Mediacja w postępowaniu admini­stracyjnym

Kiedy możliwa mediacja z urzędem?

Od 1 czerwca 2017 r. możliwa jest mediacja w postępowaniu admini­stracyjnym (dotychczas postępowanie mediacyjne mogło być przeprowadzone dopiero, gdy sprawa trafiła do wojewódzkiego sądu administracyjnego). 

Przyczyną braku akceptacji stron dla sposobu załatwienia sprawy może być niewłaściwy „przepływ informacji” między stroną postępowania a urzędem. Niezrozumienie motywów, jakimi kierował się organ administracji bądź nawet zaskakiwanie stron treścią decyzji zwiększa prawdopodobieństwo jej zaskarżenia – również w sytuacjach, gdy decyzja jest prawidłowa. Działania administracji są bardziej efektywne, jeżeli organy zachęcają strony do aktywności, budując atmosferę partnerstwa i poszanowania słusznych interesów stron. Dlatego też ustawa z dnia 7 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego i niektórych innych ustaw powinna ułatwić budowanie takich relacji.

Mediacja administracyjna może być prowadzona we wszystkich sprawach, których charakter na to pozwala. Chodzi przede wszystkim o sprawy, w których występują strony o spornych interesach (jak np. tzw. spory sąsiedzkie lub spory długotrwałe między stronami), jak też sprawy, w których mamy do czynienia ze skomplikowanym stanem faktycznym.

Jeżeli więc charakter sprawy uzasadnia mediację (np. w sprawie jest trudny do rozwiązania spór między stronami lub stan faktyczny i prawny sprawy jest skomplikowany), organ powinien zawiadomić strony o możliwości jej przeprowadzenia.

Mediacja może być prowadzona:

• między organem, który załatwia daną sprawę, a stroną lub stronami tego postępowania albo
• wyłącznie pomiędzy stronami postępowania.

Mediacja może być stosowana także w tych postępowaniach, które zo­stały wszczęte przed dniem 1 czerwca 2017 r.

Kto poprowadzi mediację?

Mediacja prowadzona jest przez bezstronną osobę trzecią – mediatora. Jego podstawowym zadaniem jest ułatwienie komunikacji pomiędzy uczest­nikami mediacji.

Mediatorem może być przede wszystkim osoba wpisana na listę stałych mediatorów (takie listy prowadzą prezesi sądów okręgowych) bądź na listę mediatorów prowadzoną przez organizację pozarządową czy uczelnię (te li­sty także są przekazywane prezesom sądów okręgowych).

Listy mediatorów są publikowane m.in. na stronach internetowych sądów okręgowych.

W mediacji z udziałem organu administracji, mediatorem może być wyłącznie mediator z jednej z list.

 Jeśli zaś w mediacji uczestniczą tylko strony (chcą one np. zawrzeć ugodę), to mediatorem może być każda osoba mająca pełną zdolność do czynności prawnych i korzystająca z pełni praw publicznych, niekoniecznie mediator profesjonalny. W żadnym przypadku mediatorem nie może być pracownik organu, przed którym toczy się postępowanie w danej sprawie.

Jak zainicjować mediację?

Jeśli uważasz, że w Twojej sprawie powinna być przeprowadzona mediacja, to możesz złożyć wniosek o wszczęcie mediacji. W takim wniosku możesz wskazać mediatora. Możesz przy tym skorzystać z list profesjonalnych mediatorów.

Z kolei w przypadku inicjatywy (wniosku) strony, gdy w postępowaniu bierze udział więcej niż jedna strona, jeżeli organ uzna, że charakter sprawy pozwala na przeprowadzenie mediacji, to zawiadamia on o możliwości przeprowadzenia mediacji pozostałe strony.

Natomiast organ administracji może zainicjować mediację, w której sam będzie uczestniczył (tj. między organem a stroną; zwłaszcza, jeśli celem mediacji ma być rozważenie i wyjaśnienie wszyst­kich okoliczności sprawy), albo skierować do mediacji strony (gdy zała­twienie sprawy utrudnia spór między stronami). Wówczas organ zawiadamia o możliwości przeprowadzenia mediacji wszystkie strony.

Jeżeli więc z inicjatywą przeprowadzenia mediacji wystąpi organ bądź inna strona, to strona będzie uczestnikiem mediacji tylko wtedy, gdy wyrazi na to zgodę. Także w tym przypadku ma ona wpływ na to, kto będzie mediatorem – wyrażając zgodę na udział w mediacji, może zaproponować swojego kandydata na mediatora. Organ sam wskaże mediatora profesjonalnego wówczas, gdy strony wyrażą zgodę na samą mediację, lecz nie dojdą do porozumieniaco do wyboru mediatora.

Na wyrażenie zgody na przeprowadzenie mediacji przez stronę lub strony bądź pozostałe strony oraz wybór mediatora termin wynosi 14 dni.

Na jakich zasadach przeprowadzana jest mediacja?

Następnie organ wydaje postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji i odracza rozpatrzenie sprawy na 2 miesiące (wyjątkowo możliwe przedłużenie do 3 miesięcy).

Mediacja może pomóc wyjaśnić sprawę i załatwić ją szybko. Od strony w dużej mierze zależy, czy tak się stanie. Mediacja może zakończyć się sukcesem tylko wtedy, gdy strona/strony przystąpią do niej w dobrej wierze, z zamiarem wyjaśnienia sprawy i przyczynienia się do jej sprawnego załatwienia.

Dzięki niej organ może łatwiej ustalić fakty (np. dzięki informacjom uzyskanym od stron), uzyskać dowody, wyjaśnić stronom stan sprawy i przesłanki wy­nikające z obowiązującego prawa, którymi się kieruje załatwiając sprawę. Może to przyczynić się do tego, że strony zaakceptują treść wydanej na­stępnie decyzji i nie zaskarżą jej – dzięki temu sprawa szybciej zostanie ostatecznie zakończona. 

Mediacja nie upoważnia jednak organu do odstąpienia od zasad ogól­nych postępowania administracyjnego czy innych przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego (K.p.a.) czy przesłanek wydania decyzji wynikających z prawa materialnego. W szczególności organ powinien podejmować wszelkie czynności nie­zbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego (art. 7 K.p.a.) oraz w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy (art. 77 K.p.a.).

Okres mediacji nie jest wliczany do terminu załatwienia sprawy.

Mediacja jest dobrowolna – strona nie ma obowiązku brać w niej udziału, może także na każdym etapie wycofać się z niej.

Nie musi się obawiać, że to, co ujawni w trakcie mediacji, będzie działało w przyszłości na jej niekorzyść – uczestnicy mediacji i osoby biorącew niej udział (np. pełnomocnik, tłumacz) muszą zachować poufność. Propozycje ugodowe, przedstawione fakty i oświadczenia nie mogą być wykorzystywane po zakończeniu mediacji (z wyjątkiem ustaleń zawartychw protokole z przebiegu mediacji).

Jak kończy się mediacja?

Jeśli osiągnięto cele mediacji – w protokole z mediacji są ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy, to załatwienie sprawy następuje zgodnie z ustaleniami z protokołu z przebiegu mediacji (w formie decyzji albo zatwierdzenie ugody).

Jeżeli zaś nie osiągniętocelów mediacji, to wydawane jest postanowienie o zakończeniu mediacji i organ załatwia sprawę na zasadach ogólnych (decyzją).

Jeżeli mediacja odbyła się między stronami, protokół z jej przebiegu może być podstawą do zawarcia ugody przez strony. Ugodę można także zawrzeć przed mediatorem. Organ na ogólnych zasadach zatwierdza ugodę. Oznacza to, że jeśli ugoda narusza prawo, interes społeczny lub słuszne interesy stron – organ odmówi jej zatwierdzenia niezależnie od treści protokołu z przebiegu mediacji między stronami.

Po przeprowadzeniu mediacji sprawa nie może zostać załatwiona w sposób sprzeczny z prawem – organ jest związany tylko tymi usta­leniami z mediacji, które zostały podjęte w granicach obowiązującego prawa. Na ogólnych zasadach organ zatwierdza także ugodę zawartą przed mediatorem albo w wyniku mediacji.

Mediacja przed WSA

Nowelizacja zmieniła również model postępowaniamediacyjnego przed sądami administracyjnymi. Wprowadziła klasyczny model mediacji, w którym mediator jest osobą trzecią – nie jest zaangażowany w rozstrzyganie sprawy. Dotąd – mediacja przed WSA była prowadzonaprzez sędziego albo referendarza sądowego, co jest wskazywane jako jedna z przyczyn niewielkiej popularności tej instytucji.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 23, z późn. zm.). 

A.J.
Zespół e-prawnik.pl