Archiwizowanie pozwoleń na budowę

Odpowiedź prawnika: Archiwizowanie pozwoleń na budowę

Zgodnie z obecnie obowiązującym art. 5  ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. 2006 r. Nr 97 poz. 673 ze zm), dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne przez okres ustalony na podstawie upoważnienia, po tym zaś okresie: 

• dokumentacja stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do właściwych archiwów państwowych;
  
•  dokumentacja inna niż wymieniona wyżej może ulec brakowaniu, przy czym na brakowanie potrzebna jest zgoda archiwum państwowego.  

Z powyższego wynika, że decyzje administracyjne, w tym pozwolenia na budowę podlegają archiwizacji przez dany okres czasu, a po tym okresie mogą podlegać, bądź brakowaniu, bądź przekazaniu do archiwum państwowego.

O tym do jakiej kategorii należy dana decyzja, a także o tym jak długo jest przechowywana w danej jednostce i po jakim czasie ma być przekazana do archiwum, bądź brakowana  stanowi dokument nazwany jednolitym rzeczowym wykazem akt. Dokument ten jest sporządzany w gminie w porozumieniu z archiwum państwowym.

Jeżeli dane akta uległy brakowaniu, w jednostce powinny zostać dokumenty wskazujące na przekazanie nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokoły jej zniszczenia (par. 9 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych) ) Jeżeli akta zostały przekazane do archiwum, w jednostce powinien zostać sporządzony protokół zdawczo-odbiorczy (par 12 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych). Również na podstawie wcześniej obowiązującego rozporządzenia (Rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych),. brakowanie dokumentacji niearchiwalnej mogło nastąpić wyłącznie na podstawie zezwolenia.

Naszym zdaniem, jeżeli dokumenty te uznać za informację publiczną,  można żądać udostępnienia dokumentów wskazujących na zniszczenie decyzji, jak również dokumentów dotyczących przekazania tych decyzji do archiwum na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Zgodnie z art. 5 tej ustawy każdemu przysługuje (z pewnymi wyjątkami) prawo dostępu do informacji publicznej.