System eUmów zostanie poszerzony?

Nowy system teleinformatyczny do obsługi umów wystartował 7 stycznia 2026 roku. Pozwala on zawierać, zmieniać i rozwiązywać umowy takie jak umowa o pracę, umowa zlecenia, umowy o świadczenie usług oraz umowy uaktywniające, np. z nianią. Umożliwia korzystanie z gotowych szablonów umów i dokumentów powiązanych — np. aneksów, wypowiedzeń, świadectw pracy. 

Co ważne, system pozwala prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą elektronicznie bez obowiązku jej przechowywania w formie papierowej. Zapewnia też ciągły dostęp do dokumentów elektronicznych oraz możliwość zgłaszania pracowników i wykonawców do ubezpieczeń i opodatkowania przez ZUS i KAS — wszystko w jednym miejscu. 

Najważniejsze rozwiązania w projekcie ustawy o zmianie ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów oraz niektórych innych ustaw

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów oraz niektórych innych ustaw (projekt deregulacyjny), przedłożony przez Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Teraz projekt jest w Sejmie.

Zmiany w przepisach dotyczą publicznego systemu internetowego, który służy do zawierania i obsługi m.in. umów o pracę, umów zlecenia czy umów związanych np. z zatrudnieniem niani. Projekt rozszerzy dostęp do systemu, zwiększy liczbę rodzajów umów, które można zawierać online, a także umożliwi przeniesienie do systemu umów podpisanych wcześniej w formie papierowej. Celem jest uproszczenie formalności, oszczędność czasu oraz dalsza cyfryzacja zawierania i rozliczania umów. Nowe rozwiązania realizują działania deregulacyjne rządu.

System to bezpłatna, publiczna platforma internetowa prowadzona przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Umożliwia zawieranie i obsługę wybranych umów w całości online – od podpisania, przez zmiany, aż po rozwiązanie. Dostęp do systemu możliwy jest po zalogowaniu przez portale administracji publicznej, m.in. praca.gov.pl oraz biznes.gov.pl.

Rozszerzony zostanie dostęp do systemu teleinformatycznego dotyczącego obsługi umów. Dotychczas z systemu mogły korzystać głównie osoby fizyczne oraz najmniejsze firmy. Po zmianach będzie on dostępny dla każdego zainteresowanego podmiotu – bez względu na wielkość firmy czy formę działalności.

Zwiększona zostanie liczba rodzajów umów zawieranych online. Oprócz umowy o pracę, umowy zlecenia i umowy uaktywniającej (np. dla niani), będzie można zawierać także:

• porozumienie o wolontariacie;
• umowę szkoleniową, np. dotyczącą podnoszenia kwalifikacji;
• umowę o zakazie konkurencji;
• umowę o współodpowiedzialności materialnej.

Wprowadzona zostanie możliwość obsługi umów zawartych wcześniej poza systemem.

Umowy podpisane w formie papierowej będzie można wprowadzić do systemu i dalej obsługiwać elektronicznie – np. sporządzać aneksy, zmieniać warunki zatrudnienia czy rozwiązywać umowę.

Strony będą mogły także sporządzić w systemie pojedynczy dokument dotyczący umowy zawartej poza nim, np. aneks podwyższający wynagrodzenie. Dokument podpisany podpisem zaufanym lub osobistym będzie miał taką samą moc, jak dokument podpisany własnoręcznie.

W systemie będzie można sporządzać, podpisywać i doręczać dokumenty elektronicznie, a także potwierdzać obecność pracownika czy zgłaszać rozpoczęcie pracy zdalnej.

System teleinformatyczny do obsługi umów będzie w większym stopniu wymieniał dane z:

• Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS);
• Krajową Administracją Skarbową (KAS);
• Krajowym Rejestrem Sądowym (KRS);
• Centralną Ewidencją i Informacją o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Dzięki temu część danych będzie pobierana automatycznie z rejestrów publicznych, co ograniczy liczbę błędów i przyspieszy formalności.

Po zmianie, umowy o pracę czy zlecenie nadal będzie można zawierać w tradycyjnej formie papierowej – korzystanie z systemu stanowi rozwiązanie alternatywne.

Zaproponowane przepisy mają wejść wejdzie w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, z tym że nowe funkcjonalności systemu zostaną uruchomione w ciągu maksymalnie 3 lat, co wynika to z konieczności dostosowania systemu IT.

System eUmów z nowymi funkcjonalnościami 

Z systemu będą mogli korzystać wszyscy pracodawcy (obecnie tylko do 9 pracowników). Będzie możliwość zawierania innych rodzajów umów, np. o zakazie konkurencji, umowy szkoleniowe, o współodpowiedzialności materialnej, o wolontariat (aktualnie tylko umowy o pracę, zlecenie, uaktywniająca). Dodana ma być także możliwość obsługi umów zawartych poza systemem. 

Do tego dochodzi: 

• ułatwienie rozliczanie należności publiczno-prawnych do umów zawartych w systemie – usprawnienie przekazywania rozliczeń i dokumentów do ZUS;
• ułatwienie dla firm zatrudniających cudzoziemców – automatyczne przekazywanie kopii zawartej umowy do podmiotu, który wydał pozwolenie na pracę;
• korzystanie z systemu dalej będzie dobrowolne i bezpłatne – pracownik będzie mógł wymagać zawarcia umowy w tradycyjnej formie. 

Uruchomienie nowych funkcji jest planowane na 2029.  

Co warto wiedzieć? 

Na stronie Praca.gov.pl znajdziesz podręcznik użytkownika, a w razie pytań możesz zadzwonić do Centrum Informacyjnego „Zielona Linia” pod numer 19524 lub wysłać swoje uwagi i sugestie na adres: eumowy@mrpips.gov.pl. 

Nowy system to krok w stronę prostszego i bardziej przejrzystego zawierania umów — tak, by każdy mógł załatwić to szybko i bez zbędnych formalności. 

System został uruchomiony na podstawie ustawy z 16 listopada 2022 r. i jest dostępny dla użytkowników bezpłatnie.