Archiwizacja dokumentów pracowniczych

Odpowiedź prawnika: Archiwizacja dokumentów pracowniczych

Zakład pracy ma możliwość przekazania obowiązku gromadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat wyspecjalizowanym przedsiębiorstwom, działającym według ściśle określonych reguł i na podstawie zezwolenia wojewody, który zobowiązany jest do ich kontroli. Dokumentacja osobowa i płacowa pracowników, niezbędna do wyliczania stażu ubezpieczeniowego, wysokości emerytur, kapitału początkowego, a także do kontroli stanu indywidualnych kont ubezpieczonych musi być archiwizowana przez okres 50 lat. Wszystkie dokumenty niezbędne w sprawach emerytalno-rentowych będą przechowywane przez 50 lat. Nie ma znaczenia, czy pracodawca jest w stanie likwidacji, czy nie. W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.

Krótszej archiwizacji podlegają inne dokumenty np. faktury VAT. Nie są to jednak dokumenty pracownicze. Okres ich przechowywania wynosi 5 lat od zakończenia roku podatkowego. Nie jesteśmy w stanie wskazać w jakim celu należałoby udostępniać faktury inspektorowi PIP. Wydaje się, że można znaleźć takie uzasadnienie. Pracodawca może fakturami wykazać, że zakupił pracownikom odzież.

Zgodnie z par. 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. o zakresie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.