W jakim terminie powinna być załatwiona sprawa administracyjna?

Zgodnie z ogólną zasadą Kodeksu postępowania administracyjnego, organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia.

Termin, w ciągu którego powinno dojść do załatwienia jakiejś sprawy administracyjnej (np. wydania lub odmowy wydania zezwolenia) zależy od zakwalifikowania konkretnej sprawy do jednej z trzech wskazanych niżej kategorii zależnie od konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i stopnia skomplikowania sprawy. 

Terminy te (określone w art. 35 K.p.a.) należy traktować także jako terminy maksymalne.  

Jakie sprawy należy załatwić niezwłocznie? 

Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki, czyli w takim czasie, jaki jest konieczny dla załatwienia sprawy, przy odpowiedniej organizacji pracy. 

Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie. Nie oznacza to nakazu załatwienia sprawy „od ręki”, lecz sprawa ma zostać załatwiona tak szybko, jak to jest możliwe. Niezwłocznie powinny być więc załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.  

Jakie sprawy powinny być załatwione w terminie miesiąca? 

Sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego powinny być załatwione nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania, a więc w przypadku postępowania wszczynanego na żądanie strony, od dnia doręczenia żądania organowi administracji.

Podobnie w postępowaniu odwoławczym sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego powinny być załatwiane w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.  

Jakie sprawy należy załatwić w terminie 2 miesięcy? 

Załatwienie w I instancji szczególnie skomplikowanej sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. W literaturze jest rozbieżność poglądów co do początku biegu terminu do rozpatrzenia odwołania przez organ odwoławczy. Jedni uważają, iż to dzień wpłynięcia odwołania do organu, który wydał decyzję w pierwszej instancji, a więc do tego terminu nie wlicza się wynikającego z art. 133 K.p.a. terminu siedmiu dni na przesłanie odwołania wraz z aktami sprawy do organu odwoławczego. Inni twierdzą natomiast, że termin ten jest liczony od dnia wpływu odwołania wraz z aktami sprawy do organu odwoławczego. Rozbieżność ta ma istotne znaczenie w sytuacji, gdy organ pierwszej instancji nie przekazał w terminie odwołania organowi odwoławczemu.  

Jakie inne terminy obowiązują? 

Organy wyższego stopnia mogą określać rodzaje spraw, które załatwiane są w terminach krótszych niż wskazane wyżej. Organy te mogą zatem ustalać w drodze aktów wewnętrznych (uchwał, zarządzeń) terminy skrócone.

Poza tym niektóre ustawy same określają terminy załatwiania pewnych spraw administracyjnych. 

Czego nie wlicza się do terminu na załatwienie sprawy? 

Do terminów powyższych nie wlicza się:

• terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności,

• okresów zawieszenia postępowania

• oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu. 

Przykładowo do opóźnień spowodowanych z winy strony zalicza się sytuację, gdy strona nie załączyła do podania wymaganej przez przepisy prawa dokumentacji. Czasu potrzebnego np. wnioskodawcy na uzupełnienie dokumentacji w razie braków we wniosku o pozwolenie nie wlicza się więc do terminu na załatwienie sprawy. Organ wzywając do uzupełnienia braków dokumentacji nie ma obowiązku określenia terminu na przedstawienie uzupełnionej dokumentacji. Jak najszybsze jej uzupełnienie leży w interesie wnioskodawcy. Termin zaczyna biec od nowa po przedstawieniu właściwie uzupełnionej dokumentacji.

Okresy opóźnień powstałe z przyczyn niezależnych od organu spowodowane są działaniem czynników, na które organ nie miał wpływu. Mogą to być zarówno działanie sił przyrody, jak i działanie lub zaniechanie innych organów, które są istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.

Biegu tego terminu nie przerywa natomiast zmiana wewnętrznej struktury administracji czy zmiana właściwości organów. Do czasu załatwiania sprawy przez organ aktualnie właściwy do załatwienia sprawy dolicza się zatem również czas załatwiania sprawy przez organ lub organy właściwe wcześniej w tej sprawie. 

Co, jeśli organ nie załatwi sprawy w terminie? 

O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym wyżej organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy (możliwie najkrótszy) termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.Tak więc, organ ma obowiązek o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w wymienionym terminie zawiadomić stronę, podając nie tylko przyczynę zwłoki, ale wskazując nowy termin załatwienia sprawy - i to zarówno w sytuacji, gdy przyczyna nierozpatrzenia sprawy leży po stronie tego organu, jak i w przypadku zwłoki z przyczyn od niego niezależnych. Zwłoka organów administracji publicznej w załatwieniu sprawy i naruszenie obowiązujących terminów nie może powodować ujemnych skutków dla strony. 

Na niezałatwienie sprawy w terminie wskazanym wyżej lub w wyznaczonym terminie dodatkowym stronie służy zażalenie do organu administracji publicznej wyższego stopnia.

Organ wyższego stopnia uznając zażalenie za uzasadnione, wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości. 

Pracownik organu administracji publicznej, który z nieuzasadnionych przyczyn:

• nie załatwił sprawy w terminie

• lub nie dopełnił obowiązku zawiadomienia strony z podaniem przyczyn zwłoki i wskazaniem nowego terminu załatwienia sprawy 

• albo nie załatwił sprawy w dodatkowym terminie ustalonym przez organu administracji publicznej wyższego stopnia po wniesieniu zażalenia

 podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa. 

Upływ terminu do załatwienia sprawy ani nie pozbawia organu możliwości orzekania w sprawie, ani nie powoduje wadliwości wydanej w takim postępowaniu decyzji. Dla organu administracyjnego terminy określone w art. 35 K.p.a. są więc terminami instrukcyjnymi. Organ administracji traci jednak możność orzekania w sprawie, w której przepisy szczególne wyznaczają organowi administracji termin materialnoprawny do wydania decyzji. 

Organ administracji publicznej pozostaje w bezczynności w każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 K.p.a.," jeśli nie dopełnił czynności określonych w art. 36 K.p.a. lub nie podjął innych działań wynikających z przepisów procesowych mających na celu usunięcie przeszkody w wydaniu decyzji. 

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r., Nr 98, poz. 1071, ze zm.)

A.J.
Zespół e-prawnik.pl