co najmniej 10 lat).

2. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Podobnie niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

3. Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.

4. Wymiar urlopu należny pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć maksymalnego wymiaru określonego w k.p. (20 albo 26 dni przy pracy w pełnym wymiarze).

Zgodnie z art. 155 z ind. 1 par. 1 pkt 1 Kodeksu pracy, k.p. w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, u dotychczasowego pracodawcy, pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

Wyliczenie wymiaru urlopu proporcjonalnego - przykłady

PRZYKŁAD 1

Pani Jadzia rozwiązała stosunek pracy z dniem 31 marca 2023 roku. W tym roku nie wykorzystała ani jednego z przysługującej jej puli 26 dni urlopu. Z chwilą ustania stosunku pracy przysługuje jej więc urlop w wymiarze proporcjonalnym za trzy miesiące czyli 7 dni (3/12 x 26 po zaokrągleniu do pełnego dnia).

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. W opisanym wypadku ekwiwalent przysługuje za niewykorzystany urlop w wymiarze proporcjonalnym.

Pamiętać jednak należy, że pracownik nabywa prawo do urlopu z dniem 1 stycznia każdego roku kalendarzowego (art. 152 k.p.) z wyjątkiem szczególnej sytuacji pracownika podejmującego pracę po raz pierwszy w życiu.

Zobacz: Ekwiwalent za niewykorzystany urlop - kiedy przysługuje i jak go wyliczyć?

PRZYKŁAD 2

Sytuacja jak w PRZYKŁADZIE 1, ale Pani Jadzia dotychczas wykorzystała 10 dni z przysługującej jej puli 26 dni urlopu. Jako, że z powodu ustania stosunku pracy w tej dacie przysługuje jej jedynie 7 dni urlopu nie powstaje stan niewykorzystania urlopu i obowiązek wypłaty ekwiwalentu.

Kolejny problem wiąże się z wykorzystanie urlopu w okresie wypowiedzenia. Zgodnie z art. 167 z ind. 1 k.p. w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru proporcjonalnego obliczonego na powyższych zasadach.

PRZYKŁAD 3

Sytuacja jak w PRZYKŁADZIE 1, z tym, że rozwiązanie stosunku pracy następuje za 2 tygodniowym wypowiedzeniem. Pracodawca udzielił Pani Jadzi całego - przysługującego jej urlopu - w wymiarze proporcjonalnym (7 dni) w okresie wypowiedzenia. Natomiast jeżeli Pani Jadzia miałaby jeszcze zaległy urlop z zeszłego roku (np. 4 dni) - otrzymałaby ekwiwalent za te dni, których pracodawca nie udzielił jej w okresie wypowiedzenia gdyż urlop zaległy nie ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu.

Wymiar urlopu wypoczynkowego przysługuje w proporcjonalnej wysokości również w sytuacji w której w danym roku kalendarzowym pracownik rozwiąże stosunek pracy z jednym pracodawcą a nawiąże z drugim. W tym wypadku bierze się pod uwagę czas trwania takiej umowy. Zgodnie z art.155 z ind. 1 par. 1 pkt 2 k.p. pracownikowi przysługuje, u kolejnego pracodawcy urlop w wymiarze:

1. Proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,

2. Proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,

PRZYKŁAD 4

Pani Jadzia po ustaniu stosunku pracy 31 marca 2023 roku, gdzie nie wykorzystała żadnego z przysługujących jej 26 dni urlopu. Zawarła nową umowę na czas nieokreślony z dniem 15 września 2023 roku. U nowego pracodawcy przysługiwać jej będzie urlop w wymiarze proporcjonalnym 9 dni (4/12, po zaokrągleniu września do pełnego miesiąca, x 26 po zaokrągleniu do pełnego dnia). Bez znaczenia będzie fakt, że nie wykorzystała urlopu u pierwszego pracodawcy, gdyż urlop należy się za okres przepracowany.

Jednak pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż wynikający określony na podanych zasadach, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze. Łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.

PRZYKŁAD 5

Sytuacja jak w PRZYKŁADZIE 4 z tym, że Pani Jadzia wykorzystała u poprzedniego pracodawcy 18 z przysługującej jej puli 26 dni urlopu a więc o 11 dni więcej niż proporcjonalnie jej przysługiwało. Nie otrzyma ekwiwalentu, ale nie ponosi też żadnych negatywnych konsekwencji z faktu wykorzystania urlopu w większym wymiarze. U nowego pracodawcy przysługiwałby jej urlop w wymiarze 9 dni (za pracę od września do grudnia) jednak ze względu na odebranie 11 dni więcej u pierwszego pracodawcy nie będzie w ogóle uprawniona do urlopu u drugiego pracodawcy w tym roku.

PRZYKŁAD 7

Pani Jadzia rozwiązała jeden stosunek pracy z dniem 20 lipca 2023 roku a nawiązała drugi z dniem 22 lipca tego samego roku. U pierwszego pracodawcy wykorzystała 5 dni urlopu z puli 26 dni. Wymiar urlopu będzie wyglądał następująco:

• u dotychczasowego pracodawcy 16 dni (7/12, pracę w lipcu zalicza dotychczasowy pracodawca x 26 po zaokrągleniu do pełnego dnia) a więc przysługuje jej ekwiwalent za 11 dni.

• u nowego pracodawcy 11 dni. Jako, że suma wymiaru urlopu (wykorzystanego w naturze oraz odebranego w formie ekwiwalentu) nie morze przekroczyć maksymalnej wielkości dla danego pracownika (dla Pani Jadzi 26 dni) winna otrzymać u nowego pracodawcy jedynie 10 dni urlopu.

Zgodnie z art. 155 z ind 2 k.p. powyższe zasady stosuje się odpowiednio do pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie:

1) urlopu bezpłatnego,

2) urlopu wychowawczego,

3) odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,

4) tymczasowego aresztowania,

5) odbywania kary pozbawienia wolności,

Jeżeli powyższe okresy przypadają po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym (a więc po 1 stycznia), wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem tego okresu pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

Zespół
e-prawnik.pl