Objaśnienia podatkowe z 27 czerwca 2025 r. przedstawiają sposób przekazywania urzędom skarbowym i podatnikom imiennej informacji PIT-11 (dalej również „formularz”) przez płatników i inne podmioty (niebędące płatnikami), dalej „inne podmioty”, zobowiązane do jej sporządzenia. Co z nich wynika?
Kto sporządza formularz PIT-11?
Formularz PIT-11 o nazwie „Informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy” jest sporządzany przez:
- płatników – na podstawie art. 35 ust. 6, art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42e ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT),
- inne podmioty – na podstawie art. 42a ust. 1 ustawy o PIT.
Jak należy go przesyłać urzędom skarbowym?
Formularz PIT-11 powinien być przesyłany urzędom skarbowym wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z przepisami art. 45ba ustawy o PIT w związku z art. 3a i 3b Ordynacji podatkowej, tj. za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym (na podstawie § 6 ust. 1 i ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2023 r. w sprawie korzystania z e-Urzędu Skarbowego) albo za pomocą oprogramowania interfejsowego (w tym też usługi Web Service Uniwersalnej Bramki Dokumentów dedykowanej dla wysyłki masowych dokumentów elektronicznych PIT-11) udostępnionego w BIP MF (tj. w serwisie podatki.gov.pl - tzn. w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych na podstawie § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone) – najpóźniej do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym (art. 42g ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT).
Elektroniczna forma przekazywania formularza PIT-11 urzędom skarbowym jest niezbędna dla realizacji usługi „Twój e–PIT” (udostępniana na podstawie art. 45cd ustawy o PIT), która polega na przygotowaniu (na podstawie uzyskanych od płatników i innych podmiotów formularzy podatkowych, w tym PIT-11) przez Krajową Administrację Skarbową (KAS) rocznego zeznania podatkowego. Zeznania te są udostępniane podatnikom 15 lutego roku następującego po roku podatkowym. Elektroniczna forma uzyskiwania danych z formularzy podatkowych (w tym z PIT-11) umożliwia zatem KAS przygotowanie podatnikom, w dwutygodniowym okresie, rocznych zeznań podatkowych.
Jak należy go przesyłać podatnikom?
Formularz PIT-11 powinien być przesyłany podatnikom najpóźniej do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (wg art. 42g ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT). Ustawa o PIT nie zawiera przepisów dotyczących formy i sposobu przekazywania PIT-11 podatnikom. Oznacza to, iż w tym zakresie ustawodawca pozostawił płatnikom oraz innym podmiotom sporządzającym formularz PIT-11 swobodę w wyborze formy i sposobu jego przekazania podatnikom.
W praktyce oznacza to, że PIT-11 może być przekazywany podatnikom zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego płatnika, czy innego podmiotu sporządzającego ten formularz. Może to więc przykładowo nastąpić:
- na adres poczty elektronicznej (np. służbowy e-mail bądź inny e-mail wskazany przez podatnika);
- listem za pośrednictwem poczty;
- przez internetowy system kadrowo-płacowy (np. portal pracowniczy) lub
- osobiście, np. przez odbiór formularza w siedzibie firmy.
Ponieważ przesłanie podatnikom PIT-11 stanowi realizację obowiązku określonego w ustawie o PIT, to płatnicy oraz inne podmioty zobowiązane do sporządzenia i przekazania formularza powinni zadbać o udokumentowanie, iż wywiązali się z tego obowiązku.
Podstawa prawna:
- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163, z późn. zm.; tzw. „ustawa o PIT”;
- ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111, z późn. zm.; tzw. „Ordynacja podatkowa”);
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2023 r. w sprawie korzystania z e-Urzędu Skarbowego (Dz.U. z 2023 r., poz. 1178, z późn. zm.);
- rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 327).