Oświadczenia i wnioski mające wpływ na wysokość zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych

Objaśnienia podatkowe

Objaśnienia podatkowe MF z 30 grudnia 2022 r. dotyczą oświadczeń i wniosków mających wpływ na wysokość zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (dalej:zaliczka lub zaliczki), które obliczają i pobierają płatnicy tego podatku. Poniżej wskazano, co z nich wynika.

Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia na temat podmiotów pełniących funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), rodzajów oświadczeń i wniosków, zasad ich składania oraz skutków jakie wywołują. Objaśnienia uwzględniają stan prawny obowiązujący od 1 stycznia 2023 r., w tym przepisy art. 31a, 31b i 31c ustawy o PIT, które zostały wprowadzone ustawą "Niskie Podatki" (tj. ustawą z dnia 9 czerwca 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw) oraz mają zastosowanie do dochodów uzyskanych od 2023 r.

Objaśnienia są wydane z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Zastosowanie się przez podatnika lub płatnika w okresie rozliczeniowym do objaśnień powoduje objęcie ochroną przewidzianą w art. 14k–14m ustawy – Ordynacja podatkowa.

Płatnicy zaliczek

Płatnikiem zaliczek jest:

• osoba fizyczna (nie tylko prowadząca działalność gospodarczą),
• osoba prawna,
• jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej

– obowiązana na podstawie przepisów ustawy o PIT do obliczenia i pobrania od podatnika zaliczek oraz ich wpłacenia we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na gruncie ustawy o PIT obowiązki płatnika w zakresie poboru zaliczek wykonuje:

1. osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej – od przychodów z pracy na etacie , zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy oraz z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielni pracy (art. 32 ustawy o PIT), dalej: zakład pracy; Ilekroć jest mowa o przychodach z pracy na etacie oznacza to przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy.

2. rolnicza spółdzielnia produkcyjna oraz inna spółdzielnia zajmująca się produkcją rolną – od wypłat na rzecz członków oraz ich domowników z tytułu dniówek obrachunkowych, udziału w dochodzie podzielnym spółdzielni oraz zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego (art. 33 ustawy o PIT);

3. organ rentowy – od wypłat z tytułu emerytur, rent (w tym socjalnych, strukturalnych), świadczeń przedemerytalnych, zasiłków przedemerytalnych, nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych, rodzicielskich świadczeń uzupełniających (art. 34 ust. 2 ustawy o PIT), dalej: organ rentowy od wypłat z tytułu emerytur i rent;

4. organ rentowy – od wypłat z tytułu zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, w tym zasiłku macierzyńskiego (art. 34 ust. 3 ustawy o PIT);

5. osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna i jej jednostka organizacyjna oraz jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej – od dokonywanych na rzecz polskich rezydentów podatkowych świadczeń (pieniężnych i niepieniężnych):

• z tytułu działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4– 9 ustawy o PIT, w tym na podstawie umowy zlecenia (art. 41 ust. 1 ustawy o PIT),
• z tytułu praw majątkowych, o których mowa w art. 18 ustawy o PIT (art. 41 ust. 1 ustawy o PIT), dalej: zleceniodawca lub jednostka organizacyjna;

6. bank, placówka pocztowa oraz inne osoby prawne oraz ich jednostki organizacyjne – od wypłat z tytułu emerytur i rent z zagranicy (art. 35 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT);

7. uczelnia orazinna jednostka organizacyjna – od wypłacanych stypendiów (art. 35 ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT), dalej: uczelnia;

8. areszt śledczy, zakład karny – od należności za pracę przypadającej tymczasowo aresztowanym oraz skazanym (art. 35 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT);

9. centrum integracji społecznej – od świadczeń integracyjnych i motywacyjnej premii, przyznanych na podstawie ustawy o zatrudnieniu socjalnym (art. 35 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT);

10. organ zatrudnienia – od świadczeń pieniężnych z Funduszu Pracy (art. 35 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT);

11. wojewódzki urząd pracy – od świadczeń pieniężnych z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (art. 35 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT), dalej: WUP;

12. spółdzielnia – od oprocentowania wkładów pieniężnych członków spółdzielni, zaliczonego w ciężar kosztów spółdzielni (art. 35 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT);

13. oddział Agencji Mienia Wojskowego – od świadczeń pieniężnych na rzecz żołnierzy wynikających z przepisów ustawy o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej (art. 35 ust. 1 pkt 8 ustawy o PIT); 

14. podmiot przyjmujący na praktykę absolwencką lub staż uczniowski – od świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich (o których mowa w ustawie o praktykach absolwenckich) lub stażu uczniowskiego (o którym mowa w art. 121a ustawy – Prawo oświatowe; art. 35 ust. 1 pkt 9 ustawy o PIT);

15. organ egzekucyjny oraz podmioty niebędące następcą prawnym zakładu pracy – od przychodów z pracy na etacie wypłaconych za zakład pracy (art. 42e ustawy o PIT), dalej: organ egzekucyjny.

Ten sam podmiot może zatrudniać osoby fizyczne na podstawie różnych umów, np. umowy o pracę lub umowy zlecenia. W takim przypadku – na gruncie ustawy o PIT – podmiot ten oblicza, pobiera i wpłaca zaliczki w sposób przewidziany dla różnych płatników, np. jako zakład pracy oraz zleceniodawca. Ponieważ poszczególni płatnicy obliczają zaliczki na odmiennych zasadach należy każdemu z tych płatników składać odrębne oświadczenia i wnioski mające wpływ na wysokość obliczanej przez nich zaliczki.

Oświadczenia i wnioski podatników mające wpływ na obliczenie zaliczek przez płatników

Informacje ogólne

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych mogą składać następujące oświadczenia i wnioski mające wpływ na wysokość zaliczki/zaliczek obliczanych przez płatnika(ów):

1. Oświadczenie o stosowaniu/niestosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (zob. art. 31b ust. 1 i art. 31b ust. 4 ustawy o PIT);

2. Oświadczenie o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dziecko (zob. art. 32 ust. 3 ustawy o PIT);

3. Oświadczenie o stosowaniu ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+ oraz ulgi dla pracujących seniorów (zob. art. 31a ust. 8 i ust. 9 ustawy o PIT);

4. Wniosek o stosowanie/niestosowanie ulgi dla młodych (zob. art. 34 ust. 4b oraz art. 32 ust. 6 ustawy o PIT);

5. Wniosek o stosowanie/niestosowanie kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 32 ust. 7 oraz art. 32 ust. 6 i ust. 8 oraz art. 41 ust. 11 ustawy o PIT);

6. Wniosek o stosowanie wyższej stawki podatku (zob. art. 41a ustawy o PIT);

7. Wniosek o niepobieranie zaliczek (zob. art. 31c ust. 1 i ust. 2 ustawy o PIT).

Wymienione oświadczenia i wnioski podatnik składa płatnikowi. Składa je na piśmie lub w dowolny sposób przyjęty przez płatnika, np. poprzez system płacowo-księgowy obowiązujący w danej firmie.

Oświadczenia i wnioski (z wyjątkiem wniosku o stosowanie wyższej stawki podatku) podatnik może złożyć korzystając ze wzorów PIT-2, PIT-2A, PIT-3 udostępnionych przez Ministerstwo Finansów na stronie: https://www.gov.pl/web/finanse/pit-formularze. Korzystanie ze wzorów opracowanych przez Ministerstwo Finansów nie jest obowiązkowe. Jeśli jednak podatnik złoży oświadczenie lub wniosek według tych wzorów, to płatnik nie może odmówić ich przyjęcia.

Oświadczenia i wnioski mogą być składane w dowolnym momencie roku podatkowego. Zgodnie z generalną zasadą płatnik ma obowiązek uwzględnić oświadczenie lub wniosek podatnika najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał (w zależności od okoliczności i własnych możliwości może je uwzględnić niezwłocznie po ich otrzymaniu).

Więcej czasu na realizację oświadczenia lub wniosku złożonego przez podatnika ma organ rentowy. W tym przypadku obowiązek uwzględnienia oświadczenia lub wniosku podatnika powstaje najpóźniej od drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym organ rentowy je otrzymał.

Wycofanie i zmiana złożonego uprzednio oświadczenia lub wniosku następuje w drodze złożenia nowego oświadczenia lub wniosku. Do zmienionych lub wycofanych oświadczeń i wniosków płatnik stosuje ww. terminy.

Złożone oświadczenia i wnioski:

• dotyczą również kolejnych lat podatkowych. Obecnie ustawa PIT nie zawiera wyjątku od tej reguły. W konsekwencji wszystkie oświadczenia i wnioski są wieloletnie, chyba że uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczki.
• wygasają po ustaniu stosunku prawnego łączącego podatnika z płatnikiem. Oznacza to, że jeśli w momencie realizacji świadczenia nie istnieje „więź” łącząca podatnika z płatnikiem, płatnik pomija oświadczenia i wnioski uprzednio złożone przez podatnika w odniesieniu do tych świadczeń. Jest to generalna zasada, od której przepisy ustawy o PIT przewidują tylko dwa wyjątki.

Mianowicie po ustaniu stosunku prawnego płatnik nadal uwzględnia oświadczenia i wnioski podatnika dotyczące:

• niestosowania ulgi dla młodych,
• niestosowania kosztów uzyskania przychodów dla pracowników w wysokości podstawowej (250 zł miesięcznie) lub podwyższonej (300 zł miesięcznie), bądź też kosztów uzyskania przychodów według normy 50% (więcej na temat kosztów w części dalszej).

Stosunek prawny jest to szczególna relacja między co najmniej dwoma podmiotami. Składają się na nią uprawnienia i obowiązki tych podmiotów, czyli stron stosunku prawnego. Stosunek prawny powstaje, ulega zmianie i ustaje na skutek zaistnienia zdarzeń prawnych lub czynów, z którymi prawo wiąże określone skutki. Stosunek prawny łączący pracownika z pracodawcą trwa do momentu, w którym pracownik pozostaje w stosunku pracy, stosunku służbowym, stosunku pracy nakładczej lub w spółdzielczym stosunku pracy. Stosunek prawny zleceniobiorcy ze zleceniodawcą trwa do momentu, gdy przyjmujący zlecenie oraz dający zlecenie wykonają względem siebie zobowiązania wynikające z zawartej umowy zlecenia. W przypadku zagranicznego świadczenia emerytalnego lub rentowego, które wypłaca bank, przez ustanie stosunku prawnego należy rozumieć rozwiązanie umowy o prowadzenie rachunku bankowego, w związku z którą to umową bank realizuje na rzecz klienta wypłatę (uznanie) tego rachunku kwotą świadczenia emerytalnego lub rentowego pochodzącego z zagranicy.

Podatnik jest obowiązany wycofać lub zmienić złożone uprzednio oświadczenie lub wniosek, jeżeli uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczek przez płatnika. Zaniechanie działania ze strony podatnika nie zwalania go z odpowiedzialności za zaniżenie lub nieujawnienie podstawy opodatkowania przez płatnika, który wobec braku wiedzy o zmianie okoliczności faktycznych zastosował uprzednio złożone oświadczenia i wnioski podatnika.

Oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczek złożone płatnikowi przed 1 stycznia 2023 r. zachowują moc, jeśli nie uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczek (art. 22 ustawy "Niskie Podatki"). Dotyczy to m.in. oświadczeń i wniosków złożonych do końca 2022 r. na wzorach PIT-2, PIT-2A lub PIT-3. Ich również nie trzeba ponownie składać, jeśli informacje w nich podane pozostają aktualne.

Oświadczenie o stosowaniu/niestosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1/12 kwoty zmniejszającej podatek

Czym jest kwota zmniejszająca podatek oraz skutki jej stosowania

Kwota zmniejszająca podatek jest elementem skali podatkowej. Skalę tworzą dwie stawki podatku, dwa przedziały, jeden próg oraz wspomniana kwota zmniejszająca podatek.

Od 1 lipca 2022 r. obowiązuje skala podatkowa ze stawkami 12% i 32%. Stawka podatku 12% ma zastosowanie do pierwszego przedziału skali podatkowej nieprzekraczającego 120 000 zł.

Według stawki 32% oblicza się podatek w drugim przedziale rozpoczynającym się od kwoty 120 001 zł.

Próg dochodowy wynosi zatem 120 000 zł, natomiast kwota zmniejszająca podatek to 3 600 zł.

Kwota zmniejszająca podatek generuje kwotę niepowodującą obowiązku zapłaty podatku, czyli maksymalną wysokość podstawy obliczenia podatku, do wysokości której podatek wynosi 0 zł.

Kwota niepowodująca zapłaty podatku obliczonego według skali zwana jest potocznie kwotą wolną, dalej: kwota wolna.

Od 1 stycznia 2022 r. roczna kwota wolna wynosi 30 000 zł, co przy stawce 12% wynika z następującego działania: 3 600 zł ÷ 12% = 30 000 zł.

Kwota wolna w wysokości 30 000 zł oraz kwota zmniejszająca podatek 3 600 zł mają zastosowanie do dochodów całorocznych (uzyskanych od początku roku podatkowego).

Do dochodów miesięcznych – od których płatnicy podatku dochodowego obliczają zaliczki na PIT – ma zastosowanie 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 300 zł (3 600 zł ÷ 12 miesięcy). Jej odpowiednikiem jest miesięczna kwota wolna w wysokości 2 500 zł (300 zł ÷ 12%, odpowiednio 30 000 zł ÷ 12 miesięcy). Oznacza to, że w ujęciu miesiąca podatnik nie zapłaci podatku od dochodu stanowiącego podstawę opodatkowania w wysokości nieprzekraczającej 2 500 zł, pod warunkiem, że zaliczka na podatek od takiego dochodu będzie przez płatnika pomniejszana o 300 zł (2 500 zł x 12% – 300 zł = 0 zł).

Podatnik ma wpływ na stosowanie przez płatnika pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1/12 kwoty zmniejszającej podatek oraz na wysokość tego pomniejszenia.

Stosowanie pomniejszenia zaliczki o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek „z mocy ustawy”

Od 1 lipca 2022 r. 1/12 kwoty zmniejszającej podatek wynosi 300 zł, dalej: kwota 300 zł. Na gruncie ustawy o PIT tylko pięciu płatników pomniejsza zaliczki o kwotę 300 zł „z mocy ustawy”. Oznacza to, że dla stosowania tego pomniejszenia podatnik nie musi składać płatnikowi żadnego oświadczenia.

Płatnikami tymi są:

• rolnicza spółdzielnia produkcyjna,
• organ rentowy od wypłat z tytułu emerytur i rent,
• organ zatrudnienia,
• WUP,
• organ egzekucyjny

– o których szerzej była mowa wyżej.

Pomniejszenie zaliczki o kwotę 300 zł „z mocy ustawy” oznacza, że członkowie rolniczej spółdzielni produkcyjnej, emeryci, renciści, osoby pobierające świadczenia przedemerytalne, zasiłek przedemerytalny, nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, rodzicielskie świadczenie uzupełniające, zasiłek dla bezrobotnych, świadczenie z FGŚP lub zaległe świadczenia z pracy wypłacane przez organ egzekucyjny, nie muszą składać ww. płatnikom oświadczenia o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę 300 zł. Podatnicy ci mogą natomiast złożyć oświadczenie o innych zasadach pomniejszania (niepomniejszania) zaliczki na podatek (więcej na ten temat w dalszej części).

Stosowanie pomniejszenia zaliczki o kwotę 300 zł „na żądanie”

Zdecydowana większość płatników pomniejsza zaliczki o kwotę 300 zł „na żądanie”, czyli dopiero wówczas, gdy podatnik złoży płatnikowi oświadczenie o stosowaniu tego pomniejszenia. Płatnikami tymi są:

• zakład pracy,
• organ rentowy od wypłat z tytułu zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego,
• bank, placówka pocztowa,
• uczelnia,
• areszt śledczy, zakład karny,
• centrum integracji społecznej,
• spółdzielnia,
• oddział Agencji Mienia Wojskowego,
• podmiot przyjmujący na praktykę absolwencką lub staż uczniowski,
• zleceniodawca lub jednostka organizacyjna

– o których mowa we wcześniejszej części.

W oświadczeniu o stosowaniu pomniejszenia podatnik wskazuje, że płatnik jest uprawniony do pomniejszania zaliczki o kwotę 300 zł.

Oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę 300 zł podatnik może złożyć tylko jednemu płatnikowi.

W przypadku ww. płatników niezłożenie przez podatnika oświadczenia o pomniejszaniu zaliczki o kwotę 300 zł wyklucza odliczenie tej kwoty przez płatnika. Niezłożenie przez podatnika tego oświadczenia nie oznacza jednak, że płatnik może automatycznie pomniejszać zaliczki o kwotę 150 zł lub 100 zł.

Stosowanie pomniejszenia zaliczki o kwotę 150 zł lub 100 zł

Ustawa "Niskie Podatki" wprowadziła rozwiązanie, które pozwala płatnikowi pomniejszać zaliczki nie o kwotę 300 zł, lecz o kwotę 150 zł lub 100 zł.

Kwota 150 zł odpowiada kwocie stanowiącej 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, dalej: kwota 150 zł.

Kwota 100 zł odpowiada kwocie stanowiącej 1/36 kwoty zmniejszającej podatek, dalej: kwota 100 zł.

Rozwiązanie polegające na podziale kwoty 300 zł na części jest adresowane w szczególności do osób, które równocześnie uzyskują przychody od więcej niż jednego płatnika, przy czym od żadnego z nich nie otrzymują przychodów, dla których podstawa opodatkowania przekracza 2 500 zł miesięcznie.

Dzięki podziałowi kwoty pomniejszenia osoby te mogą w większym stopniu skorzystać z kwoty wolnej w trakcie roku.

Oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę 150 zł lub 100 zł jest stosowane przez płatnika wyłącznie na „żądanie”.

Jeżeli podatnik otrzymuje w danym miesiącu przychody za pośrednictwem różnych płatników i chciałby, aby więcej niż jeden płatnik realizował w trakcie roku kwotę wolną, musi pamiętać, że oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o wskazaną kwotę (jednemu płatnikowi 300 zł, dwóm po 150 zł albo trzem po 100 zł) może złożyć maksymalnie trzem płatnikom. Stąd też łączna kwota pomniejszenia zaliczki stosowanego w danym miesiącu przez wszystkich płatników (dotyczy płatników stosujących pomniejszenie „z mocy ustawy” oraz „na żądanie”) nie może przekraczać kwoty 300 zł.

Składając oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia zaliczki: 

• trzem płatnikom, podatnik może upoważnić każdego płatnika do stosowania pomniejszenia w wysokości 100 zł,
• dwóm płatnikom, podatnik może każdego z nich upoważnić do stosowania pomniejszenia w wysokości 150 zł, odpowiednio 100 zł, albo zróżnicować wysokość pomniejszenia, przyznając jednemu płatnikowi prawo do odliczenia 150 zł, a drugiemu 100 zł.

Podatnik jest obowiązany wycofać lub zmienić złożone uprzednio oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia zaliczki, jeżeli uległ zmianie stan faktyczny upoważniający do stosowania dotychczasowego pomniejszenia.

Niestosowanie pomniejszenia zaliczki odpowiednio o kwotę 300 zł, 150 zł lub 100 zł

W każdym momencie podatnik może rezygnować ze stosowania pomniejszania zaliczki o kwotę 300 zł. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy pomniejszenie to płatnik stosuje „z mocy ustawy”, jak i „na żądanie”. Wystarczy, że podatnik złoży płatnikowi oświadczenie o rezygnacji ze stosowania tego pomniejszenia lub wycofa uprzednio złożone oświadczenie.

W dowolnym momencie podatnik może również wycofać uprzednio złożone oświadczenie(a) o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę 150 zł lub 100 zł. Jeśli podatnik wycofa u jednego z płatników taki wniosek, to nie musi zmieniać dotychczasowej proporcji kwoty zmniejszającej podatek stosowanej u pozostałych płatników. Pozostali płatnicy nadal mogą pomniejszać zaliczkę o kwotę 150 zł lub 100 zł.

Jeden podmiot a różne zasady obliczania zaliczek

Oświadczenia i wnioski złożone dla celów obliczania zaliczki przez zakład pracy nie mają zastosowania do obliczania zaliczki przez zleceniodawcę. Oznacza to, że zakładowi pracy oraz zleceniodawcy należy składać odrębne oświadczenia i wnioski mające wpływ na wysokość obliczanych zaliczek.

Jeśli podatnik w tej samej firmie jest zatrudniony na podstawie różnych umów (np. umowy o pracę i umowy zlecenia), i w konsekwencji składa odrębny PIT- 2 dla potrzeb obliczania zaliczek przez zakład pracy oraz odrębny dla potrzeb obliczania zaliczek przez zleceniodawcę, to aby nie było wątpliwości komu składany jest ten druk (zakładowi pracy czy zleceniodawcy), w części B PIT-2 opracowanego przez Ministerstwo Finansów, podatnik może dodatkowo wskazać źródło przychodów, którego dotyczy ten druk (przychodów z pracy na etacie, czy przychodów z umowy zlecenia).

Przykład:

Jeżeli pracownik zostaje zatrudniony w tej samej firmie na umowę cywilnoprawną to czy automatycznie płatnik (zleceniodawca) pomniejsza zaliczkę od przychodów z tej umowy o kwotę 300 zł?

Nie, gdyż przychody z umowy o pracę i przychody z umowy cywilnoprawnej stanowią odrębne źródła przychodów. Dla stosowania pomniejszenia zaliczki obliczanej od przychodów z umowy cywilnoprawnej wymagane jest złożenie odrębnego oświadczenia płatnikowi, pamiętając, że suma pomniejszeń stosowanych w danym miesiącu przez wszystkich płatników nie może przekroczyć kwoty 300 zł.

Przykład:

W tym samym zakładzie pracy podatnik ma dwie umowy o pracę. Każda na pół etatu. Czy w tej sytuacji powinien składać odrębne oświadczenia i wnioski mające wpływ na wysokość zaliczki na podatek od przychodów z tych umów?

Odpowiedź: Nie, zaliczkę na podatek w tym przypadku płatnik pobiera od jednego źródła, jakim jest praca na etacie, a więc pracownik, który chce upoważnić płatnika do pomniejszania zaliczki z tego źródła o kwotę 300 zł, 150 zł albo 100 zł, składa jedno oświadczenie PIT-2.

Przykład:

Po jakim czasie od złożenia PIT-2 podatnik powinien ponownie złożyć płatnikowi oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę 300 zł?

Złożone uprzednio oświadczenie ma zastosowanie również w kolejnych latach podatkowych, jeżeli pracownik jest zatrudniony w sposób nieprzerwany u danego pracodawcy. Podatnik nie musi ponawiać oświadczenia w każdym roku, chyba że uległ zmianie stan faktyczny powodujący obowiązek zmiany lub wycofania oświadczenia przez podatnika.

Przykład:

Jak postąpić w przypadku wypłat ze stosunku pracy dokonywanych po ustaniu zatrudnienia, np. zatrudnienie do końca września a wypłata do 10-go października?

Jeśli wypłata dokonywana jest po ustaniu zatrudnienia (podatnik nie pozostaje już w dyspozycji pracodawcy), to obliczając zaliczki płatnik pomija oświadczenia i wnioski złożone przez byłego pracownika.

Wyjątek stanowi wniosek o obliczanie zaliczki bez stosowania ulgi dla młodych oraz wniosek o obliczanie zaliczki bez stosowania kosztów uzyskania przychodów (zryczałtowanych i 50%).

Przykład:

Czy zaliczkę obliczaną od przychodów z umowy zlecenia należy pomniejszać o kwotę 300 zł, jeżeli wypłata dokonywana jest po wygaśnięciu umowy (umowa zlecenia trwała do 31 sierpnia a należności z niej wynikające wypłacono we wrześniu)?

W przypadku umowy zlecenia stosunek prawny nie ustaje z chwilą wykonania zlecenia lecz z chwilą, gdy strony umowy zlecenia wykonają względem siebie zobowiązania, polegające m.in. na wypłacie wynagrodzenia odpowiadającego wykonanej pracy. Zatem w sytuacji, gdy zgodnie z zawartą umową wynagrodzenie za pracę wykonaną w sierpniu dokonywane jest we wrześniu, uznać należy że wypłata realizowana jest w ramach trwającego stosunku prawnego. Płatnik (zleceniodawca) może zatem pomniejszyć zaliczkę o kwotę 300 zł.

Przykład:

Czy oświadczenia i wnioski złożone w sposób przyjęty u danego pracodawcy mają taki sam skutek jak złożone według szablonu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów?

Tak, przy czym podatnik nie ma obowiązku stosowania wzorów udostępnionych przez Ministerstwo Finansów.

Przykład:

Czy wszyscy pracownicy powinni w 2023 r. złożyć nowe oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę 300 zł, odpowiednio o kwotę 150 zł lub 100 zł? Czy oświadczenia złożone przed 2023 r. należy traktować od 2023 r. jako oświadczenie o pomniejszeniu zaliczki o 300 zł?

Jeżeli przed 2023 r. podatnik złożył oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę 300 zł i informacje w nim podane są aktualne, to podatnik nie musi ponownie go składać z początkiem 2023 r. Nadal obowiązuje oświadczenie złożone w latach poprzednich, co oznacza, że w 2023 r. płatnik będzie pomniejszał zaliczkę na podatek o kwotę 300 zł.

Przykład:

Czy podatnik, któremu bank wypłaca emeryturę lub rentę z zagranicy, musi po 31 grudnia 2022 r. złożyć nowe oświadczenie PIT-2A, jeśli chce aby bank – tak jak dotychczas – pomniejszał zaliczki o kwotę 300 zł miesięcznie?

Jeśli informacje podane w oświadczeniu PIT-2A, złożonym przez podatnika w banku w latach ubiegłych, są aktualne to podatnik nie musi ponownie składać oświadczenia PIT-2A. Bank będzie pomniejszał zaliczki na podstawie dotychczasowego oświadczenia.

Jednocześnie należy podkreślić, że podatnik może w każdym momencie roku zmienić treść uprzednio złożonego oświadczenia (np. upoważnić bank do pomniejszania zaliczki nie o kwotę 300 zł, lecz o kwotę 150 zł lub 100 zł) lub je wycofać. Zmiana treści oświadczenia oraz jego wycofanie odbywa się poprzez złożenie nowego oświadczenia.

Przykład:

Czy wycofanie oświadczenia/wniosku z jednej sekcji PIT-2, PIT-2A lub PIT-3 powoduje konieczność powtórzenia oświadczeń i wniosków czy nie ma takiej konieczności?

Zmiana jednej sekcji PIT-2, PIT-2A lub PIT-3 oznacza wycofanie całego oświadczenia/wniosku a więc należy go złożyć na nowo.

Oświadczenie o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dziecko

Zaliczki, które pobierają:

• zakład pracy,
• rolnicza spółdzielnia produkcyjna,
• organ rentowy od wypłat z tytułu emerytur i rent,
• bank, placówka pocztowa,
• uczelnia,
• areszt śledczy, zakład karny,
• centrum integracji społecznej

- wynoszą:

• za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego płatnika nie przekroczył kwoty 120 000 zł – 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu,
• za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego płatnika przekroczył kwotę 120 000 zł – 12% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę 120 000 zł,
• za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego płatnika przekroczył 120 000 zł – 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od danego płatnika.

Jeżeli ww. płatnikowi podatnik złoży oświadczenie o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dziecko oraz wskaże, że jego przewidywane roczne dochody:

• nie przekroczą kwoty 120 000 zł, a małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów, które łączy się z dochodami podatnika – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego płatnik pobierze w wysokości 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i dodatkowo pomniejszy je za każdy miesiąc o kwotę 300 zł,
• przekroczą kwotę 120 000 zł, a dochody małżonka lub dziecka, które łączy się z dochodami podatnika, nie przekraczają 120 000 zł – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego płatnik pobierze w wysokości 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika.

Złożenie przez podatnika wniosku o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dziecko – w sytuacji gdy:

• przewidywane dochody podatnika nie przekroczą kwoty 120 000 zł, a małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów – powoduje, że płatnik – oprócz „podstawowego” pomniejszenia o kwotę 300 zł (o którym mowa wyżej), stosuje dodatkowe pomniejszenie w tej wysokości. Tym samym płatnik może maksymalnie pomniejszyć zaliczkę o 600 zł. Pierwsze pomniejszenie w wysokości 300 zł, 150 zł albo 100 zł płatnik stosuje w ramach ogólnej zasady dotyczącej korzystania przez podatnika z kwoty wolnej od podatku w trakcie roku. Odpowiednio dodatkowe pomniejszenie w wysokości 300 zł płatnik stosuje w związku z ww. oświadczeniem podatnika o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dziecko. Kwota 300 zł odliczana od zaliczki w ramach dodatkowego pomniejszenia jest stosowana w całości (nie jest dzielona na części),
• przewidywane dochody podatnika przekroczą kwotę 120 000 zł, odpowiednio przewidywane dochody małżonka lub dziecka, które łączy się z dochodami podatnika, nie przekraczają tej kwoty – powoduje, że płatnik może pomniejszyć zaliczkę wyłącznie o kwotę odpowiednio 300 zł, 150 zł albo 100 zł w ramach ogólnej zasady dotyczącej korzystania przez podatnika z kwoty wolnej od podatku w trakcie roku. Płatnik nie stosuje natomiast dodatkowego pomniejszenia w wysokości 300 zł.

Przykład: 

Czy po złożeniu przez podatnika oświadczenia o zamiarze preferencyjnego opodatkowania z małżonkiem dodatkowe pomniejszenie zaliczki w wysokości 300 zł również podlega podziałowi na 150 zł lub 100 zł?

Jeżeli podatnik zadeklarował, że jego roczne dochody nie przekroczą 120 000 zł, a małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów, które łączy się z dochodami podatnika, to dodatkowe pomniejszenie zaliczki za każdy miesiąc zawsze wynosi 300 zł. Dodatkowe pomniejszenie nie jest dzielone na części.

Przykład:

Czy oświadczenie o zamiarze preferencyjnego opodatkowania z małżonkiem może złożyć swojemu zakładowi pracy zarówno mąż, jak i żona.

Tak, gdyż przepisy ustawy o PIT nie uzależniają prawa podatnika do złożenia tego wniosku od jego niezłożenia przez małżonka. Należy jednak mieć świadomość, że w konsekwencji takiego działania może wystąpić dopłata podatku w rozliczeniu rocznym.

Oświadczenie o stosowaniu ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+ oraz ulgi dla pracujących seniorów

Ulga na powrót, ulga dla rodzin 4+ oraz ulga dla pracujących seniorów to zwolnienia z opodatkowania przychodów w PIT, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152–154 ustawy o PIT. Na podstawie tych przepisów wolne od PIT, na warunkach określonych w ustawie o PIT, są przychody podatnika do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł (w przypadku zbiegu uprawnień do różnych ulg, suma przychodów zwolnionych od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148, 152–154 ustawy o PIT nie może w roku podatkowym przekroczyć kwoty przychodów wynoszącej 85 528 zł), osiągnięte z:

• pracy na etacie, 
• działalności wykonywanej osobiście na podstawie umów zlecenia zawartych z firmą, 
• pozarolniczej działalności gospodarczej (z wyjątkiem działalności opodatkowanej kartą podatkową), 
• zasiłku macierzyńskiego (w rozumieniu przepisów ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa).

Przy obliczaniu zaliczki na podatek ulgi te mogą stosować następujący płatnicy:

• zakład pracy – w zakresie przychodów z pracy na etacie oraz z zasiłku macierzyńskiego,
• organ rentowy – w zakresie wypłat z tytułu zasiłku macierzyńskiego,
• zleceniodawca – w zakresie przychodów z działalności wykonywanej osobiście na podstawie umowy zlecenia.

Płatnik oblicza zaliczkę z uwzględnieniem wskazanej ulgi (lub ulg), jeżeli podatnik złoży temu płatnikowi oświadczenie,że spełnia warunki do jej (ich)stosowania, przy czym w oświadczeniu dotyczącym ulgi na powrót, podatnik wskazuje również rok rozpoczęcia i zakończenia stosowania tej ulgi przez płatnika.

Oświadczenie o stosowaniu ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+ oraz ulgi dla pracujących seniorów jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia i zawiera klauzulę o następującej treści: ,,Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.". Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

Podatnik, który nie złożył płatnikowi oświadczenia w sprawie stosowania wymienionej ulgi (lub ulg), nie traci do niej (ich) prawa. Może zastosować ją (je) w rozliczeniu rocznym, na zasadach określonych w ustawie o PIT.

Przykład:

Jeżeli w roku 2022 pracownik złożył oświadczenie o stosowaniu ulgi dla pracujących seniorów, to czy w roku 2023 powinien na nowo złożyć PIT-2, skoro w druku tym pojawiły się nowe pola dotyczące treści tego oświadczenia?

Podatnik nie musi ponownie składać oświadczenia w sprawie stosowania przez płatnika ulgi dla pracujących seniorów, gdyż na podstawie art. 22 ustawy "Niskie Podatki" oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,złożone przed dniem 1 stycznia 2023 r.,zachowują moc. Oznacza to, że podatnik w 2023 r. nie musi ponawiać wniosku w sprawie ww. ulgi, jeśli w stosunku do poprzedniego oświadczenia nie uległ zmianie stan faktyczny. W 2023 r. płatnik będzie stosował ulgę na podstawie oświadczenia złożonego przez podatnika w 2022 r.

Przykład:

Co w przypadku podatnika, który z początkiem roku 2023 zatrudnił się w tej samej firmie na podstawie umowy o pracę i umowy zlecenia. Czy oświadczenie o stosowaniu ulgi dla rodzin 4+ oraz ulgi na powrót powinien odrębnie składać zakładowi pracy i zleceniodawcy?

Tak, jeśli zamiarem podatnika jest, aby zarówno zakład pracy, jak i zleceniodawca, stosowali ww. ulgi przy obliczaniu zaliczki na podatek.

Oświadczenia i wnioski w sprawie stosowania/niestosowania kosztów uzyskania przychodów

Informacje ogólne

Na gruncie ustawy o PIT za pracownika uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Pracownikom przysługują miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości:

• podstawowej (250 zł miesięcznie),
• podwyższonej (300 zł miesięcznie) w przypadku pracowników zamiejscowych albo
• udokumentowanej imiennymi biletami okresowymi.

Na etapie poboru zaliczek zakład pracy stosuje koszty „z mocy ustawy” (250 zł) albo „na żądanie” (300 zł). Koszty w wysokości 250 zł miesięcznie stosuje również płatnik z art. 41 ust. 1 ustawy o PIT (inna jednostka organizacyjna), przy czym wyłącznie w odniesieniu do przychodów z tytułu działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 7 i 9 ustawy o PIT, czyli z tytułu zasiadania w organach stanowiących osób prawnych (np. zarządzie, radzie nadzorczej) lub świadczenia usług zarządzania (np. na podstawie kontraktu menedżerskiego).

Koszty uzyskania przychodów (odpowiednio 250 zł, 300 zł) pomniejszają przychód do opodatkowania. W określonych sytuacjach pracownikom oraz osobom uzyskującym przychody z praw majątkowych przysługują koszty uzyskania przychodów ustalane według normy 50% (więcej na ten temat dalej).

Wniosek o niestosowanie podstawowych kosztów uzyskania przychodów w wysokości 250 zł

Ponieważ koszty uzyskania przychodów w wysokości 250 zł są stosowane z „mocy ustawy” – przez zakład pracy (art. 32 ustawy o PIT) oraz inne jednostki organizacyjne (art. 41 ust. 1 ustawy o PIT) dokonujące świadczeń z tytułu działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 7 i 9 ustawy o PIT – podatnik może w dowolnym momencie roku podatkowego złożyć ww. płatnikom wniosek o obliczanie zaliczek bez uwzględniania tych kosztów. Z rozwiązania tego może skorzystać każdy podatnik uzyskujący przychody z pracy na etacie lub z działalności wymienionej w art. 13 pkt 7 i 9 ustawy o PIT.

W szczególności jest ono dedykowane pracownikom wieloetatowym, którzy chcą uniknąć ewentualnej dopłaty podatku w rozliczeniu rocznym. Dzieje się tak dlatego, że roczne koszty uzyskania przychodów dla pracowników są ograniczone limitem, który dla miejscowych jednoetatowców wynosi 3 000 zł, odpowiednio dla wieloetatowców 4 500 zł.

Ograniczona limitem jest również wysokość rocznych kosztów uzyskania przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 7 i 9 ustawy o PIT. Ważne! Wniosek o rezygnację ze stosowania kosztów uzyskania przychodów w wysokości 250 zł miesięcznie ma zastosowanie również do wypłat dokonywanych po ustaniu stosunku prawnego łączącego płatnika z podatnikiem.

Oświadczenie o stosowaniu albo wniosek o niestosowaniu kosztów uzyskania przychodów dla pracowników zamiejscowych w wysokości 300 zł

W przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, oraz podatnik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę lub zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy (chyba, że zwrot ten podlega opodatkowaniu), podatnik może złożyć zakładowi pracy oświadczenie o spełnieniu warunków do korzystania z kosztów dla pracowników zamiejscowych.

Oświadczenie podatnika o stosowanie kosztów dla pracowników zamiejscowych stanowi podstawę dla zakładu pracy do pomniejszania miesięcznych przychodów o koszty uzyskania przychodów w wysokości 300 zł.

Podatnik może również zrezygnować ze stosowania przez płatnika tych kosztów.

Niezłożenie wniosku o stosowaniu kosztów uzyskania przychodów dla pracowników zamiejscowych lub rezygnacja ze stosowania tych kosztów w trakcie roku nie pozbawia podatnika prawa do korzystania z nich w rozliczeniu rocznym, jeśli spełnione są warunki określone dla tej preferencji. Należy jedynie pamiętać, że roczne koszty dla pracowników zamiejscowych ograniczone są limitem. W przypadku jednoetatowców wynoszą one 3 600 zł, odpowiednio wieloetatowców – 5 400 zł.

Wniosek o niestosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów

Przy obliczaniu zaliczek zakłady pracy (w odniesieniu do przychodów ze stosunku pracy) oraz płatnicy w odniesieniu do przychodów z praw majątkowych mogą stosować koszty uzyskania przychodów w wysokości 50%. Na gruncie ustawy o PIT koszty w tej wysokości przysługują:

• z tytułu zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego,
• z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną,
• z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami.

Koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Koszty te stosuje się do przychodów uzyskanych w dziedzinach wymienionych w art. 22 ust. 9b ustawy o PIT. W roku podatkowym łączne koszty uzyskania przychodów ztych tytułów nie mogą przekroczyć kwoty 120 000 zł.

W przypadku stosowania ulgi dla młodych, ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+ lub ulgi dla pracujących seniorów w zakresie przychodów z pracy na etacie, suma łącznych kosztów uzyskania przychodów określonych według normy 50% oraz ww. przychodów z pracy na etacie (objętych ulgami), nie może w roku podatkowym przekroczyć kwoty 120 000 zł.

Podatnicy, uzyskujący przychody, do których ma zastosowanie 50% norma kosztów uzyskania przychodów, mogą złożyć zakładowi pracy, jak również płatnikowi wypłacającemu przychody z praw majątkowych, wniosek o rezygnację ze stosowania tych kosztów przy obliczaniu zaliczek. Płatnicy, którzy otrzymają taki wniosek, nie stosują w odniesieniu do tych przychodów (zamiast 50%) kosztów uzyskania przychodów w wysokości 250 zł lub 300 zł miesięcznie.

Wniosek o rezygnację ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów ma zastosowanie również po ustaniu stosunku prawnego łączącego płatnika z podatnikiem. Rezygnacja ze stosowania tych kosztów w trakcie roku nie pozbawia podatnika prawa do korzystania z nich w rozliczeniu rocznym (z uwzględnieniem limitu), jeśli spełnione są warunki określone dla tej preferencji.

Przykład:

Czy pracownik powinien poinformować płatnika, że nie chce, aby ten – na podstawie informacji o zmianie miejsca zamieszkania podatnika – stosował przy obliczaniu zaliczki na podatek koszty uzyskania przychodów dla pracowników zamiejscowych.

Koszty uzyskania przychodów dla pracowników zamiejscowych (300 zł) płatnik stosuje „na żądanie”, czyli po uprzednim złożeniu przez podatnika oświadczenia o spełnieniu warunku do ich zastosowania. Sama informacja o zmianie danych adresowych w systemie kadrowym płatnika jest niewystarczająca do zastosowania przez niego kosztów w tej wysokości.

Przykład:

Czy korzystanie z ulgi dla młodych w zakresie przychodów z pracy na etacie pozbawia podatnika prawa do 50% kosztów uzyskania przychodów w odniesieniu do przychodów ze stosunku pracy?

Nie, podatnik może korzystać z dwóch preferencji, jeśli do każdej z nich spełnia warunki. Należy jedynie mieć na uwadze, że koszty uzyskania przychodów ustalane według normy 50% mają zastosowanie do tej części przychodów, która podlega opodatkowaniu.

Ponadto, w przypadku zbiegu uprawnień do ulgi dla młodych w zakresie przychodów z pracy na etacie oraz 50% kosztów uzyskania przychodów, ich suma nie może w roku podatkowym przekroczyć 120 000 zł.

Wniosek o stosowanie/niestosowanie ulgi dla młodych

Ulga dla młodych to zwolnienie w podatku dochodowym od osób fizycznych adresowane do podatników, którzy nie ukończyli 26. roku życia (art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o PIT).

Ulgą dla młodych objęte są przychody z pracy na etacie, z działalności wykonywanej osobiście na postawie umowy zlecenia, z odbywania praktyki absolwenckiej lub stażu uczniowskiego, z zasiłku macierzyńskiego, otrzymane przez podatnika do ukończenia 26. roku życia, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł (w przypadku zbiegu uprawnień do różnych ulg, suma przychodów zwolnionych od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148, 152–154 ustawy PIT nie może w roku podatkowym przekroczyć kwoty przychodów wynoszącej 85 528 zł).

W większości przypadków przychody te uzyskiwane są za pośrednictwem płatników, którymi są:

• zakład pracy – w zakresie przychodów z pracy na etacie oraz zasiłku macierzyńskiego,
• rolnicza spółdzielnia produkcyjna – w zakresie zasiłku macierzyńskiego,
• organ rentowy – w zakresie wypłat z tytułu zasiłku macierzyńskiego, 
• podmiot przyjmujący na praktykę absolwencką lub staż uczniowski – w zakresie przychodów z odbywania praktyki absolwenckiej lub stażu uczniowskiego,
• zleceniodawca – w zakresie przychodów z działalności wykonywanej osobiście na podstawie umowy zlecenia,
• organ egzekucyjny – w zakresie przychodów z pracy na etacie.

Wymienieni płatnicy mogą stosować ulgę dla młodych na etapie obliczania zaliczek, co oznacza, że od przychodów objętych tą preferencją nie pobierają zaliczki na podatek.

Zasadą jest, że płatnicy stosują ulgę dla młodych „z mocy ustawy”.

Jedynie organ rentowy stosuje ją „na żądanie” podatnika.

W przypadku, gdy płatnik stosuje ulgę dla młodych „z mocy ustawy” (czyli ww. zakład pracy, rolnicza spółdzielnia produkcyjna, podmiot przyjmujący na praktykę absolwencką/staż uczniowski, zleceniodawca oraz organ egzekucyjny), podatnik może „zwolnić” płatnika z tego obowiązku. Wystarczy, że złoży płatnikowi wniosek w sprawie rezygnacji ze stosowania tej preferencji przy poborze zaliczek.

Wniosek o rezygnację ze stosowania z ulgi dla młodych ma zastosowanie również do wypłat dokonanych po ustaniu stosunku prawnego łączącego płatnika z podatnikiem. Rezygnacja ze stosowania ulgi dla młodych w trakcie roku nie pozbawia podatnika prawa do korzystania z niej w rozliczeniu rocznym, na zasadach określonych w ustawie o PIT.

Odmienne zasady stosowania ulgi dla młodych dotyczą organu rentowego. Organ rentowy stosuje ulgę dla młodych „na żądanie”. Zatem podatnik, który spełnia warunki do jej stosowania, i chciałby, aby organ rentowy uwzględniał ją przy poborze zaliczek, powinien złożyć do organu rentowego wniosek o obliczanie zaliczek z uwzględnieniem tej preferencji.

Wniosek o stosowanie wyższej stawki podatku

Zaliczki płatnicy pobierają według:

1. dwóch stawek podatku w wysokości 12% i 32%. Stosują je następujący płatnicy: zakład pracy, rolnicza spółdzielnia produkcyjna, organ rentowy w zakresie wypłat z tytułu emerytur, rent, bank, placówka pocztowa, uczelnia, areszt śledczy, zakład karny, centrum integracji społecznej,

2. jednej stawki podatku w wysokości 12%. Jedną stawkę stosują: organ rentowy w zakresie wypłat z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, organ zatrudnienia, WUP, spółdzielnia, oddział Agencji Mienia Wojskowego, podmiot przyjmujący na praktykę absolwencką lub staż uczniowski, zleceniodawca i inna jednostka organizacyjna, organ egzekucyjny.

Na wniosek podatnika ww. płatnicy (z wyjątkiem organu egzekucyjnego) obliczają w ciągu roku zaliczki według stawki 32% zamiast 12%. W związku z wnioskiem podatnika płatnik stosuje wyższą stawkę, niezależnie od faktycznej wysokości dochodów podatnika.

Wybór wyższej stawki podatku dla celów obliczania zaliczki nie ma zastosowania w rozliczeniu rocznym. Podatek należny za dany rok podatkowy obliczany jest według obowiązującej za ten rok skali podatkowej, czyli z uwzględnieniem wszystkich jej elementów, w tym niższej stawki podatku.

Wniosek o niepobieranie zaliczek

Dotyczy podatników o rocznych dochodach nieprzekraczających 30 000 zł

Podatnik, który przewiduje, że jego roczne dochody na skali nie przekroczą kwoty wolnej od podatku, czyli 30 000 zł, może złożyć płatnikowi wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym. Wniosek ten podatnik może złożyć każdemu płatnikowi (z wyjątkiem organu egzekucyjnego), o którym mowa w początkowej części artykułu.

W sytuacji, gdy podatnik złoży płatnikowi wniosek o niepobieranie zaliczek, a jego dochody – mimo wcześniejszych przewidywań – przekroczą u tego płatnika w roku podatkowym kwotę 30 000 zł, płatnik – od nadwyżki ponad kwotę 30 000 zł – oblicza zaliczki bez stosowania pomniejszenia zaliczki o kwotę 300 zł.

Złożenie wniosku o niepobieranie zaliczek lub uzyskanie w roku podatkowym dochodów na skali w wysokości nieprzekraczającej kwoty wolnej nie zwalnia z obowiązku dokonania rozliczenia podatku w PIT-40A przez organ rentowy albo w zeznaniu podatkowym składanym przez podatnika.

Przykład:

Jak należy postąpić w sytuacji, gdy pracownik złożył wniosek o niepobieranie zaliczki w związku z tym, że jego roczne dochody nie przekroczą 30 000 zł, a w kolejnych miesiącach takie oświadczenie wycofał.

Po wycofaniu przez podatnika wniosku o niepobieranie zaliczki płatnik zaczyna ją pobierać.

Przykład:

Pracownik złoży wniosek o niepobieranie zaliczki, po tym jak jego dochód wyniósł 10 000 zł. Czy w takim wypadku płatnik liczy dochód od nowa do kwoty 30 000 zł, czy uwzględnia wcześniejszy dochód w wysokości 10 000 zł i wniosek o niepobieranie zaliczek stosuje tylko w odniesieniu do pozostałych 20 000 zł (30 000 zł – 10 000 zł)?

Wniosek o niepobieranie zaliczki płatnik stosuje do pozostałych 20 000 zł, czyli uwzględnia dochody uzyskane od początku roku, a nie wyłącznie dochody uzyskane od dnia złożenia wniosku przez podatnika.

Przykład:

Czy zakład pracy powinien pomniejszać zaliczkę o kwotę 300 zł, jeśli pracownik złożył wniosek o niepobieranie zaliczki a następnie wycofał go w momencie, gdy jego dochody przekroczyły 20 000 zł?

Po wycofaniu przez pracownika wniosku o niepobieranie zaliczki na podatek zakład pracy zaczyna pobierać zaliczkę na podatek na ogólnych zasadach. Oznacza to, że po wycofaniu wniosku płatnik może stosować pomniejszenie zaliczki o kwotę 300 zł, 150 zł albo 100 zł, jeśli podatnik złożył oświadczenie o stosowaniu tego pomniejszenia. W takiej sytuacji może jednak wystąpić dopłata w zeznaniu podatkowym.

Przykład:

Jak powinien postąpić organ rentowy w przypadku osoby, która złożyła wniosek o niepobieranie zaliczki oraz poinformowała o zamiarze preferencyjnego opodatkowania jako osoba samotnie wychowująca dziecko? Czy po przekroczeniu 30 000 zł organ rentowy powinien stosować pomniejszenie zaliczki o dodatkowe 300 zł?

Tak, po przekroczeniu 30 000 zł organ rentowy powinien pomniejszać zaliczkę o dodatkowe 300 zł, pod warunkiem, że dziecko nie uzyskuje żadnych dochodów, które łączy się z dochodami podatnika. Wykluczenie stosowania przez płatnika pomniejszenia zaliczki o kwotę 300 zł (po przekroczeniu 30 000 zł), dotyczy 1/12 kwoty zmniejszającej podatek przypadającej na podatnika (art. 31b ustawy o PIT). Nie dotyczy dodatkowej 1/12 kwoty zmniejszającej podatek przysługującej podatnikowi w związku ze złożeniem oświadczenia o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów jako osoba samotnie wychowująca dziecko (art. 32 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT).

Przykład:

Od stycznia 2023 r. pracownik będzie mógłzłożyć wniosek o niepobieranie zaliczki, gdyż przewiduje, że jego roczne dochody nie przekroczą 30 000 zł dochodu. Jak należy rozumieć dochód: czy przychód minus koszty, czy przychód minus koszty i minus składki społeczne?

Dla potrzeb niepobierania zaliczek od dochodów nieprzekraczających kwoty 30 000 zł ustawa o PIT nie wprowadza odrębnej definicji dochodów. Dlatego pojęcie to należy rozumieć zgodnie z art. 9 ustawy o PIT, czyli przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodów.

Przykład:

Czy wniosek o niepobieranie zaliczki w związku z dochodem nieprzekraczającym 30 000 zł należy złożyć dwukrotnie, jeśli podatnik jest w tej samej firmie zatrudniony na podstawie umowy o pracę oraz umowy zlecenie?

Wniosek w sprawie niepobierania zaliczek należy złożyć odrębnie każdemu płatnikowi, czyli odrębnie zakładowi pracy oraz odrębnie zleceniodawcy. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że złożenie wniosku(ów) jest możliwe, jeśli przewidywane roczne dochody podatnika, czyli uzyskane zarówno od pracodawcy orazzleceniodawcy, nie przekroczą 30 000 zł. W przypadku przekroczenia limitu 30 000 zł może wystąpić dopłata podatku w rozliczeniu rocznym.

Przykład:

Jak ustalić kwotę wolną od potrąceń w przypadku pracownika, który złożył wniosek o niepobieranie zaliczki?

Mając na uwadze postanowienia art. 87[1] Kodeksu pracy, przyjąć należy że w tym przypadku kwota zaliczki, o której mowa w tym przepisie, wynosi 0 zł.

Dotyczy podatników wykonujących pracę poza terytorium Polski

W przypadku podatników, którzy przychody z pracy na etacie uzyskują poza terytorium Polski, płatnik – będący zakładem pracy – nie pobiera zaliczek od dochodów z tego źródła, pod warunkiem, że dochody te będą podlegały opodatkowaniu poza terytorium Polski. Zaliczki te zakład pracy pobiera dopiero „na żądanie” podatnika. Przy ich obliczaniu zakład pracy uwzględnia metodę proporcjonalnego odliczenia, która pozwala uniknąć podwójnego opodatkowania.

W celu ustalenia, czy dochody pracownika wykonującego pracę za granicą będą podlegały w drugim państwie opodatkowaniu, płatnik powinien każdorazowo zapoznać się z przepisami właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej między Polską a państwem, w którym pracownik świadczy pracę. Treść zawartych przez Polskę umów o unikaniu podwójnego opodatkowania dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów https://www.podatki.gov.pl/podatkowa-wspolpraca-miedzynarodowa/wykaz-umow-ounikaniu-podwojnego-opodatkowania/ 

Co do zasady, dochody pracownika podlegają opodatkowaniu w drugim państwie, jeżeli pracownik świadczy pracę na terytorium tego drugiego państwa, oraz:

• pracodawca posiada zakład w drugim państwie, który ponosi koszty wynagrodzenia pracownika, lub
• pracownik przebywa w drugim państwie przez okres lub okresy dłuższe niż 183 dni w roku podatkowym.

W przypadku spełnienia przynajmniej jednego z powyższych kryteriów, od pierwszego dnia świadczenia pracy w drugim państwie dochód pracownika podlega opodatkowaniu za granicą.

W Polsce natomiast, dochód ten podlega rozliczeniu z zastosowaniem metody unikania podwójnego opodatkowania określonej we właściwej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Odpowiedzialność podatnika lub płatnika

Zgodnie z art. 31a ust. 10 ustawy o PIT, płatnik nie ponosi odpowiedzialności, w przypadku gdy zaniżenie przez niego lub nieujawnienie podstawy opodatkowania wynikało z zastosowania wniosków i oświadczeń złożonych przez podatnika.

W przypadku, gdy zaliczka nie została pobrana z winy podatnika, organ podatkowy nie wydaje decyzji o odpowiedzialności płatnika.

Decyzja organu podatkowego w sprawie zaliczek pobieranych przez płatnika

Na podstawie art. 22 § 2 ustawy – Ordynacja podatkowa, organ podatkowy, na wniosek podatnika, może zwolnić płatnika z obowiązku pobrania podatku, jeżeli:

1) pobranie podatku zagraża ważnym interesom podatnika, a w szczególności jego egzystencji, lub

2) podatnik uprawdopodobni, że pobrany podatek byłby niewspółmiernie wysoki w stosunku do podatku należnego za rok podatkowy lub inny okres rozliczeniowy.

Z kolei na podstawie art. 22 § 2a ustawy – Ordynacja podatkowa, organ podatkowy, na wniosek podatnika, ogranicza pobór zaliczek na podatek, jeżeli podatnik uprawdopodobni, że zaliczki obliczone według zasad określonych w ustawach podatkowych byłyby niewspółmiernie wysokie w stosunku do podatku należnego od dochodu lub zysku przewidywanego na dany rok podatkowy.

Zgodnie z art. 3 pkt 3 lit. a tej ustawy, ilekroć w ustawie jest mowa o podatkach, rozumie się przez to również zaliczki na podatek. Zatem na zasadach określonych w wyżej przytoczonych przepisach organ podatkowy może zwolnić płatnika z obowiązku pobrania od podatnika zaliczek (w całości lub w części). Wniosek w tej sprawie podatnik składa bezpośrednio organowi podatkowemu (płatnik nie pośredniczy w jego przekazaniu).

Wydanie przez organ podatkowy decyzji w sprawie zwolnienia płatnika z obowiązku pobrania od podatnika zaliczki lub ograniczenia jej wysokości nie zwalnia podatnika z obowiązku zapłaty podatku w rozliczeniu rocznym.

Zaliczki a podatek należny

Podatek dochodowy od osób fizycznych – od dochodów na skali – jest podatkiem rocznym.

Jego ostateczne rozliczenie następuje w rocznym obliczeniu podatku sporządzanym przez organ rentowy PIT-40A albo w składanym przez podatnika zeznaniu podatkowym PIT-36 albo PIT-37.

W konsekwencji, zaliczki, które w trakcie roku pobiera od podatnika płatnik lub podatnik sam je wpłaca do urzędu skarbowego,stanowią jedynie akonto finalnego rozliczenia.

Podatek wynikający z PIT-40A, PIT-36 albo PIT-37 jest podatkiem należnym od dochodów podatnika uzyskanych w roku podatkowym, chyba że organ podatkowy wyda decyzję, w której określi inną wysokość podatku.

Jeśli podatek należny jest wyższy od wpłaconych w trakcie roku zaliczek (w tym pobranych przez płatników), powstaje niedopłata podatku, którą podatnik uiszcza w rozliczeniu rocznym. Niedopłata podatku wynikająca z PIT-40A jest pobierana przez organ rentowy z wypłat dokonywanych na rzecz podatnika w marcu lub kwietniu roku następnego. Niedopłatę podatku wynikającą z PIT-36 albo PIT-37 podatnik wpłaca sam na indywidualny rachunek podatkowy w terminie określonym na złożenie zeznania podatkowego.

Jeśli z zeznania podatkowego wynika nadpłata, organ podatkowy zwraca ją podatnikowi na zasadach określonych w przepisach ustawy – Ordynacja podatkowa.

Podsumowanie

Podatnik, który uzyskuje przychody za pośrednictwem płatników podatku dochodowego od osób fizycznych, ma wpływ na wysokość zaliczek przez nich obliczanych. Podatnik może złożyć oświadczenia i wnioski powodujące obniżenie albo podwyższenie zaliczek. Oświadczenia i wnioski podatnik składa w odniesieniu do każdego źródła przychodu.

Jeżeli jeden podmiot pełni funkcje płatnika w odniesieniu do trzech źródeł, np. jest zakładem pracy, zleceniodawcą (jak również płatnikiem w przypadku pozostałych tytułów działalności wykonywanej osobiście) oraz wypłaca podatnikowi przychody z praw majątkowych (art. 18 ustawy o PIT), to wobec każdego z tych trzech źródeł podatnik składa odrębne oświadczenia i wnioski.

Jeżeli jednak płacowo-kadrowy system funkcjonujący u danego podmiotu wyróżnia również zaliczki pobierane z każdego „podźródła” w ramach działalności wykonywanej osobiście (art. 13 ustawy o PIT, np. odrębnie z tytułu umowy zlecenia i odrębnie z tytułu kontraktu menedżerskiego), to nie ma przeszkód, aby oświadczenia i wnioski te składane były wobec każdego z tych „podźrodeł”, gdyż ustawa o PIT nie wyklucza takiej możliwości.

Zawsze należy jednak pamiętać o postanowieniach art. 31b ust. 5 ustawy o PIT, tj. o nieprzekroczeniu przy obliczaniu zaliczek na podatek z tych odrębnych źródeł przychodów łącznej kwoty pomniejszenia o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (łącznie o 300 zł).

Oświadczenia i wnioski podatnik może złożyć w dowolnym momencie roku, pamiętając o „karencji” jaką mają płatnicy na ich zastosowanie (co do zasady wynosi ona miesiąc, jedynie dla organu rentowego – dwa miesiące).

Liczba składanych oświadczeń i wniosków zależy od indywidualnej sytuacji podatnika.

Oświadczenia i wnioski podatnik może składać według wzorów udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (PIT-2, PIT-2A, PIT-3). Korzystanie z tych druków nie jest jednak obowiązkowe. Podatnik może składać oświadczenia lub wnioski w sposób przyjęty u danego płatnika. Ważne, aby treść złożonych oświadczeń i wniosków była jednoznaczna (tak samo rozumiana przez podatnika oraz płatnika).

Ostateczne rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych obliczanego według skali podatkowej następuje w odniesieniu do całorocznych dochodów. Zaliczki stanowią jedynie akonto tego rozliczenia. Niepobieranie zaliczek w trakcie roku lub pobieranie ich w niższej (wyższej) wysokości nie zwalnia podatnika z obowiązku dokonania rozliczenia rocznego oraz uiszczenia „kwoty do zapłaty”, która może z niego wynikać.

Płatnik nie ponosi odpowiedzialności, w przypadku gdy zaniżenie przez niego lub nieujawnienie podstawy opodatkowania wynikało z zastosowania wniosków i oświadczeń złożonych przez podatnika.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647, z późn. zm.) - tzw. ustawa o PIT;
• ustawa z dnia 9 czerwca 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1265, z późn. zm.);
• ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2022 r. poz. 2651, z późn. zm.); 
• ustawa z dnia 22 czerwca 1995 r. o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2022 r. poz. 1623);
  
• ustawa z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (Dz.U. z 2022 r. poz. 2241);
  
• ustawa z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz.U. z 2018 r. poz. 1244);
• ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz.U z 2021 r. poz. 1082, z późn. zm.);
• ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2022 r. poz. 1732, z późn. zm.);
  
• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510, z późn. zm.). 
  

Oprac. na podst. podatki.gov.pl i gov.pl/web/finanse

A.J.
Zespół e-prawnik.pl