Świadczenia na rzecz pracowników jako koszty

Świadczenia na rzecz pracowników stanowiące koszty

 Świadczenia na rzecz pracowników co do zasady są kosztem uzyskania przychodów. Nie stanowią kosztów wyłącznie te świadczenia na rzecz pracowników, które nie zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów albo zostały z kosztów uzyskania przychodów w sposób wyraźny wyłączone na mocy przepisów.

Podstawowymi świadczeniami na rzecz pracowników zaliczanymi do kosztów są wszelkiego rodzaju wynagrodzenia za świadczoną pracę, w tym np. za godziny nadliczbowe, w godzinach nocnych czy regulaminowe premie.

Jednak do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się nagród i premii wypłacanych tytułem podziału zysku.

Kosztem jest także wartość świadczeń, do ponoszenia których pracodawców zobowiązują przepisy prawa pracy. Takimi wydatkami są m.in. wydatki ponoszone na zapewnienie pracownikom odzieży ochronnej i roboczej, posiłków profilaktycznych i regeneracyjnych, okularów korygujących wzrok, obowiązkowe badania lekarskie, diety i inne należności z tytułu podróży służbowych.

Kosztem mogą być ponadto świadczenia przyznane pracownikom wg uznania pracodawcy, nagrody lub inne świadczenia mające charakter motywujący i integracyjny, np. wydatki na opłacenie pracownikom nieobowiązkowych usług medycznych świadczonych przez niepubliczne zakłady opieki zdrowotnej albo wydatki na organizację imprez okolicznościowych i integracyjnych.

Kosztami uzyskania przychodów są także koszty poniesione przez pracodawcę z tytułu dofinansowania pracownikom wydatków związanych z objęciem dziecka pracownika opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna lub uczęszczaniem dziecka do żłobka, klubu dziecięcego lub przedszkola do wysokości 1000 zł na każde dziecko.

Data ujęcia w kosztach 

W przypadku uchybienia temu terminowi należności te podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym zostały wypłacone, dokonane lub postawione do dyspozycji pracownika.

Przykłady:

• Jeżeli zgodnie z przyjętym przez pracodawcę systemem wynagrodzeń, wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacane są do dnia 28 tego miesiąca i pracodawca wynagrodzenia za styczeń 2016 r. wypłacił pracownikom w dniu 28 stycznia 2016 r., to powinien je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2016 r.
• Jeśli zgodnie z przyjętym przez pracodawcę systemem wynagrodzeń, wynagrodzenia należne za dany miesiąc wypłacane są do dnia 10 następnego miesiąca i wynagrodzenia za miesiąc styczeń 2016 r. pracodawca wypłacił pracownikom 10 lutego 2016 r., to powinien je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2016 r.
• Jeżeli zgodnie z przyjętym przez pracodawcę systemem wynagrodzeń, wynagrodzenia należne za dany miesiąc wypłacane są do dnia 10 następnego miesiąca i wynagrodzenia za miesiąc styczeń 2016 r. pracodawca wypłacił pracownikom 12 lutego 2016 r., to powinien je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w lutym 2016 r.

Wynagrodzenia za pracę związane z wytworzeniem środków trwałych zaliczane są do wartości początkowej środków trwałych, od której dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.

Jakie wydatki są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów?

Nie stanowią kosztów świadczenia na rzecz pracowników ponoszone ze środków funduszu świadczeń socjalnych, kosztem wcześniej są bowiem już odpisy na ten fundusz.

Wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów podlegają wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tyt. używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu składek za jeden kilometr przebiegu pojazdu oraz w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Wydatkami związanymi z używaniem samochodu prywatnego przez pracowników na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej są zarówno tzw. wydatki eksploatacyjne odnoszące się do samochodu, jak również inne koszty używania samochodu ponoszone w trakcie odbywania podróży służbowej, np. opłaty za parkowanie, czy przejazd autostradą.

Nie stanowią kosztów uzyskania przychodów opłacone przez pracodawcę składki z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników. Ww. składki mogą jednak zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli z umowy ubezpieczenia wynika, że dotyczą one ryzyka grupy 1, 3 i 5 działu I oraz grupy 1 i 2 działu II wymienionych w załączniku do ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, uprawnionym do otrzymania świadczenia z tytułu zawartych ww. umów ubezpieczenia nie jest pracodawca oraz umowy ubezpieczenia w okresie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je zawarto lub odnowiono, wykluczają:

• wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy, 
• możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy, 
• wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie.

Do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w wysokości określonej przez właściwego ministra oraz dodatkowej składki ubezpieczeniowej w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków pracy.

Nie zalicza się do kosztów należnych, wypłaconych, dokonanych lub postawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności cudzoziemcowi, który w okresie świadczenia pracy na terytorium RP nie posiadał ważnego dokumentu upoważniającego do pobytu na terytorium RP, a także składek z tytułu tych należności w części finansowanej przez płatnika składek oraz zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy temu cudzoziemcowi.

Pochodne od wynagrodzeń

Jeśli nie zostaną spełnione w/w warunki, składki (obciążające pracodawcę) stanowią koszty uzyskania przychodów w momencie ich zapłaty.

Nie stanowią kosztów tylko składki na ubezpieczenie społeczne oraz na Fundusz Pracy i na inne fundusze od nagród i premii, wypłacanych w gotówce lub w papierach wartościowych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Przykłady:

• Jeżeli zgodnie z przyjętym przez pracodawcę systemem wynagrodzeń, wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacane są do dnia 10 następnego miesiąca i pracodawca wypłacił 10 lutego 2016 r. wynagrodzenia za styczeń 2016 r., natomiast składki od tych wynagrodzeń zapłacił 15 marca 2016 r., wynagrodzenia powinien zaliczyć do kosztów stycznia 2016 r., a opłacone składki do kosztów marca 2016 r.
• Jeśli zgodnie z przyjętym przez pracodawcę systemem wynagrodzeń, wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacane są do dnia 10 następnego miesiąca i pracodawca wypłacił 10 lutego 2016 r. wynagrodzenia za styczeń 2016 r., natomiast składki od tych wynagrodzeń opłacił do 15 lutego 2016 r., powinien on zarówno wynagrodzenia jak i składki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2016 r.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 1036, ze zm.).

Na podst. sip.mf.gov.pl

A.J.
Zespół e-prawnik.pl