Kiedy wydawane jest świadectwo pracy?

Obowiązek wydania świadectwa pracy

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy.

Świadectwo pracy jest dokumentem zawierającym informacje o zakończonym zatrudnieniu. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Wydanie świadectwa pracy nie jest uzależnione od rodzaju umowy o pracę lecz od tego, czy pracodawca zamierza kontynuować zatrudnienie pracownika po zakończeniu poprzedniej umowy o pracę. 

Oznacza to, iż:

• świadectwo pracy jest wydawane przez pracodawcę niezwłocznie po zakończeniu zatrudnienia jeżeli nie zamierza ponownie zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy,
• natomiast w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika w ciągu 7 dni od dnia zakończenia poprzedniego zatrudnienia, pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy na jego wniosek (mający postać papierową lub elektroniczną).  Wniosek może być złożony w każdym czasie.  

Wniosek o wydanie świadectwa pracy może dotyczyć:

• poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Pracodawca nie może uzależniać wydania tego dokumentu od uprzedniego rozliczenia się pracownika. 

Sprostowanie świadectwa pracy

Jeśli pracownik nie zgadza się z treścią świadectwa pracy (np. uważa że zawarte w nim informacje są nieprawdziwe), to może żądać sprostowania świadectwa. Żądanie składa się do pracodawcy w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa. Sprostowanie polega na wydaniu pracownikowi w tym terminie nowego świadectwa pracy. 

Jeżeli pracodawca nie uwzględni żądania sprostowania świadectwa, to pracownik może wystąpić do sądu pracy. Ma na to 7 dni od odmowy sprostowania tego dokumentu.  

Wydanie nowego świadectwa pracy

Pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w następujących przypadkach:

• w razie uwzględnienia wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa pracy,
• w razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o sprostowanie świadectwa pracy (ma to nastąpić w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie),
• w razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę (ma to nastąpić w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie). Nowe świadectwo pracy zawiera informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę,
• w razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o odszkodowanie w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy. 

Jaka powinna być treść świadectwa pracy?

W świadectwie pracy należy podać informacje:

• dotyczące okresu lub okresów i rodzaju wykonywanej pracy, 
• o zajmowanych stanowiskach lub pełnionych funkcji, 
• o trybie i podstawie prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem - strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia o trybie rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, 
• wzmiankę o  zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,
• dotyczące wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku prac
• dotyczące okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy,
• dotyczące urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku,
• dotyczące wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• dotyczące wykorzystanego urlopu ojcowskiego,
• dotyczące wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• dotyczące wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• dotyczące okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy,
• dotyczące zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• dotyczące liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• dotyczące okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• dotyczące okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• dotyczące wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,
• dotyczące okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• dotyczące należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;

Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać również informację:

• o wysokości i składnikach wynagrodzenia, 
• o uzyskanych kwalifikacjach.

Jakie roszczenie odszkodowawcze przysługuje pracownikowi?

Pracownikowi przysługują roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej w związku:

• nie wydaniem w terminie lub 
• wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy.

Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu jednak nie dłuższy niż 6 tygodni.

Niewydanie pracownikowi świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 do aż 30000 zł. 

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 r., poz. 917, ze zm.);
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 1289).

Na podst.: www.gov.pl/web/rodzina

A.J.
Zespół e-prawnik.pl