Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczenia i terminy zgłoszeń
W przypadku ubezpieczeń społecznych obowiązek zgłoszenia osoby, która podlega ubezpieczeniu obowiązkowo powstaje z mocy prawa, tzn. nie zależy od tego, czy ktoś chce, czy nie chce być ubezpieczonym. Taki obowiązek powstaje między innymi w przypadku zawarcia umowy o pracę - pracownik podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu, a zatem także zgłoszeniu. Zgłoszenie jest niezbędne, aby można było korzystać ze świadczeń z ubezpieczenia, no i naturalnie - opłacać składki.
Do ubezpieczeń społecznych zgłasza się :
- osobę podlegającą ubezpieczeniu (ubezpieczonego),
- płatnika składek na ubezpieczenie.
W wyniku zgłoszenia Zakład Ubezpieczeń Społecznych zakłada konto dla osoby ubezpieczonej oraz dla płatnika składek. Na tym koncie są gromadzone wszystkie dane dotyczące tych osób, a także suma wpłaconych składek na ubezpieczenie.
W obu przypadkach obowiązek złożenia wniosku o zarejestrowanie spoczywa na płatniku składek. Zatem np. do zgłoszenia pracownika jest zobowiązany jego pracodawca, a bezrobotnego - powiatowy urząd pracy. W pewnych przypadkach obowiązek ten obciąża samego ubezpieczonego, m.in. wtedy gdy to on sam odprowadza składki na własne ubezpieczenie jak to się dzieje w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą.
Kontrola spełnienia obowiązku rejestracji należy do inspektorów ZUS, którzy w tym celu mogą badać dokumenty zakładu pracy i przesłuchiwać świadków.
Zaniedbanie zgłoszenia przez pracodawcę lub ubezpieczonego powoduje, że ZUS dokonuje rejestracji z własnej inicjatywy.
Kiedy i w jakiej formie należy dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych?
Termin dokonania zgłoszenia osoby ubezpieczonej wynosi 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia. W przypadku pracownika będzie to dzień rozpoczęcia pracy (o ile wskazano go w umowie) albo dzień zawarcia umowy o pracę. Termin 7 dni jest też czasem, w którym należy podpisać umowę z otwartym funduszem emerytalnym (w przypadku ubezpieczenia emerytalnego). Jeśli umowa nie zostanie podpisana, to po nieskutecznym drugim wezwaniu do zawarcia umowy, fundusz jest wybierany w drodze losowania.
Zgłoszenia płatnika składek, będącego pracodawcą, dokonuje on sam nie później niż w terminie do 7 dni od dnia zatrudnienia pierwszego pracownika.
Osoby, które chcą się ubezpieczyć dobrowolnie (nie mają takiego obowiązku), mogą dokonać zgłoszenia siebie (ubezpieczonego) w każdym czasie, jednocześnie zgłaszając płatnika składek.
Zarówno zgłoszenia ubezpieczonego jak i płatnika można dokonać na trzy sposoby :
- na formularzu wydawanym przez ZUS,
- w formie dokumentu elektronicznego, którego wzór jest w programie komputerowym udostępnianym przez ZUS,
- w postaci wydruku z w/w programu komputerowego.
Niezależnie od formy, w zgłoszeniu powinny się znajdować : podstawowe dane osoby zgłaszanej, tytuł ubezpieczenia, nr ewidencyjny PESEL lub NIP tej osoby, a także inne szczegółowe informacje.
Te szczegółowe dane to dane dotyczące osoby zgłaszanej, w szczególności:
- nazwisko,
- imię pierwsze i drugie,
- datę urodzenia,
- nazwisko rodowe,
- obywatelstwo i płeć,
- tytuł ubezpieczenia,
- stopień niepełnosprawności,
- wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
- posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty,
- adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu,
- adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu i adres zamieszkania.
Zgłoszenie powinno być podpisane przez ubezpieczonego (lub płatnika), który w ten sposób potwierdza prawdziwość danych własnoręcznym podpisem. Nie jest to możliwe w przypadku zgłoszenia dokonanego w formie elektronicznej, więc w tym przypadku płatnik powinien przechowywać dokument zawierający dane wymagane do zgłoszenia i podpisany przez ubezpieczonego (lub przez siebie jako płatnika) przez 5 lat.
Wszystkie zmiany danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczenia mają być zgłaszane przez płatnika składek w ciągu 7 dni od ich powstania. W przypadku wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia (np. rozwiązanie umowy o pracę) płatnik składek ma obowiązek zgłoszenia wyrejestrowania ubezpieczonego w terminie 7 dni od ustania obowiązku ubezpieczenia.
Pamiętaj, że:
- Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia do ubezpieczenia (ubezpieczonego albo płatnika), a także zaniedbanie zgłoszenia zmian danych albo wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny do 5 000 zł.,
- Co roku (do 30 kwietnia) ZUS ma obowiązek przesyłać ubezpieczonemu informacje zgromadzone na jego koncie (głównie wysokość składek na poszczególne ubezpieczenia).
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. 1998 r., Nr 137, poz. 887 ze zmianami)
Michał Włodarczyk
Radca Prawny
Skomentuj artykuł - Twoje zdanie jest ważne
Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?