Jak złożyć oświadczenie o delegowaniu pracownika na terytorium Polski?

3.10.2021

Jesteś zagranicznym pracodawcą i wysyłasz pracowników do pracy w Polsce? Poinformuj o tym Państwową Inspekcję Pracy. Dowiedz się, jak i kiedy to zrobić.

Jak można załatwić sprawę?

Sprawę można załatwić:

podczas wizyty w urzędzie,
listownie,
elektronicznie. Aby załatwić sprawę online, potrzebny będzie Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.

Kto może skorzystać z usługi?

Jeśli jesteś zagranicznym pracodawcą, który deleguje pracownika do pracy na terytorium Polski:

w związku z realizacją umowy zawartej z podmiotem prowadzącym działalność na terytorium Polski, lub
do oddziału lub przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorstw, prowadzącego działalność na terytorium Polski, lub
jako agencja pracy tymczasowej

- masz obowiązek złożyć do Państwowej Inspekcji Pracy oświadczenie o ich delegowaniu.

Obowiązek złożenia oświadczenia o delegowaniu pracownika na terytorium RP ma również zagraniczna agencja pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel, która skierowała pracownika tymczasowego do pracy na rzecz pracodawcy użytkownika w tym samym lub innym państwie członkowskim, i który realizuje usługę na rzecz polskiego kontrahenta z wykorzystaniem pracowników, skierowanych do niego uprzednio z takiej agencji. W tej sytuacji agencja pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel są uważane za pracodawcę delegującego pracownika na terytorium RP!

Aby agencja mogła wywiązać się z obowiązku złożenia oświadczenia o delegowaniu, pracodawca użytkownik musi poinformować ją o zamiarze skierowania pracownika tymczasowego do pracy w Polsce nie później niż na 15 dni roboczych przed planowanym skierowaniem.

Kiedy należy załatwić sprawę?

Najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi w Polsce, za który uznaje się pierwszy dzień pracy delegowanego pracownika na terytorium Polski.

Gdzie można załatwić tę sprawę?

Państwowa Inspekcja Pracy Główny Inspektorat Pracy
Barska 28/30, 02-315 Warszawa

Co zrobić, aby złożyć oświadczenie o delegowaniu pracownika na terytorium RP?

Najprostszym sposobem jest złożenie oświadczenia elektronicznie, w tym celu wybierz przycisk "Załatw online". Pamiętaj, że nie musisz drukować, odręcznie podpisywać ani skanować formularzy oświadczenia. Wystarczy, że wypełnisz formularz oświadczenia na komputerze i potwierdzisz go podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym.

Uwaga! Nie wysyłaj oświadczenia e-mailem, ponieważ w takiej formie nie zostanie ono przyjęte przez PIP.

Oświadczenie możesz też złożyć w postaci papierowej. W tym celu skorzystaj z wzorów formularzy udostępnionych na tej stronie.

Oświadczenie w postaci papierowej, z dołączonymi danymi wszystkich delegowanych pracowników, możesz:

wysłać pocztą, za potwierdzeniem odbioru (ten dokument, będzie potwierdzeniem złożenia oświadczenia) do Głównego Inspektoratu Pracy w Warszawie
złożyć osobiście, w Głównym Inspektoracie Pracy w Warszawie
przez pełnomocnika, w Głównym Inspektoracie Pracy w Warszawie.

Oświadczenie możesz złożyć w języku polskim lub angielskim.

Nie czekaj na żadne pismo z urzędu o przyjęciu oświadczenia, gdyż urząd go nie wydaje.

Dokument oświadczenia pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP można złożyć jako oryginał lub okument elektroniczny:

Oświadczenie o delegowaniu pracownika na terytorium RP powinno zawierać następujące informacje:

dane identyfikacyjne pracodawcy delegującego (nazwę, siedzibę (adres) oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną - miejsce zamieszkania (adres) oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym, numer identyfikacji podatkowej (NIP) albo numer identyfikacyjny uzyskany w państwie członkowskim siedziby pracodawcy dla celów podatkowych albo ubezpieczeniowych),
przewidywaną liczbę pracowników delegowanych na terytorium Polski wraz z danymi obejmującymi ich imię i nazwisko, datę urodzenia oraz obywatelstwo,
przewidywaną datę rozpoczęcia i zakończenia delegowania pracowników na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
adresy miejsca pracy pracowników delegowanych na terytorium Polski;
charakter usług uzasadniający delegowanie pracowników na terytorium Polski,
dane osoby pośredniczącej w kontaktach pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy
a pracodawcą delegującym, obejmujące jej imię i nazwisko, adres, pod którym przebywa, oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym,
miejsce przechowywania w Polsce dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 tej ustawy.

Jeżeli pracownik jest delegowany do pracodawcy użytkownika przez zagraniczną agencję pracy tymczasowej lub agencję wynajmującą personel, w oświadczeniu należy podać także dane tego użytkownika obejmujące:

nazwę,
siedzibę (adres) oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną - miejsce zamieszkania (adres) oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym,
numer identyfikacji podatkowej (NIP) albo numer identyfikacyjny uzyskany
w państwie członkowskim siedziby pracodawcy dla celów podatkowych albo ubezpieczeniowych).

Dotyczy to także pracodawcy użytkownika z innego państwa członkowskiego, który kieruje tymczasowo pracownika do pracy na terytorium Polski, skierowanego do niego uprzednio przez agencję pracy tymczasowej lub agencję wynajmującą personel.

Termin:

Najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi w Polsce, za który uznaje się pierwszy dzień pracy delegowanego pracownika na terytorium Polski.

Ile trzeba zapłacić?

Usługa jest bezpłatna. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika.

Ile trzeba czekać?

Twoja sprawa będzie załatwiona od razu.

Warto wiedzieć

Jeśli nie złożysz do Państwowej Inspekcji Pracy oświadczenia najpóźniej w dniu rozpoczęcia w Polsce pracy przez delegowanego pracownika, to grozi ci kara grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Podstawa prawna: