Jakich oświadczeń i dokumentów może żądać zamawiający od wykonawców w zamówieniach publicznych?

11.9.2006

Kto może ubiegać się o udzielenie zamówienia?

W postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą uczestniczyć wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu określone przez zamawiającego. Podkreślić wszak należy, iż w szczególności w postępowaniu mogą uczestniczyć wykonawcy, którzy:

posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny i dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

W jaki sposób zamawiający może weryfikować wykonawców?

Zamawiający w celu zweryfikowania, czy wykonawcy ubiegający się o zamówienie publiczne rzeczywiście spełniają warunki udziału w tym postępowaniu, może żądać od nich przedstawienia określonych oświadczeń lub dokumentów. W postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń i dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz potwierdzające spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego wymagań zamawiającego - zamawiający wskazuje w ogłoszeniu o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert. Rodzaje dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz formy, w jakich dokumenty te mogą być składane określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów.

W zależności od wartości zamówienia publicznego zamawiający może mieć, bądź uprawnienie do żądania od wykonawców dokumentów potwierdzających spełnianie warunków postępowania, bądź obowiązek żądać od wykonawców tych dokumentów. I tak, jeżeli szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza kwoty określonej na podstawie art. 11 ust 8 ustawy zamawiający zgodnie ze swoim wyborem może żądać dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, natomiast jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza tą kwotę, zamawiający ma obowiązek żądać od wykonawców dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

Jeżeli wykonawca w określonym terminie nie złożył oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie przez niego warunków udziału w postępowaniu lub jeśli złożył dokumenty zawierające błędy, wykonawca ma obowiązek wezwać go do uzupełnienia tych braków w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich uzupełnienia konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Podobnie, zamawiający żąda złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących oświadczeń i dokumentów.

W którym momencie postępowania powstaje obowiązek składania oświadczeń i dokumentów?

Moment, w którym powstaje obowiązek składania oświadczeń i dokumentów zależy od trybu w jakim prowadzone jest postępowanie. W przetargu nieograniczonym oraz w trybie zapytania o cenę i dialogu konkurencyjnego wykonawcy składają wraz z ofertą oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli zamawiający żąda dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, również te dokumenty.

W przetargu ograniczonym oraz w trybie negocjacji z ogłoszeniem obowiązek dołączenia oświadczeń i dokumentów istnieje z wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w przetargu lub negocjacji.
W trybie zamówienia z wolnej ręki, oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwotę, o której mowa w art. 11 ust. 8 ustawy, również dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków wykonawca ma obowiązek złożyć najpóźniej wraz z zawarciem umowy. Natomiast w licytacji elektronicznej wykonawcy składają oświadczenia i dokumenty (jeżeli zamawiający takie żądanie zawarł w ogłoszeniu) wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w aukcji.

Z powyższego wynika, iż w każdym z wymienionych trybów niezależnie od wartości zamówienia, wykonawcy składają oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Natomiast obowiązek żądania dokumentów, które potwierdzają że wykonawca faktycznie spełnia wymagane warunki zależy już od rodzaju trybu, wartości zamówienia i wyboru zamawiającego. Zamawiający określając rodzaje dokumentów, które mają złożyć wykonawcy nie ma pełnej swobody. W zależności od rodzaju warunków udziału, zamawiający może wybrać rodzaje dokumentów spośród tych, o których mowa poniżej.

Jak potwierdzić uprawnienia do wykonywania określonej działalności i niepodleganie wykluczeniu?

W celu potwierdzenia, że wykonawca posiada uprawnienie do wykonywania określonej działalności lub czynności oraz nie podlega wykluczeniu, zamawiający może żądać następujących dokumentów:

aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
koncesji, zezwolenia lub licencji, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym zamówieniem publicznym, zwanym dalej "zamówieniem";
aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy (dotyczy on określonego rodzaju przestępst), wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie sądowego zakazu ubiegania się o zamówienia, dotyczącego podmiotów zbiorowych, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.
aktualnych zaświadczeń właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzających odpowiednio, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczeń, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 2, 3 i 5, składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości;
nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie;
nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.

Zamiast dokumentu, o którym mowa w pkt. 4, wykonawca składa zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą. Dokumenty te powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, z wyjątkiem dokumentów dotyczących podatków, opłat im składek, co do których obowiązuje termin 3-miesięczny.

Jeżeli natomiast w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w powyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Należy przy tym zachować określone wyżej terminy.

Jak udokumentować posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia?

W celu potwierdzenia, że wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, zamawiający może żądać następujących dokumentów:

informacji na temat przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników lub liczebności personelu kierowniczego, w okresie ostatnich trzech lat, a w przypadku gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane lub usługi;
wykazu niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi i urządzeń, jakimi dysponuje wykonawca;
wykazu osób i podmiotów, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności;
wykazu wykonanych robót budowlanych w okresie ostatnich pięciu lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że roboty te zostały wykonane należycie;
wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością dostawom lub usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że te dostawy lub usługi zostały wykonane należycie;
stwierdzających, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia...

W celu potwierdzenia, że wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, zamawiający może żądać następujących dokumentów:

sprawozdania finansowego lub jego części, a jeżeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o rachunkowości również z opinią o badanym sprawozdaniu albo w przypadku wykonawców nie zobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego, innych dokumentów określających obroty, zysk oraz zobowiązania i należności - za okres nie dłuższy niż ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres;
informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawionej nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej.

W jaki sposób można potwierdzać, że dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego?

Przepisy zawierają również przykładowe wyliczenie dokumentów i przedmiotów świadczących o tym, iż oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania zamawiającego. W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, zamawiający może żądać w szczególności:

próbek, opisów lub fotografii;
zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym;
zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z normami jakościowymi, jeżeli zamawiający odwołują się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich normach europejskich;
zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z europejskimi normami zarządzania środowiskiem, jeżeli zamawiający wskazują środki zarządzania środowiskiem, które wykonawca będzie stosował podczas realizacji zamówienia na roboty budowlane lub usługi, odwołując się do systemu zarządzania środowiskiem i audytu (EMAS) lub norm zarządzania środowiskiem opartych na europejskich lub międzynarodowych normach poświadczonych przez podmioty działające zgodnie z prawem Unii Europejskiej, europejskimi lub międzynarodowymi normami dotyczącymi certyfikacji.

Konstrukcja przepisów wskazuje, iż zamawiający nie musi ograniczać swojego żądania tylko do powyższych dokumentów. Dokumenty muszą jednak pozostawać we wskazanym powyżej zakresie (potwierdzenie wymagań zamawiającego). Wykonawca może zamiast zaświadczeń określonych w pkt 2 i 4 złożyć równoważne zaświadczenia wystawione przez podmioty mające siedzibę w innym państwie członkowskim Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zamiast zaświadczeń, o których mowa w pkt 3 i 4, może też złożyć inne dokumenty potwierdzające odpowiednio stosowanie przez wykonawców równoważnych środków zapewnienia jakości i stosowanie równoważnych środków zarządzania środowiskiem.

W postępowaniu w sprawie zamówień publicznych dokumenty potwierdzające spełnianie warunków uczestnictwa w postępowaniu składa się w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych kopii dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być dodatkowo przetłumaczone język polski – tłumaczenie poświadcza wykonawca. Tłumaczenie nie jest wymagane, jeżeli zamawiający wyraził zgodę, uzasadnioną szczególnymi okolicznościami, a dokument jest dostarczany w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.

Pamiętaj, że:

Kto, w celu uzyskania dla siebie lub innej osoby zamówienia publicznego przedkłada podrobione, przerobione, poświadczające nieprawdę lub nierzetelne dokumenty albo nierzetelne, pisemne oświadczenia dotyczące okoliczności mających istotne znaczenie dla uzyskania takiego zamówienia podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.
Zamawiający może żądać wyłącznie dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania.
W każdym trybie i niezależnie od wartości zamówienia wykonawcy składają oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
Określony w niniejszym artykule wymagania obowiązują w postępowaniach wszczętych od dnia 25 maja 2006 r.

Podstawa prawna:

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. 2004 r., Nr 19, poz. 177 ze zmianami),
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. 2006 r., Nr 87, poz. 605).

Zespół
e-prawnik.pl